Как выплатить аванс в 1С:ЗУП

Аванс, или зарплата за первую половину месяца, — обязательная выплата, которую работодатель должен производить не реже чем каждые полмесяца. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ и несколько схем расчёта: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом по фактически отработанному времени.

Процедура состоит из двух этапов: сначала программа рассчитывает сумму аванса (с удержанием НДФЛ, если так настроено), затем формируется ведомость на выплату — в кассу, на банковские карты или через зарплатный проект. Ошибки на любом из этапов приводят к неверным суммам, расхождениям в отчётности по НДФЛ и претензиям со стороны сотрудников и трудовой инспекции.

Ниже разобран полный цикл: от настройки размера аванса до контроля результата, а также типичные проблемы и способы их решения. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространённую версию конфигурации.

Как в 1С:ЗУП задаётся размер аванса

Прежде чем считать аванс, убедитесь, что в программе выбран способ его расчёта. В 1С:ЗУП доступны три варианта: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) и расчётом за первую половину месяца по фактически отработанному времени. Последний вариант считается наиболее безопасным с точки зрения требований трудового законодательства, так как аванс должен соответствовать реально отработанному времени.

Общая настройка выполняется в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» на вкладке «Учётная политика и другие настройки», либо через «Настройка» → «Расчёт зарплаты». Там же определяется дата выплаты аванса, которая используется при формировании ведомостей.

Индивидуальный размер аванса для конкретного сотрудника устанавливается кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда». В документе есть поле «Аванс», где можно указать фиксированную сумму или процент. Если способ задан как «расчёт за первую половину месяца», индивидуальная сумма не требуется — программа посчитает её автоматически.

Начисление аванса документом «Начисление за первую половину месяца»

Основной рабочий инструмент — документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → кнопка «Создать»). В документе укажите месяц начисления, организацию и дату — она должна попадать в период с 1-го по 15-е число (или в период, принятый в вашей организации как первая половина месяца).

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, которым положен аванс, и рассчитает суммы по выбранному способу. Если аванс считается по отработанному времени, программа учтёт данные табелей, отсутствия и норму времени за первую половину месяца.

В табличной части документа проверьте состав сотрудников и суммы. По двойному щелчку на строке можно увидеть детализацию расчёта: какие начисления вошли в аванс, как учтено время. Если в организации настроено исчисление НДФЛ с аванса, налог также будет рассчитан в этом документе.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → «Создать»
2. 2
   Укажите месяц, организацию и дату в пределах первой половины месяца
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Проверьте детализацию расчёта по сотрудникам с отклонениями (отпуск, больничный, приём/увольнение)
5. 5
   Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть»

Формирование ведомости на выплату аванса

После проведения начисления создайте ведомость на выплату. В разделе «Выплаты» доступны четыре вида ведомостей: «Ведомости в банк» (на зарплатные карты через реестр), «Ведомости по зарплатному проекту», «Ведомости в кассу» и «Ведомости на счета» (перечисление на произвольные счета сотрудников). Выбор зависит от того, как организация выплачивает деньги.

В новой ведомости ключевое поле — «Выплачивать». Выберите в нём значение «Аванс» (или «Начисление за первую половину месяца»). После нажатия «Заполнить» программа подберёт сотрудников с рассчитанным авансом и подставит суммы к выплате. Проверьте дату ведомости — она должна соответствовать плановой дате выплаты аванса, так как от неё зависит отражение НДФЛ в учёте.

Если выплата идёт через банк, после проведения ведомости сформируйте реестр для банка (кнопка печати или обмен с банком) либо выгрузите платёжные поручения через обмен с клиент-банком. При выплате из кассы на основании ведомости создаётся расходный кассовый ордер — в ЗУП или в программе ведения бухучёта, в зависимости от настроек интеграции.

Удержание НДФЛ с аванса

Порядок удержания НДФЛ с аванса зависит от настроек учётной политики. По действующим правилам датой фактического получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и с аванса тоже. В 1С:ЗУП это контролируется настройкой в учётной политике организации: исчислять ли налог при начислении за первую половину месяца.

Если настройка включена, НДФЛ рассчитывается прямо в документе «Начисление за первую половину месяца» и удерживается при выплате аванса ведомостью. Сумма к выплате на руки уменьшается на налог. Уплата НДФЛ в бюджет отражается в установленные сроки по уведомлениям в рамках единого налогового платежа.

Проверить корректность удержания можно через отчёты: «Расчётный листок» по сотруднику и регистры налогового учёта по НДФЛ (раздел «Отчёты, справки»). В расчётном листке аванс отражается отдельной строкой с указанием начисленной суммы и удержанного налога.

Особые ситуации: отпуск, больничный, приём и увольнение

Сотрудник отсутствовал в первой половине месяца

Если аванс рассчитывается по отработанному времени, сотруднику, который весь период был в отпуске или на больничном, аванс просто не начислится — строка в документе не появится или будет с нулевой суммой. При фиксированном авансе программа начислит полную сумму, и переплата закроется при расчёте зарплаты за месяц. Отслеживайте таких сотрудников вручную по отчёту «Остатки отпусков» и журналу больничных.

Приём или увольнение в середине месяца

Для сотрудника, принятого в первой половине месяца, аванс при расчёте по отработанному времени начислится пропорционально отработанным дням. При увольнении до даты аванса расчёт производится документом «Увольнение» — отдельный аванс ему не начисляется, всё выплачивается в день увольнения.

Аванс больше суммы к выплате за месяц

Такое случается при длительных отсутствиях во второй половине месяца: аванс уже выплачен, а зарплата за месяц меньше выплаченного. Программа покажет долг за сотрудником в отчёте «Задолженность по зарплате». Взыскание переплаты — отдельная юридическая процедура с ограничениями, поэтому лучше предупреждать ситуацию, выбирая расчёт аванса по фактически отработанному времени.

Сравнение способов расчёта аванса

Расчёт за первую половину месяца

Самый точный и безопасный вариант: сумма соответствует отработанному времени, риск переплаты минимален. Требует актуальных табелей и вовремя введённых отсутствий.

Процент от оклада

Прост в настройке и прогнозируем для сотрудников. Риск переплаты при отсутствиях; процент нужно подобрать так, чтобы аванс не был меньше оплаты за отработанное время.

Фиксированная сумма

Максимально просто, но требует ручного контроля при отпусках, больничных и изменениях оклада. Подходит только для стабильных графиков.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения всех документов сверьте результат по отчётам. Основные инструменты контроля: «Расчётный листок» (по каждому сотруднику), «Свод начисленной зарплаты», «Задолженность по зарплате» и «Анализ НДФЛ». Все отчёты находятся в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» и «Отчёты, справки».

Признак корректно выполненной операции: в ведомости суммы к выплате совпадают с начисленным авансом за минусом НДФЛ, задолженность организации перед сотрудниками уменьшилась на выплаченную сумму, а в учёте НДФЛ появилась запись об удержании налога с датой выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в ведомости против суммы в документе начисления

Норма

Совпадает с учётом удержанного НДФЛ

Тревожный признак

Расхождения по отдельным сотрудникам без объяснимой причины

Отчёт «Задолженность по зарплате» после выплаты

Норма

Долг организации уменьшился на сумму аванса

Тревожный признак

Долг не изменился — ведомость не проведена или не заполнена

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс показан отдельной строкой с датой выплаты

Тревожный признак

Аванса нет — документ начисления не проведён

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс без документа «Начисление за первую половину месяца»?

Технически ведомость можно заполнить вручную, но это нарушит учёт: НДФЛ не будет исчислен корректно, а задолженность в отчётах не закроется. Если аванс в организации фиксированный, всё равно создавайте документ начисления — он зафиксирует обязательство в учёте.

Почему при заполнении ведомости список сотрудников пуст?

Чаще всего не проведён документ «Начисление за первую половину месяца» за нужный период, в ведомости выбран неверный вид выплаты или дата ведомости не соответствует периоду начисления. Проверьте эти три пункта в указанном порядке.

Как выплатить аванс только одному сотруднику?

Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и вместо «Заполнить» используйте кнопку «Подбор» — добавьте нужного сотрудника вручную. Программа подставит рассчитанную ему сумму аванса. Такой способ подходит для досрочных выплат по заявлению.

Что делать, если аванс выплачен дважды?

Не проводите корректировки «задним числом» без анализа. Сформируйте отчёты «Задолженность по зарплате» и расчётный листок сотрудника, определите излишне выплаченную сумму и оформите удержание при следующей выплате с учётом ограничений на размер удержаний. Денежные ошибки исправляйте только после фиксации факта переплаты в отчётах.

Нужно ли платить аванс, если сотрудник весь месяц в отпуске?

Если отпускные уже выплачены и в первой половине месяца нет отработанных дней, при расчёте аванса по отработанному времени сумма будет нулевой — это нормально и не является нарушением. При фиксированном авансе программа начислит его, но сумма закроется при расчёте за месяц.