Как в 1С:ЗУП провести отгул

Отгул в 1С:ЗУП 3.1 оформляется отдельными документами, которые фиксируют отсутствие сотрудника и корректно отражают его в табеле и расчёте зарплаты. Если просто вручную поправить табель или не ввести документ вовсе, программа посчитает день как рабочий, начислит оплату неверно или покажет неявку по неизвестной причине. Поэтому важно выбрать правильный документ и правильный вид отсутствия.

В конфигурации предусмотрено два основных сценария: отгул как отдых за ранее отработанное время (за работу в выходной, сверхурочно, за донорство) и отгул за свой счёт без сохранения заработка. Для каждого сценария в программе есть свои документы и свои настройки. Ниже разберём, где они находятся, как их провести и как проверить результат.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Если ваша база сильно доработана или используется обмен с 1С:КАМИН, внешние кадровые системы, названия документов и порядок действий могут отличаться — в этом случае сверяйтесь с настройками вашей организации.

Какие виды отгулов различает 1С:ЗУП

Прежде чем создавать документ, определите, какой именно отгул нужно провести. От этого зависит выбор документа и то, сохранится ли за сотрудником заработок за день отсутствия.

Первый вариант — отгул за ранее отработанное время: сотрудник работал в выходной или праздничный день, сверхурочно, сдавал кровь как донор. Такой отгул не уменьшает норму времени и, как правило, не влияет на оклад при полностью отработанной норме остальных дней. В программе он оформляется документом «Отгул».

Второй вариант — отгул за свой счёт, то есть отпуск без сохранения заработной платы на один-два дня по заявлению сотрудника. Здесь оплата за день отсутствия не начисляется, и оформляется он другим документом — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с соответствующим видом отсутствия.

Сравнение вариантов оформления

Документ «Отгул»

Для отдыха за работу в выходной, сверхурочно, за донорство. Оплата сохраняется, требуется основание — ранее введённый документ о работе в выходной или сверхурочной работе.

«Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом «Отпуск без сохранения оплаты»

Для отгула за свой счёт по заявлению сотрудника. День не оплачивается, норма времени не уменьшается, оклад пересчитывается пропорционально отработанным дням.

Ручная правка табеля

Не рекомендуется: расчёт зарплаты не увидит отсутствие, при следующем расчёте правки могут затереться, возникнут расхождения между кадровым учётом и расчётом.

Подготовка: проверка настроек и оснований

Перед оформлением отгула убедитесь, что в базе есть основание для него. Если отгул даётся за работу в выходной или праздничный день, сначала должен быть проведён документ «Работа в выходные и праздники» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса). Если отгул за сверхурочную работу — документ «Работа сверхурочно». Без этих документов программа не «увидит» накопленные часы, которые сотрудник может отгулять.

Проверьте также, что в настройках расчёта зарплаты включена возможность учёта отгулов. Путь: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчёт зарплаты». В типовой конфигурации нужные начисления и виды отсутствия уже созданы, но если база переехала из старой версии или настраивалась вручную, вид расчёта «Отгул» мог быть отключён.

Отдельно проверьте график работы сотрудника. Если сотруднику в этом месяце уже меняли график индивидуально (документ «Индивидуальный график»), день отгула должен попадать на рабочий день по актуальному графику — иначе документ может не заполниться корректно.

Оформление отгула за ранее отработанное время

Откройте раздел «Кадры» и перейдите в журнал «Все отсутствия сотрудников» (либо «Зарплата» → «Отгулы», в зависимости от настроек командного интерфейса). Нажмите «Создать» и выберите документ «Отгул». Если в списке выбора документа «Отгул» отсутствует, проверьте функциональность: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → закладка с кадровыми документами.

Заполните документ: укажите организацию, дату, сотрудника. В поле вида отгула выберите основание — программа предложит доступные накопленные дни (за работу в выходной, сверхурочно и т.п.). Укажите дату или период отгула. Если отгул берётся на несколько дней, задайте дату начала и окончания.

Проведите документ. После проведения программа зарегистрирует отсутствие сотрудника, спишет использованный день из накопленных и учтёт его при расчёте зарплаты за месяц. Если месяц отгула уже рассчитан и закрыт, потребуется пересчёт — об этом ниже.

1. 1
   Убедитесь, что проведён документ-основание: «Работа в выходные и праздники» или «Работа сверхурочно»
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отгул»
3. 3
   Заполните организацию, сотрудника, вид отгула и дату (период) отсутствия
4. 4
   Проверьте, что программа видит накопленный день отдыха — он отображается в документе
5. 5
   Проведите документ и проверьте табель: день должен отразиться кодом отгула
6. 6
   При расчёте зарплаты за месяц убедитесь, что оклад не уменьшился лишний раз

Оформление отгула за свой счёт

Если сотрудник просит день без сохранения заработка, создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» — он также находится в журнале «Все отсутствия сотрудников». В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск без сохранения оплаты» (в некоторых настройках — «Отгул за свой счёт», если такой вид создан вручную).

Укажите дату или период отсутствия и проведите документ. Программа зарегистрирует неоплачиваемое отсутствие: при расчёте зарплаты оклад будет начислен пропорционально фактически отработанным дням, а в табеле день отразится кодом, присвоенным этому виду отсутствия (типовой — «ДО» или «ОЗ» в зависимости от настройки).

Если в вашей организации «отгул за свой счёт» оформляется массово и по локальным актам, можно создать отдельный вид отсутствия в справочнике «Виды отсутствий» со своим обозначением в табеле. Это удобно для аналитики, но не обязательно: типового вида «Отпуск без сохранения оплаты» достаточно для корректного расчёта.

Отгул списком сотрудников

Когда отгул предоставляется сразу нескольким сотрудникам (например, после массовой работы в выходной день), по одному документу на человека оформлять неудобно. В типовой конфигурации для этого предусмотрен документ «Отгул списком»: он создаётся там же, в журнале «Все отсутствия сотрудников», через кнопку «Создать».

В документе заполняется табличная часть: добавляете сотрудников, для каждого указываете вид отгула и даты. Проведение одного такого документа регистрирует отсутствия по всем перечисленным сотрудникам. Это экономит время и снижает риск пропустить кого-то из списка.

Учтите ограничение: если у части сотрудников нет накопленных дней отдыха, документ по ним не проведётся корректно либо потребует ручной корректировки. Проверяйте остатки накопленных отгулов заранее — для этого можно использовать отчёты по отсутствиям или остатки отпусков и отгулов в разделе кадровой отчётности.

Проверка результата: табель и расчёт зарплаты

После проведения документа откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Табель...») за нужный месяц. День отгула должен быть отмечен соответствующим кодом: для отгула за отработанное время — код, заданный в виде отсутствия (часто «НВ» или специальный код отгула), для отгула за свой счёт — код неоплачиваемого отпуска.

Затем проверьте расчёт. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц: при отгуле за отработанное время сумма оклада не должна уменьшаться из-за дня отдыха (при полностью отработанной остальной норме). При отгуле за свой счёт оклад должен быть пропорционально снижен — проверьте, что количество оплаченных дней уменьшилось ровно на дни отгула.

Если зарплата за месяц уже была начислена до ввода документа, откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» и перезаполните его по сотруднику — программа учтёт зарегистрированное отсутствие и пересчитает сумму. Актуальные перерасчёты можно посмотреть через сервис «Перерасчёты» в разделе «Зарплата».

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

День отгула отмечен правильным кодом, день не считается явкой и не неявкой по невыясненной причине

Тревожный признак

День показывается как рабочий («Я») или прогул («НН») — документ не проведён или не тот вид отсутствия

Расчётный листок сотрудника

Норма

При отгуле за отработанное время оклад сохранён; при отгуле за свой счёт оплачено на один день меньше

Тревожный признак

Оклад уменьшился при отгуле за отработанное время или не уменьшился при отгуле за свой счёт

Остаток накопленных отгулов

Норма

Использованный день списан, остаток уменьшился на количество предоставленных дней

Тревожный признак

Остаток не изменился — проверьте, выбрано ли основание в документе

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление отгула «словами в табеле» вместо документа. Ручная правка данных учёта времени не создаёт регистрацию отсутствия, поэтому расчёт зарплаты и кадровые отчёты расходятся. Всегда оформляйте отсутствие документом, а табель формируйте из учётных данных.

Вторая ошибка — путаница между оплатой и отгулом за работу в выходной. Если в документе «Работа в выходные и праздники» выбран способ компенсации «Повышенная оплата», дня отдыха у сотрудника не появляется, и провести «Отгул» будет не на что. Решение о форме компенсации принимается и фиксируется заранее.

Третья ошибка — ввод документа прошлым периодом без перерасчёта. Это искажает уже сданную отчётность по НДФЛ и взносам. Если период закрыт, действуйте через механизм перерасчётов и оцените, затрагивает ли корректировка сданные формы; при необходимости подготовьте уточнённые расчёты.

Часто задаваемые вопросы

Нет документа «Отгул» в списке создания — что делать?

Проверьте настройки функциональности: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → разделы кадрового учёта и расчёта зарплаты. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы. Если документ отключён в функциональности, включите соответствующую опцию и обновите интерфейс.

Как посмотреть, сколько дней отгула накоплено у сотрудника?

Используйте кадровые отчёты по остаткам отпусков и отгулов в разделе «Кадры» → «Отчёты, справки». Также накопленные дни видны непосредственно в документе «Отгул» при выборе сотрудника и вида отгула.

Уменьшит ли отгул за отработанное время зарплату?

Нет, если остальная норма времени отработана: день отдыха предоставляется за уже выполненную работу, поэтому оклад сохраняется. Если в расчётном листке сумма снизилась — проверьте, каким видом отсутствия оформлен день.

Можно ли оформить отгул на полдня или несколько часов?

В типовой конфигурации документ «Отгул» ориентирован на целые дни. Для учёта отсутствия на часть дня используются другие механизмы — например, отсутствие с указанием часов через соответствующие документы или индивидуальный график. Возможности зависят от настроек учёта рабочего времени в вашей базе.

Чем отгул отличается от дополнительного дня отпуска без сохранения?

Отгул документом «Отгул» — это использование ранее заработанного дня отдыха, оплата сохраняется. Отпуск без сохранения оплаты — неоплачиваемое отсутствие по заявлению, заранее «заработанных» дней для него не требуется, но и день не оплачивается.

Отгул попал в уже рассчитанный месяц — как исправить?

Проведите документ нужной датой, затем откройте «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц и перезаполните сотрудника. Если выплата уже произведена и отчётность сдана, оформите перерасчёт и оцените необходимость уточнённых форм по НДФЛ и взносам.