Другое · 10 мин
Как выплатить больничный в 1С
Как оформить, рассчитать и выплатить больничный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ввод документа, проверка расчёта, НДФЛ, взносы, выплата и отчётность.
Выплата больничного в 1С состоит из трёх этапов: ввод документа «Больничный лист», проверка автоматического расчёта пособия и собственно выплата через ведомость. При этом часть пособия оплачивает работодатель за счёт организации, а остальную часть перечисляет Социальный фонд России напрямую работнику — программа должна корректно разделить эти суммы.
Ошибки в оформлении больничного приводят к неверным суммам НДФЛ, искажению среднего заработка и проблемам при обмене с СФР. Поэтому важно не только нажать нужные кнопки, но и понимать, что программа считает и как проверить результат до выплаты денег.
Ниже описан порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документооборота одинакова.
Подготовка: что проверить до ввода больничного
До ввода документа убедитесь, что в программе заполнены данные, влияющие на расчёт. В карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж для оплаты больничных — от него зависит процент оплаты (60, 80 или 100 процентов среднего заработка). Стаж заполняется в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или вводится отдельным документом.
Проверьте, что в базе есть начисления за расчётный период — два предшествующих календарных года. Если сотрудник работает недавно, загрузите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка для расчёта пособий (входящая)». Без этих данных программа посчитает пособие исходя из МРОТ, что может занизить сумму.
Также убедитесь, что в учётной политике организации указаны актуальные реквизиты для обмена с СФР: регистрационный номер страхователя, код подчинённости. Без них электронный больничный не загрузится, а сведения не уйдут в фонд.
Влияет на процент оплаты пособия
Иначе расчёт пойдёт от МРОТ
Нужны для обмена электронными больничными
Запросите у сотрудника или найдите в личном кабинете
Как загрузить или ввести больничный лист
Электронный больничный (ЭЛН)
Основной сценарий — загрузка электронного листка нетрудоспособности. В 1С:ЗУП откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или используйте прямой обмен: в журнале документов «Больничные листы» нажмите «Загрузить из ФСС (СФР)» и укажите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника. Программа подтянет период болезни, код причины нетрудоспособности и данные медучреждения.
Если настроен автоматический обмен, больничные загружаются в фоновом режиме, а в списке появляются непроведённые документы, которые нужно проверить и провести. Это удобно при большом количестве сотрудников.
Ручной ввод
Если обмен не настроен, создайте документ «Больничный лист» вручную: раздел «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать». Укажите сотрудника, период нетрудоспособности, причину (заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.) и номер листка. Все поля, которые программа обычно получает из ЭЛН, придётся заполнить самостоятельно — будьте внимательны с датами и кодами причин.
- 1Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
- 2Выберите сотрудника и укажите номер ЭЛН или загрузите его из СФР
- 3Проверьте период болезни, причину нетрудоспособности и процент оплаты
- 4Откройте вкладку «Оплата» и сверьте средний заработок и стаж
- 5Проведите документ и проверьте расчёт по кнопке «Начислено»
- 6Сформируйте ведомость на выплату и отразите НДФЛ
Как проверить расчёт пособия
После проведения документа откройте вкладку «Начислено (подробно)» или нажмите на сумму начисления — программа покажет расшифровку: среднедневной заработок, процент оплаты по стажу, количество оплачиваемых дней и разбивку на часть за счёт работодателя и часть за счёт СФР. По общему правилу работодатель оплачивает первые три дня болезни, остальное — фонд.
Сравните средний заработок с ожидаемым. Если сумма подозрительно мала, откройте калькулятор расчёта и посмотрите, какие доходы попали в расчётный период. Типичная причина занижения — отсутствует справка с предыдущего места работы или часть начислений не отмечена как облагаемая взносами.
Проверьте ограничения: пособие не может быть меньше расчёта из МРОТ при полном рабочем месяце и не может превышать предельную базу по взносам за расчётные годы. Программа применяет эти ограничения автоматически, но при ручных корректировках контроль ложится на расчётчика.
Как проверить расчёт
Соответствует доходам за два прошлых года
Равен расчёту из МРОТ при наличии справки о заработке
Первые 3 дня — за счёт работодателя, далее СФР
Вся сумма висит на работодателе или наоборот
Совпадает со стажем сотрудника
60% при стаже более 8 лет
Выплата пособия через ведомость
Больничный выплачивается вместе с ближайшей зарплатой или авансом — отдельная выплата вне графика допустима, но чаще используется межрасчётная ведомость. Создайте документ «Ведомость в банк» (или в кассу): раздел «Выплаты» → «Все ведомости» → «Создать», в поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы (под расчёт)» и подберите нужный документ.
Программа подставит сумму пособия за минусом НДФЛ. Обратите внимание: налог на доходы с больничного удерживается в полном объёме, а вот страховые взносы на пособие не начисляются. Дата получения дохода по больничному для целей НДФЛ — день выплаты, поэтому ведомость и платёж должны совпадать по дате.
После проведения ведомости сформируйте платёжное поручение на НДФЛ в установленный срок. Если выплата проходит через зарплатный проект, выгрузите реестр в банк стандартным обменом.
Отражение в учёте и отчётности
В 1С:Бухгалтерии больничный за счёт работодателя отражается документом «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры»), а при синхронизации с ЗУП данные приходят автоматически. Проводки формируются в дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по настройкам учёта зарплаты) в корреспонденции со счётом 70.
Часть пособия за счёт СФР не проходит по расходам организации — она отражается только информативно, фонд перечисляет её работнику напрямую. Убедитесь, что в документе корректно заполнены сведения для проактивного (прямого) возмещения: реквизиты банковского счёта сотрудника, если они требуются.
После выплаты отправьте в СФР необходимые сведения — в типовых конфигурациях это делается из документа больничного по кнопке отправки или через 1С-Отчётность. Статус отправки отслеживайте в журнале обмена: неотправленные сведения означают, что работник не получит деньги от фонда вовремя.
Особые сценарии
Больничный по уходу за ребёнком
При уходе за больным ребёнком пособие с первого дня оплачивает СФР, работодатель ничего не платит из своих средств. В документе выберите соответствующую причину нетрудоспособности — программа сама перенесёт всю сумму на фонд. Проверьте, что указаны данные ребёнка и соблюдены лимиты оплачиваемых дней в году.
Продолжение больничного
Если листок продлен, загрузите следующий ЭЛН и в документе установите признак «Является продолжением» с указанием первичного больничного. Тогда средний заработок не пересчитывается заново, а берётся из первого документа — это исключает расхождения между частями одного страхового случая.
Больничный в 1С:Бухгалтерии без ЗУП
В «1С:Бухгалтерии» расчёт проще: документ «Больничный лист» создаётся в разделе «Зарплата и кадры», средний заработок при необходимости вводится вручную. Функциональность ограничена по сравнению с ЗУП — например, нет полноценного учёта стажа и сложных страховых случаев, поэтому при большой численности корректнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией.
Как выбрать сценарий
Что важно запомнить
Введите больничный, проверьте стаж и средний заработок, сверьте разбивку «работодатель / СФР», выплатите через ведомость с удержанием НДФЛ и отправьте сведения в фонд. Большинство ошибок связано с незаполненным стажем, отсутствующей справкой о заработке и несовпадением дат выплаты.
Частые вопросы
Можно ли выплатить больничный отдельно от зарплаты?
Да, создайте межрасчётную ведомость с видом выплаты «Больничные листы». Главное — чтобы дата ведомости совпадала с фактической выплатой, так как от неё зависит отражение НДФЛ в отчётности.
Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя сотрудник получал хорошую зарплату?
Скорее всего, в базе нет доходов за расчётный период: сотрудник принят недавно, а справка о заработке с прошлого места работы не введена. Загрузите документ «Справка для расчёта пособий (входящая)» и пересчитайте больничный.
Облагается ли больничный страховыми взносами?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами, но облагается НДФЛ. Программа применяет это автоматически, если вид начисления настроен корректно.
Что делать, если больничный загрузился с ошибкой в периоде?
Не редактируйте загруженные данные вручную без необходимости — сначала уточните статус ЭЛН в СФР. Если листок исправлен медучреждением, загрузите его повторно; если ошибка в программе, скорректируйте период и пересчитайте документ до выплаты.
Как отменить ошибочно проведённый больничный?
Если выплаты по нему ещё не было, распроведите и пометьте документ на удаление. Если деньги уже выплачены, создайте документ «Сторнирование начислений» или скорректируйте в текущем периоде — простое удаление нарушит учёт НДФЛ и ведомости.
Кто платит работнику: организация или СФР?
Работодатель выплачивает пособие за первые три дня болезни вместе с зарплатой. Остальную часть перечисляет СФР напрямую работнику после получения сведений от работодателя — поэтому своевременная отправка данных в фонд обязательна.