Как выгрузить реестр сотрудников для выпуска карт из 1С:ЗУП

Для выпуска зарплатных карт банк запрашивает у организации реестр сотрудников — файл с персональными данными: ФИО, паспортными данными, ИНН, СНИЛС, телефоном и адресом. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такая выгрузка формируется штатными средствами через механизм обмена с банками по зарплатным проектам, без ручного сбора данных в Excel.

Перед выгрузкой важно понимать: реестр содержит персональные данные, поэтому файл передаётся в банк только по защищённым каналам — через личный кабинет банка, систему клиент-банк или на защищённом носителе по согласованию с банком. Отправка реестра обычной почтой без шифрования — нарушение требований к защите персональных данных.

Что должно быть настроено до выгрузки реестра

Выгрузка реестра возможна только при оформленном зарплатном проекте с банком. В программе должен быть создан элемент справочника «Зарплатные проекты» (раздел «Выплаты» или «Зарплата» — «Зарплатные проекты» в зависимости от версии), где указан банк, номер и дата договора, а также включён обмен электронными документами, если банк поддерживает формат обмена.

У каждого сотрудника, попадающего в реестр, в карточке физического лица должны быть заполнены: ФИО полностью, дата рождения, пол, документ удостоверения личности (серия, номер, кем и когда выдан), ИНН, СНИЛС, адрес регистрации и места жительства, телефон, гражданство. Набор обязательных полей зависит от формата конкретного банка — уточните требования в договоре зарплатного проекта или у менеджера банка.

Проверка и заполнение личных данных сотрудников

Откройте справочник «Сотрудники» и проверьте карточки тех, кому оформляются карты. Основные личные данные хранятся в карточке физического лица, доступной по ссылке из карточки сотрудника: документ удостоверения личности — на вкладке с личными данными, адреса и телефоны — в контактной информации, ИНН и СНИЛС — в соответствующих полях.

Типовые проблемы на этом этапе: не указан код подразделения в паспорте, отсутствует мобильный телефон (многие банки требуют его для выпуска карты), адрес регистрации не разложен по полям КЛАДР/ФИАС, а внесён одной строкой. Разложите адрес по структуре через кнопку редактирования адреса — иначе выгрузка может пройти с ошибками или банк отклонит запись.

Создание заявки на открытие лицевых счетов

Основной документ для выгрузки — «Заявка на открытие лицевых счетов». Он находится в разделе «Выплаты» (или «Зарплата») — «Обмен с банками (зарплата)» — «Заявки на открытие лицевых счетов». Создайте новый документ, укажите организацию и зарплатный проект.

Добавьте сотрудников в табличную часть — вручную по кнопке «Добавить» или подбором. Программа автоматически подтянет личные данные из карточек физических лиц. Проверьте, что все колонки заполнены: пустые ячейки означают незаполненные данные в справочнике, и их нужно сначала внести в карточку физического лица, а затем обновить строку заявки.

1. 1
   Создайте или проверьте зарплатный проект: банк, договор, включённый обмен
2. 2
   Заполните личные данные сотрудников: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, телефон
3. 3
   Создайте документ «Заявка на открытие лицевых счетов» и добавьте сотрудников
4. 4
   Проверьте заполненность всех колонок в табличной части
5. 5
   Проведите документ и выполните команду выгрузки в файл или отправки в банк
6. 6
   Передайте файл в банк по согласованному защищённому каналу

Выгрузка файла и отправка в банк

Из проведённой заявки файл выгружается командой «Выгрузить в банк» или через общий механизм «Обмен с банками». Программа сформирует файл в формате, соответствующем выбранному зарплатному проекту — обычно это XML по стандарту обмена с банками или специфический формат банка (DBF, CSV, XLS). Формат определяется настройками зарплатного проекта и требованиями банка.

Если банк поддерживает прямой обмен, файл можно отправить напрямую из 1С через сервис 1С:ДиректБанк или через выгрузку в каталог, который синхронизируется с клиент-банком. Если прямого обмена нет — сохраните файл на диск и загрузите его в личный кабинет банка вручную.

Сохраняйте выгруженные файлы в отдельную папку с датой в имени и не редактируйте их вручную в Excel: изменение структуры файла (разделителей, кодировки, порядка колонок) — частая причина отказа банка при загрузке реестра.

Альтернативные способы получить реестр

Если обмен с банком не настроен или банк просит реестр в произвольной табличной форме, есть обходные пути. Первый — отчёт «Личные данные сотрудников» или универсальный отчёт по физическим лицам с нужными полями, который сохраняется в Excel и передаётся банку по его шаблону. Второй — типовая печатная форма списка сотрудников, доработанная под требования банка.

Третий вариант — обработка «Групповое изменение реквизитов» не подходит для выгрузки, но помогает массово заполнить недостающие данные (например, проставить одинаковый зарплатный проект всем сотрудникам подразделения) перед формированием заявки.

Сравнение вариантов

Заявка на открытие лицевых счетов

Штатный способ, формат гарантированно совместим с банком; требует настроенного зарплатного проекта

Отчёт с выгрузкой в Excel

Гибкий, под любой шаблон банка; данные придётся переносить в форму банка вручную, выше риск ошибок

Прямой обмен (ДиректБанк)

Быстро и без файлов на диске; доступен не для всех банков и требует настройки подключения

Проверка результата и типичные ошибки

После передачи файла банк присылает подтверждение о загрузке либо протокол ошибок. В 1С при настроенном обмене статус заявки обновляется автоматически; при ручной передаче контролируйте ответ банка самостоятельно. Успешный результат — открытые лицевые счета сотрудников, которые затем загружаются обратно в 1С документом «Подтверждение открытия лицевых счетов» или вводятся вручную для дальнейших выплат.

Отдельно проверьте, что в реестр не попали уволенные сотрудники и дублёры физических лиц (когда один человек заведён в базе дважды). Дубли приводят к двойным заявкам на один и тот же паспорт, что банк трактует как ошибку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполненность колонок заявки

Норма

Все обязательные поля заполнены у каждого сотрудника

Тревожный признак

Пустые ячейки паспорта, ИНН, телефона

Ответ банка

Норма

Подтверждение загрузки без протокола ошибок

Тревожный признак

Протокол с отклонёнными строками

Лицевые счета

Норма

Номера счетов загружены в 1С и привязаны к сотрудникам

Тревожный признак

Счета отсутствуют, выплата на карту невозможна

Частые вопросы

В каком формате 1С:ЗУП выгружает реестр для банка?

Чаще всего это XML по стандартному формату обмена с банками через зарплатные проекты. Некоторые банки принимают DBF, CSV или Excel по собственному шаблону — формат задаётся настройками зарплатного проекта и требованиями конкретного банка, уточните их в договоре.

Можно ли выгрузить реестр только по одному подразделению?

Да. В заявке на открытие лицевых счетов сотрудники добавляются подбором, где можно отфильтровать список по подразделению. Также работает отбор при заполнении документа — добавляйте только тех, кому реально оформляются карты.

Что делать, если банк вернул реестр с ошибками?

Откройте протокол ошибок, найдите отклонённых сотрудников, исправьте данные в карточках физических лиц (чаще всего это паспорт, адрес или телефон), затем создайте новую заявку только по исправленным сотрудникам и выгрузите её повторно. Старый файл редактировать не нужно.

Как выгрузить реестр, если зарплатный проект ещё не оформлен?

Штатная заявка требует указания зарплатного проекта. Пока договор с банком не подписан, можно сформировать список сотрудников отчётом по личным данным и сохранить его в Excel для предварительного согласования с банком, а после оформления договора провести полноценную заявку.

Нужно ли выгружать реестр заново при приёме новых сотрудников?

Да, по каждому новому сотруднику, которому оформляется карта, создаётся отдельная заявка на открытие лицевого счёта. Повторно включать в неё тех, кому карты уже выпущены, не нужно — это вызовет отказ по дублям.

Как защитить персональные данные при передаче файла?

Передавайте файл через личный кабинет банка, клиент-банк или прямой обмен из 1С. Не отправляйте реестр по обычной электронной почте без шифрования, не храните копии на личных устройствах и удаляйте промежуточные файлы после подтверждения загрузки банком.