Как выгрузить сотрудников из 1С: все рабочие способы

Выгрузка списка сотрудников из 1С — типовая задача, которая возникает при переходе на новую программу, подготовке данных для банка (зарплатный проект), сверке с кадровым учётом или передаче информации в смежные системы. В зависимости от конфигурации и цели подходят разные инструменты: штатные отчёты, универсальные обработки, встроенный конструктор запросов или выгрузка табличных частей напрямую в Excel.

Ключевой момент — определить, какой именно состав данных нужен: только ФИО и подразделение, или полный набор полей (табельный номер, дата приёма, должность, ИНН, СНИЛС, ставка). От этого зависит выбор инструмента. Простой список быстрее получить через отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников», а структурированный файл с произвольными полями — через «Выгрузку-загрузку данных XML» или обработку «Универсальный отчёт».

Ниже разобраны основные способы для конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление нашей фирмой. Каждый способ сопровождается проверкой результата и типичными ошибками.

Какой способ выгрузки выбрать под вашу задачу

Перед началом ответьте на два вопроса: куда пойдут данные и какие поля нужны. Если список нужен «для просмотра» или печати — достаточно отчёта с сохранением в Excel. Если данные загружаются в другую базу 1С — нужен формат XML с сохранением структуры ссылок. Если файл уходит в банк или стороннюю систему — обычно требуется CSV или Excel с конкретным набором колонок.

Второй критерий — права доступа. Отчёты по кадрам доступны большинству пользователей с ролью кадровика или расчётчика, а вот универсальные обработки и консоль запросов требуют прав администратора или включённого технологического режима. Если доступа нет, запросите у администратора профиль «Вывод в файл» или попросите выполнить выгрузку под его учётной записью.

Выгрузка через штатный отчёт в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом основные списки формируются в разделе «Кадры → Кадровые отчёты». Наиболее востребованные: «Список сотрудников», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» и «Сотрудники, принятые/уволенные». Отчёт «Список сотрудников» позволяет вывести ФИО, табельный номер, подразделение, должность, дату приёма и дату увольнения.

Порядок действий: откройте отчёт, установите дату актуальности (список формируется на конкретную дату — сотрудники, уволенные до неё, в выборку не попадут), при необходимости настройте отбор по организации или подразделению через кнопку «Настройки». Нажмите «Сформировать» и проверьте результат визуально: количество строк должно совпадать с ожидаемой численностью.

Для сохранения в Excel используйте «Файл → Сохранить копию» или кнопку «Сохранить» на панели табличного документа и выберите формат «Лист Excel» (XLSX). Важно: шапка отчёта (название, период, отборы) тоже попадёт в файл — если файл пойдёт на дальнейшую обработку, удалите лишние строки сверху вручную.

1. 1
   Откройте «Кадры → Кадровые отчёты → Список сотрудников»
2. 2
   Установите дату, на которую нужен список, и отбор по организации
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и сверьте количество строк с ожидаемой численностью
4. 4
   Сохраните через «Файл → Сохранить копию» в формате XLSX
5. 5
   Откройте файл, удалите шапку отчёта и проверьте кодировку ФИО

Выгрузка из 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок урезан по сравнению с ЗУП, поэтому готового отчёта «Список сотрудников» с гибкими настройками может не быть — зависит от версии конфигурации. Базовый способ: откройте справочник «Зарплата и кадры → Сотрудники», установите отбор по организации и используйте кнопку «Ещё → Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки — выбранные данные будут выведены в табличный документ, который сохраняется в Excel стандартным способом.

Этот же приём «Ещё → Вывести список» работает практически во всех управляемых формах списков 1С и является самым быстрым способом выгрузки, когда отчёта нет или он неудобен. Обратите внимание: выводятся только те колонки, которые видны в списке. Если нужного поля нет, сначала добавьте его через «Ещё → Изменить форму» (требуются соответствующие права).

Для получения данных о приёме и увольнении в Бухгалтерии используйте документы «Приём на работу» и «Увольнение» — их журналы выгружаются тем же способом «Вывести список».

Универсальный отчёт и консоль запросов для нестандартных полей

Когда штатных отчётов недостаточно — например, нужны ИНН, СНИЛС, дата рождения, адрес и телефон одной таблицей — используйте обработку «Универсальный отчёт». В типовых конфигурациях она находится в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» либо подключается из внешних отчётов. В настройках выберите тип данных «Справочник», объект «Сотрудники», затем добавьте нужные поля и связанные регистры сведений (для контактной информации и документов физлиц).

Нюанс: часть данных о сотруднике хранится не в самом справочнике «Сотрудники», а в связанном справочнике «Физические лица» и регистрах сведений («Документы физических лиц», «Контактная информация», «ФИО физических лиц»). Универсальный отчёт позволяет вытащить их через связанные поля, но настройка требует аккуратности — проверяйте результат на 2–3 известных сотрудниках.

Для разовой сложной выгрузки администратор может использовать консоль запросов: составить запрос к справочнику и регистрам, выполнить и сохранить результат в табличный документ или CSV. Этот способ самый гибкий, но требует понимания структуры метаданных и прав на внешние обработки.

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер,
	Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
	Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
	НЕ Сотрудники.ВАрхиве

Выгрузка для переноса в другую базу 1С

Если цель — перенести сотрудников из одной базы 1С в другую (например, из старой Бухгалтерии в ЗУП), простой Excel не подходит: теряются ссылки на физлиц, документы и регистры. Используйте типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» — она входит в поставку большинства конфигураций или доступна в составе инструментов разработчика. Обработка сохраняет объекты целиком со всеми реквизитами и табличными частями.

Алгоритм: откройте обработку, на вкладке «Выгрузка» отметьте объект «Справочник.Сотрудники» (при необходимости — также «Физические лица» и связанные регистры сведений), укажите файл выгрузки и выполните операцию. В базе-приёмнике откройте ту же обработку на вкладке «Загрузка» и загрузите файл. Критично: версии конфигураций в источнике и приёмнике должны быть совместимы, иначе часть реквизитов не сопоставится.

Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию базы-приёмника и проведите тест на 5–10 записях. Проверьте, что физлица не задвоились — обработка ищет соответствия по уникальным идентификаторам, и при несовпадении создаст дубликаты.

Проверка результата и типичные ошибки

После любой выгрузки сверьте три контрольные точки: количество строк, полноту ключевых полей и корректность кодировки. Количество сотрудников в файле должно совпадать со списочной численностью на выбранную дату (её можно сверить с отчётом «Численность и текучесть кадров» в ЗУП). Пустые ячейки в полях вроде даты приёма или табельного номера — признак того, что данные не заполнены в базе, а не ошибка выгрузки.

Если файл открывается в Excel с «кракозябрами» — проблема в кодировке при сохранении в CSV: сохраняйте в XLSX или выбирайте кодировку UTF-8. Если даты превратились в числа — измените формат ячеек в Excel. Если в выгрузке есть уволенные сотрудники, которых быть не должно, — проверьте отбор и дату актуальности отчёта.

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельная выгрузка безопасна, пока вы работаете только с отчётами и сохранением файлов — эти операции не изменяют данные в базе. Риск появляется при использовании обработок загрузки, группового изменения реквизитов и консоли кода: здесь ошибка способна повредить данные. Если задача выходит за рамки «сформировать и сохранить», привлеките администратора 1С.

Отдельный случай — персональные данные. Список сотрудников с паспортными данными, ИНН и СНИЛС относится к персональным данным: передавайте файл только по защищённым каналам, ограничивайте круг получателей и удаляйте промежуточные копии после использования.

Частые вопросы