Как выдать зарплату в 1С: полная инструкция

Выдача зарплаты в 1С — завершающий этап расчётного цикла, который выполняется после начисления заработной платы и удержания НДФЛ. До формирования ведомостей программа должна «видеть» рассчитанные суммы: если сотруднику не начислена зарплата за месяц, ведомость на выплату окажется пустой или заполнится не полностью. Поэтому любая работа с выплатой начинается с проверки документов «Начисление зарплаты и взносов» и отсутствия нерассчитанных сотрудников.

Порядок действий зависит от используемой конфигурации. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) предусмотрен полный цикл кадрового учёта и расчёта, а в 1С:Бухгалтерии выплата оформляется упрощённо — через ведомости и кассовые или банковские документы. Способ выдачи тоже влияет на сценарий: наличными через кассу, перечислением на карты в рамках зарплатного проекта или переводом на произвольные счета сотрудников.

Ниже разобраны все основные сценарии: от подготовки и начисления до формирования ведомостей, выгрузки реестра в банк и проверки результата. Отдельно рассмотрены типичные ошибки, из-за которых выплата «зависает» или отражается в учёте некорректно.

Подготовка: что должно быть сделано до выплаты

Перед формированием ведомости убедитесь, что за расчётный месяц проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии). Именно этот документ формирует сумму к выплате: начислено минус НДФЛ и прочие удержания. Если документ есть, но сотрудник в ведомость не попадает, чаще всего причина в том, что расчёт не проведён или сотрудник был уволен до даты выплаты с незакрытым расчётом.

Второй обязательный шаг — проверка аванса. Если в середине месяца выплачивалась зарплата за первую половину месяца, она должна быть отражена отдельной ведомостью с видом выплаты «Аванс». Тогда при окончательном расчёте программа автоматически вычтет выплаченную сумму, и в ведомость попадёт только остаток. Если аванс выдали «мимо программы» (например, вручную через РКО без ведомости), итоговая сумма к выплате будет завышена.

Также проверьте актуальность данных о способах выплаты: в карточке сотрудника или организации должен быть указан зарплатный проект либо лицевой счёт для перечисления. В ЗУП это настраивается в разделе «Настройка» или прямо в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты, учёт затрат».

Контрольные точки

Что проверить перед выплатой

Документ начисления за месяц

Норма

Проведён, суммы рассчитаны, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Документа нет или он в статусе черновика

Выплаченный аванс

Норма

Отражён ведомостью с видом «Аванс»

Тревожный признак

Аванс выдан без ведомости — итог будет завышен

Способы выплаты сотрудников

Норма

Указан зарплатный проект или лицевой счёт

Тревожный признак

Поле пустое — сотрудник не попадёт в ведомость в банк

Начисление зарплаты перед выдачей

В 1С:ЗУП начисление выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Документ заполняется автоматически по кнопке «Заполнить»: программа подбирает всех сотрудников с действующими трудовыми договорами, рассчитывает оклад по отработанному времени, надбавки, премии и удерживает НДФЛ. После заполнения сверьте итоговые суммы с расчётными листками — расхождения на этом этапе проще исправить, чем после выплаты.

В 1С:Бухгалтерии аналогичный документ находится в разделе «Зарплата и кадры → Начисления зарплаты». Здесь расчёт упрощённый: программа начисляет оклад и НДФЛ, но сложные схемы (районные коэффициенты, многоуровневые премии, средний заработок) часто требуют ручной корректировки или ведения учёта в ЗУП с последующей синхронизацией.

После проведения начисления задолженность организации перед сотрудниками видна в отчёте «Задолженность по зарплате» (в ЗУП — раздел «Отчёты, справки»). Именно эта сумма должна совпасть с итогом ведомости на выплату. Если цифры не сходятся, ищите непроведённые документы, перерасчёты прошлых периодов или долги прошлых месяцев.

Оформление ведомости на выплату

Ведомость — центральный документ выдачи зарплаты. В 1С:ЗУП предусмотрено несколько её видов: «Ведомость в банк» (по зарплатному проекту), «Ведомость на счета» (на произвольные счета сотрудников), «Ведомость в кассу» (наличная выдача) и «Ведомость через раздатчика». Все они находятся в разделе «Зарплата» в подсистеме «Ведомости на выплату зарплаты».

При создании ведомости укажите месяц начисления, дату выплаты и способ выплаты (зарплата, аванс, отпускные, увольнение). Дата выплаты критична: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и срок перечисления налога. Ошибка в дате приведёт к неверным данным в отчётах 6-НДФЛ.

Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с задолженностью на указанную дату. Проверьте состав: при необходимости сотрудника можно удалить из списка или добавить вручную кнопкой «Подбор». После проверки проведите документ. С этого момента сумма считается выплаченной в учёте, а НДФЛ — удержанным.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или нужный вид ведомости)
2. 2
   Создайте документ, укажите месяц начисления и дату выплаты
3. 3
   Выберите способ выплаты и зарплатный проект при необходимости
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте список сотрудников и суммы с расчётными листками
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДФЛ в шапке документа
6. 6
   Проведите ведомость и сформируйте связанный платёжный документ или РКО

Выдача зарплаты через кассу

Наличная выдача оформляется документом «Ведомость в кассу». После её проведения деньги считаются выплаченными сотрудникам, но для кассового учёта нужен ещё расходный кассовый ордер. В Бухгалтерии РКО создаётся на основании ведомости автоматически; в ЗУП при обмене с бухгалтерской программой ведомость выгружается, а РКО формируется уже на стороне 1С:Бухгалтерии.

Если часть сотрудников не получила деньги в день выплаты, сумма по таким сотрудникам депонируется. В ЗУП для этого в ведомости предусмотрена отметка о невыплате, а затем оформляется документ «Депонирование зарплаты». Депонированные суммы выплачиваются позже отдельной ведомостью. Игнорировать депонирование нельзя: иначе кассовая книга не сойдётся с фактическим остатком денег.

Перечисление на карты: зарплатный проект и обычные переводы

Если организация работает по зарплатному проекту, используется «Ведомость в банк» с указанием конкретного проекта. После проведения ведомости из неё формируется реестр для банка — файл в формате, который принимает кредитная организация. В ЗУП выгрузка выполняется по кнопке «Выгрузить» прямо из ведомости или через обмен с банком (1С:ДиректБанк), если он настроен.

Для сотрудников, получающих зарплату на собственные карты вне зарплатного проекта, применяется «Ведомость на счета». В карточке каждого такого сотрудника должен быть заполнен банковский счёт (БИК банка и номер счёта). На основании этой ведомости в Бухгалтерии создаются платёжные поручения — отдельно по каждому сотруднику или сводно, в зависимости от настроек.

После отправки реестра дождитесь подтверждения банка о зачислении. Если банк вернул часть сумм (например, из-за закрытого счёта сотрудника), в программе нужно отразить возврат: в ЗУП предусмотрен механизм регистрации незачисленных сумм, после чего зарплату такому сотруднику выплачивают другим способом.

Способы выдачи зарплаты в 1С

Ведомость в кассу

Наличная выдача. Требует РКО и контроля депонирования. Подходит небольшим организациям без зарплатного проекта.

Ведомость в банк

Перечисление по зарплатному проекту одним реестром. Требует договора с банком и настройки проекта в программе.

Ведомость на счета

Переводы на произвольные карты сотрудников. Гибко, но платёжных поручений много, комиссия банка может быть выше.

Выплата зарплаты в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 сценарий короче. Перейдите в «Зарплата и кадры → Ведомости на выплату зарплаты», создайте ведомость нужного вида, заполните её автоматически и проведите. Затем на основании ведомости сформируйте «Расходный кассовый ордер» (для наличных) или «Платёжное поручение» (для банка) — кнопка «Создать на основании» доступна прямо из документа.

Важная особенность: в Бухгалтерии ведомость формирует проводки по выплате (Дт 70 Кт 50/51) только через связанный кассовый или банковский документ. Если провести ведомость, но забыть РКО или платёжку, выплата в бухгалтерском учёте не отразится, а задолженность по счёту 70 «зависнет». Всегда проверяйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 после выплаты: кредитового остатка по выплаченному месяцу быть не должно (кроме переходящих сумм).

Проверка результата и закрытие месяца

После выплаты сформируйте контрольные отчёты. В ЗУП это «Анализ задолженности по зарплате» и «Свод начислений и удержаний»: задолженность на конец месяца должна равняться нулю или состоять только из объяснимых сумм (депоненты, невыплаченные увольнительные). В Бухгалтерии проверьте ОСВ по счёту 70 и кассовую книгу либо выписку банка.

Сверьте удержанный НДФЛ: сумма налога в ведомостях за месяц должна совпасть с данными регистра налогового учёта. Расхождения здесь — первый признак того, что ведомость проведена с ошибочной датой или сотрудник выплачен «в обход» документов. Завершающий шаг — формирование и проверка 6-НДФЛ за квартал, где выплаты отражаются по датам фактического получения дохода.

FAQ: частые вопросы о выдаче зарплаты в 1С

Почему ведомость заполняется пустой?

Чаще всего не проведён документ начисления зарплаты за выбранный месяц либо в ведомости указан неверный месяц начисления. Также проверьте дату выплаты: если задолженность по отчёту возникает позже этой даты, программа никого не подберёт. Убедитесь, что способ выплаты в ведомости совпадает с настройками сотрудников.

Как выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем?

Создайте ведомость нужного вида, нажмите «Заполнить», затем удалите лишних сотрудников из табличной части, оставив нужного. Альтернатива — кнопка «Подбор», которая позволяет добавить конкретного сотрудника с его задолженностью. Это стандартный способ для досрочных выплат, увольнений и отпускных.

Что делать, если зарплату выплатили, а ведомость не провели?

Введите ведомость задним числом с фактической датой выплаты и проведите её. Если период уже закрыт отчётностью, оцените влияние на 6-НДФЛ: при расхождении дат может потребоваться уточнённый расчёт. Документы «в обход» ведомости (ручные РКО) сторнируйте, чтобы не задвоить выплату.

Можно ли выплатить зарплату частями?

Да. Создайте несколько ведомостей на один месяц с разными датами выплаты: программа при каждом заполнении покажет остаток задолженности. Каждая ведомость зафиксирует свою дату получения дохода для НДФЛ. Главное — следить, чтобы суммарно выплаченное не превысило начисленное.

Как отразить выплату при увольнении сотрудника?

Сначала проведите документ «Увольнение» с расчётом компенсации и окончательным расчётом. Затем создайте ведомость с видом выплаты «Увольнение» — программа подберёт именно увольняемых сотрудников с их задолженностью. Выплата должна быть произведена в день увольнения, эта же дата указывается в ведомости.

Нужна ли ведомость, если зарплату платит директор-единственный учредитель?

Формально механизм тот же: начисление, затем ведомость и платёжный документ. На практике, если учёт ведётся упрощённо, допустимо отразить выплату платёжным поручением с видом операции «Перечисление заработной платы», но ведомость обеспечивает корректный учёт НДФЛ и закрытие задолженности — пропускать её не рекомендуется.