Другое · 11 мин
Как выплатить пособие на погребение родственникам умершего сотрудника в 1С
Как оформить и выплатить пособие на погребение родственникам умершего сотрудника в 1С:ЗУП: документы, начисление, НДФЛ, страховые взносы и отчётность.
Смерть сотрудника — ситуация, в которой бухгалтеру или кадровику приходится действовать быстро и без ошибок: прекратить трудовой договор, рассчитать неполученную зарплату и, если родственники обратились за пособием на погребение, оформить эту выплату корректно. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого предусмотрены штатные механизмы, но последовательность действий имеет особенности.
Пособие на погребение по месту работы умершего выплачивается за счёт СФР (Социального фонда России) на основании статьи 10 Федерального закона № 8-ФЗ. Работодатель выплачивает пособие в размере, равном стоимости услуг по гарантированному перечню, но не более установленного максимума, который ежегодно индексируется. Точный актуальный размер нужно уточнять по данным СФР на момент обращения — в статье намеренно не приводится конкретная сумма, чтобы не вводить в заблуждение.
Ниже разобран полный цикл: от получения заявления родственника до отражения выплаты в учёте и отчётности в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии.
Кто имеет право на пособие и какие документы запросить
Пособие выплачивается лицу, которое фактически взяло на себя расходы на погребение: супругу, близкому родственнику, иному родственнику или даже постороннему лицу, оформившему похороны. Право не зависит от степени родства — ключевой факт, что именно этот человек организовал и оплатил погребение.
Для выплаты у заявителя нужно запросить: заявление в произвольной форме, справку о смерти (форма № 33 из органа ЗАГС) и документ, удостоверяющий личность. Справка о смерти — обязательное основание; без неё выплата неправомерна, и СФР может отказать в зачёте расходов.
Пособие выплачивается в день обращения заявителя — это требование закона. Поэтому документы в программе желательно оформить в тот же день, когда получено заявление, и сразу подготовить ведомость на выплату.
Шаг 1. Прекращение трудового договора с умершим сотрудником
Первым делом оформите прекращение трудового договора. В 1С:ЗУП 3.1 используется документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Основание прекращения — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (смерть работника). Датой прекращения трудового договора указывается дата смерти, а не дата оформления приказа.
При проведении документа программа автоматически рассчитает причитающиеся суммы: зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Эти суммы не получал сам работник, поэтому они выплачиваются членам семьи в порядке статьи 141 ТК РФ — по заявлению родственника.
Обратите внимание: невыплаченная зарплата умершего не облагается страховыми взносами, а НДФЛ с неё не удерживается, поскольку доход, полученный в порядке наследования, освобождается от налога. В типовой конфигурации это учитывается при корректном указании получателя — суммы выплачиваются родственнику, а не самому сотруднику.
Шаг 2. Настройка вида начисления для пособия
Пособие на погребение — это не оплата труда, а социальная выплата за счёт СФР. В типовой 1С:ЗУП она не входит в список предопределённых начислений, поэтому вид расчёта обычно создают один раз при первой такой ситуации.
Перейдите в «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление. Ключевые параметры: назначение — «Прочие начисления и выплаты» (или аналогичное), начисление выполняется «По отдельному документу», в качестве документа-основания укажите «Прочие начисления». На вкладке «Налоги, взносы, учёт» установите: НДФЛ — «Не облагается» (код дохода не требуется), страховые взносы — «Не облагается». Это соответствует пункту 1 статьи 217 НК РФ и подпункту 1 пункта 1 статьи 422 НК РФ.
Проверьте, чтобы начисление не входило в базу для расчёта среднего заработка, премий и районных коэффициентов — иначе сумма пособия исказит последующие расчёты по другим сотрудникам, если ошибочно попадёт в расчётную базу.
Шаг 3. Начисление пособия в программе
Поскольку получатель пособия — не сотрудник организации, а родственник, важно правильно выбрать инструмент. Есть два рабочих подхода.
Первый вариант — начислить пособие на самого умершего сотрудника документом «Прочие начисления» (раздел «Зарплата»), а при выплате указать получателем родственника. В ведомости на выплату (например, «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу») в строке с суммой пособия можно изменить получателя — для этого в ведомости предусмотрен механизм выплаты третьим лицам.
Второй вариант, часто применяемый на практике, — зарегистрировать родственника как физическое лицо и оформить выплату через операции учёта вне зарплатного контура (в 1С:Бухгалтерии — операцией или документом выплаты физлицу), отразив сумму на счёте 76. Такой способ удобен, когда пособие выплачивает бухгалтерия, а зарплатный контур не трогают.
- 1Оформите «Увольнение» сотрудника с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, датой — датой смерти
- 2Получите от родственника заявление и справку о смерти формы № 33
- 3Создайте или проверьте начисление «Пособие на погребение»: НДФЛ и взносы — не облагается
- 4Зарегистрируйте начисление документом «Прочие начисления» на сумму пособия в пределах лимита
- 5Сформируйте ведомость на выплату и укажите получателем родственника, дата выплаты — день обращения
- 6Проверьте отражение в учёте: сумма не должна попасть в облагаемую базу по НДФЛ и взносам
Шаг 4. Выплата пособия и невыплаченной зарплаты родственнику
В день обращения заявителя сформируйте ведомость. Если родственнику выплачиваются и пособие, и невыплаченная зарплата умершего, удобно оформить одну ведомость, но суммы внутри неё будут иметь разную природу: зарплата — задолженность перед работником, пособие — социальная выплата за счёт СФР.
Чтобы выплатить суммы третьему лицу, в ведомости выделите строку сотрудника и воспользуйтесь командой изменения получателя (в типовой конфигурации — механизм «Выплата уволенным / третьим лицам» или указание получателя в расшифровке строки, в зависимости от релиза). Получателя предварительно добавьте в справочник физических лиц с указанием паспортных данных — они понадобятся для кассового документа или реестра в банк.
При выплате наличными оформляется расходный кассовый ордер на имя получателя. При перечислении на карту — реестр в банк с реквизитами счёта родственника. Храните копию заявления и справки о смерти вместе с платёжными документами: их запросит СФР при проверке или при возмещении расходов.
Шаг 5. Отражение в учёте и взаимодействие с СФР
В бухгалтерском учёте пособие на погребение отражается по дебету счёта 69 (расчёты с СФР) и кредиту счёта 73 или 76 — в зависимости от того, через кого проходит выплата. В 1С:Бухгалтерии при синхронизации с ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте»; проверьте, чтобы для пособия был настроен способ отражения с корреспонденцией со счётом 69, а не со счётами затрат.
Расходы на пособие уменьшают сумму взносов на обязательное социальное страхование, подлежащую уплате, либо возмещаются из СФР по заявлению. Порядок зависит от региона и текущего механизма зачёта: уточните в настройках учётной политики, как ваша организация взаимодействует с фондом.
В отчётности пособие не должно появляться в 6-НДФЛ (выплата не облагается) и в облагаемой базе расчёта по страховым взносам. Проверьте это перед сдачей отчётности за период, в котором была выплата.
Как проверить результат
Пособие отражено отдельной строкой, НДФЛ и взносы по нему равны нулю
С пособия удержан НДФЛ или начислены взносы
Пособие не входит в облагаемую базу
Сумма пособия увеличивает базу взносов
Получатель — родственник, дата выплаты совпадает с датой обращения
Получатель — умерший сотрудник, дата выплаты позже обращения
Дт 69 Кт 73/76, счета затрат не задействованы
Пособие отнесено на счета затрат (20, 26, 44)
Особые ситуации и ограничения
Если за пособием обратились несколько родственников, выплата производится одному из них — тому, кто представил справку о смерти и подтвердил расходы. Повторная выплата по тому же факту смерти не допускается: ведите учёт выданных справок, чтобы исключить двойную выплату.
Если организация желает компенсировать расходы на погребение сверх лимита СФР, это оформляется отдельной выплатой за счёт собственных средств. Такая сумма тоже не облагается НДФЛ и взносами (материальная помощь в связи со смертью члена семьи либо оплата услуг по погребению в пределах норм пункта 8 статьи 217 НК РФ), но отражается уже за счёт прибыли организации, а не фонда.
Если сотрудник умер, но уже был уволен ранее, пособие по бывшему месту работы не выплачивается — обращаться следует в СФР или по месту получения пенсии умершего. Выплата в этом случае будет ошибкой.
Что важно запомнить
Оформите прекращение трудового договора датой смерти, получите от заявителя справку о смерти формы № 33, начислите пособие необлагаемым видом расчёта в пределах лимита СФР и выплатите его родственнику в день обращения. Проверьте, что сумма не попала в базу НДФЛ и взносов и корректно отразилась в проводках со счётом 69.
Частые вопросы
Кто в организации должен подписывать документы на выплату пособия?
Заявление родственника визирует руководитель организации или уполномоченное лицо. Кадровые документы (приказ о прекращении трудового договора) подписывает руководитель. Расчёт и ведомость оформляет бухгалтер по зарплате; специальной формы приказа о выплате пособия закон не требует — достаточно заявления с резолюцией.
Можно ли выплатить пособие, если родственник обратился через месяц после смерти?
Да. Обратиться за пособием можно в течение шести месяцев со дня смерти. Однако после обращения выплатить сумму нужно в тот же день — срок привязан к дате обращения, а не к дате смерти.
Что делать, если пособие по ошибке начислили с НДФЛ?
Исправьте настройку вида начисления, сторнируйте удержанный налог корректирующим документом и верните излишне удержанную сумму получателю. Если отчётность за период уже сдана, потребуется уточнённый расчёт 6-НДФЛ.
Нужно ли заводить родственника как сотрудника в 1С?
Нет. Родственника достаточно добавить в справочник физических лиц для оформления выплаты. Трудовые отношения с ним не возникают, поэтому приём на работу не оформляется.
Облагается ли невыплаченная зарплата умершего взносами при выплате родственникам?
Страховые взносы на неё не начисляются, поскольку выплата производится не в рамках трудовых отношений с получателем. НДФЛ с сумм, полученных в порядке наследования, также не удерживается. В программе это обеспечивается корректным указанием получателя в ведомости.
Как быть, если похороны оплатило стороннее лицо, не родственник?
Закон допускает выплату пособия любому лицу, взявшему на себя расходы на погребение. Порядок тот же: заявление, справка о смерти, выплата в день обращения. Желательно дополнительно запросить документы, подтверждающие фактические расходы на похороны.