Другое · 10 мин
Как ввести новую должность в штатное расписание в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как добавить новую должность в штатное расписание 1С:ЗУП 8.3, оформить изменение приказом, задать оклад и избежать ошибок в расчётах.
Ввод новой должности в штатное расписание 1С:ЗУП — типовая задача кадровика или расчётчика, но от способа её выполнения зависит корректность кадрового учёта, расчёта зарплаты и отчётности. В программе существует два пути: создать позицию напрямую в справочнике «Штатное расписание» либо оформить изменение документом «Изменение штатного расписания» (или «Утверждение штатного расписания»). Выбор зависит от того, ведётся ли в базе история изменений штатного расписания.
Если история изменений включена, любые правки позиций должны проходить только документами с датой и номером приказа — ручное редактирование справочника в этом режиме приведёт к рассинхронизации данных: в отчётах появятся «потерянные» позиции, а приёмы на работу окажутся не связаны с приказом об изменении штатки. Если история не ведётся, допустимо добавлять должность прямо в справочник.
Ниже разобраны оба сценария, настройка начислений для новой позиции, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых новая должность «не видна» при приёме сотрудника или ломает расчёт ФОТ.
Проверьте настройки учёта штатного расписания
Перед добавлением позиции откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»). Здесь определяется ключевой режим: «Ведется история изменений штатного расписания». Именно этот флаг диктует дальнейший порядок действий.
Также обратите внимание на смежные настройки: использование «вилки» окладов, ведение разрядов и категорий, описание позиции несколькими начислениями. Если в организации применяется индексация заработка — включённая опция истории изменений является обязательной, иначе программа не сможет рассчитать коэффициенты индексации.
Способ 1: добавление должности документом при включённой истории
Это рекомендуемый и наиболее распространённый вариант для действующего учёта. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ «Изменение штатного расписания». Если штатное расписание вводится впервые, используйте документ «Утверждение штатного расписания».
В документе укажите дату изменения (дату приказа), номер приказа и месяц, с которого позиция действует. На закладке «Позиции» добавьте строку: выберите подразделение и должность из соответствующих справочников. Если нужной должности нет в справочнике «Должности» — создайте её прямо из поля ввода кнопкой «Создать», указав наименование и при необходимости категорию, разряд, класс условий труда.
Далее заполните количество ставок (например, 1 или 0,5), оклад или тарифную ставку, надбавки и другие начисления позиции. Если включена «вилка», задайте минимальное и максимальное значения. Проверьте автоматически рассчитанный ФОТ по позиции в нижней части табличной части. После заполнения проведите документ.
- 1Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте документ
- 2Укажите дату и номер приказа, месяц начала действия позиции
- 3Добавьте позицию: подразделение, должность, количество ставок
- 4Заполните оклад, надбавки и проверьте расчёт ФОТ
- 5Проведите документ и убедитесь, что позиция появилась в справочнике
Способ 2: добавление позиции напрямую в справочник
Если история изменений не ведётся (настройка выключена), позиции добавляются вручную. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции укажите организацию, подразделение, должность, дату утверждения, количество ставок и начисления с размерами.
Обратите внимание на поле «Дата утверждения» — от него зависит, с какого момента позиция будет доступна для приёма сотрудников. Установите флаг «Утверждено», иначе позиция останется черновиком и не будет предлагаться в кадровых документах.
Этот способ проще, но лишает возможности отследить, когда и каким приказом появилась должность, а также корректно считать индексацию. Для небольших организаций без частых изменений штатки это допустимо, но при росте учёта рекомендуется перейти на документальное ведение.
Сравнение способов ввода позиции
Подходит при включённой истории. Хранит приказ, дату, поддерживает индексацию и отчёты по истории. Требует дисциплины: все правки только документами.
Подходит при выключенной истории и простом учёте. Быстро, но без истории приказов и с риском потери связности данных при переключении режима.
Настройка начислений и условий для новой позиции
Состав начислений позиции определяет, что будет назначено сотруднику при приёме на эту ставку. В документе или карточке позиции на закладке «Оплата труда» добавьте основное начисление (оклад по дням, тарифная ставка) и постоянные надбавки: за стаж, вредность, региональный коэффициент и т.п. Размер задаётся фиксированной суммой, процентом или по формуле — в зависимости от вида расчёта.
Если нужного вида начисления нет, создайте его в разделе «Настройка» → «Начисления», проверив назначение, способ расчёта и налогообложение. Ошибки в настройке начисления (например, неверный код дохода НДФЛ) всплывут только при расчёте зарплаты или сдаче отчётности, поэтому проверяйте их сразу.
На закладке «Дополнительно» можно заполнить условия труда, график работы позиции, характер выполняемых работ. Эти сведения подтянутся в трудовой договор и отчёты, включая сведения для СЗВ-ТД и статистическую отчётность.
Приём сотрудника на новую должность и проверка результата
После утверждения позиции создайте документ «Приём на работу» («Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В поле «Позиция штатного расписания» новая должность должна быть доступна для выбора с указанной даты. При выборе позиции начисления и график подставятся автоматически — сверьте их с приказом.
Проверьте результат тремя отчётами: «Штатное расписание» (позиция видна с корректными ставками и ФОТ), «Остатки штатных единиц» (свободная ставка учтена), «Изменения штатного расписания» (приказ отображается в истории). Все три отчёта находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты».
Как проверить результат
Позиция утверждена, дата и ставки корректны
Позиция есть в документе, но в справочнике отсутствует или не утверждена
Позиция доступна с даты приказа, начисления подставляются
Позиция не предлагается или начисления пустые
ФОТ и ставки совпадают с приказом
ФОТ нулевой или ставки задвоены
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — позиция создана документом, но не видна при приёме сотрудника. Причины: документ не проведён, дата приёма раньше даты вступления позиции в силу, либо позиция создана на другое подразделение или организацию. Проверьте все три условия прежде, чем искать ошибку глубже.
Вторая группа ошибок — ручное редактирование справочника при включённой истории. Позиция визуально меняется, но история приказов не знает об изменении, и отчёты начинают противоречить друг другу. Правило простое: при включённой истории любые правки — только документами.
Третья типичная ситуация — дубли позиций: одна и та же должность в одном подразделении создана дважды (например, при повторном вводе штатки). Это искажает число ставок и ФОТ. Лишнюю позицию следует закрыть документом «Изменение штатного расписания» с нулевым количеством ставок или пометить на удаление, если по ней ещё не было движений.
Особые сценарии
Ввод должности задним числом
Если приказ о вводе должности датирован прошлым периодом, документ изменения штатного расписания создаётся той же датой. Программа корректно отразит позицию в истории, но проверьте, не пересекается ли она с уже проведёнными приёмами и расчётами: возможно, потребуется перепровести кадровые документы и пересчитать зарплату за затронутые месяцы.
Временная позиция и совмещение
Для временной замены или совмещения новую штатную единицу вводить не обязательно: используйте документы «Совмещение должностей» или «Временное исполнение обязанностей». Отдельная позиция оправдана, только если ставка реально добавляется в штатку приказом.
Массовый ввод позиций
При первоначальном заполнении базы удобнее документ «Утверждение штатного расписания» с заполнением табличной части списком или загрузкой из файла через обработку загрузки данных. Это быстрее, чем ручной ввод каждой позиции, и снижает риск дублей.
Что важно запомнить
Определите режим ведения истории штатного расписания и действуйте строго по нему: с историей — только документами, без истории — через справочник. У позиции обязательно заполните подразделение, ставки и начисления, а результат проверяйте отчётами до приёма сотрудника.
Частые вопросы
Почему новая должность не отображается при приёме на работу?
Чаще всего документ изменения штатного расписания не проведён, дата приёма раньше даты вступления позиции в силу, либо позиция создана на другую организацию или подразделение. Проверьте статус документа и даты в первую очередь.
Можно ли изменить оклад позиции без документа?
Только если история изменений штатного расписания отключена. При включённой истории изменение окладов оформляется документом «Изменение штатного расписания» или «Изменение плановых начислений», иначе нарушится индексация и история приказов.
Как закрыть ненужную позицию, если по ней были сотрудники?
Удалять её нельзя — это повредит кадровые документы прошлых периодов. Создайте документ «Изменение штатного расписания» и установите по позиции нулевое количество ставок с даты приказа о сокращении.
Чем отличается «Утверждение штатного расписания» от «Изменения штатного расписания»?
«Утверждение» применяется при первичном вводе штатки или полной её замене новой редакцией. «Изменение» — для точечных правок: добавления, закрытия позиций, изменения окладов в рамках действующего штатного расписания.
Нужно ли создавать должность в справочнике «Должности» отдельно?
Не обязательно заранее: новую должность можно создать прямо из поля выбора в документе или карточке позиции. Но если по должности нужны единые настройки (категория, класс условий труда, коды для отчётности), удобнее завести её в справочнике заранее и заполнить все реквизиты.