Как оформить диспансеризацию в 1С:ЗУП

Диспансеризация — это освобождение сотрудника от работы на время прохождения медицинского осмотра с сохранением среднего заработка. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой день оформляется отдельным документом отсутствия, иначе программа посчитает день неявкой и занизит зарплату либо, наоборот, оплатит его как обычный рабочий без законного основания.

Основная сложность — правильно выбрать вид отсутствия и убедиться, что он корректно учитывается при расчете среднего заработка, отпускных и больничных. Ошибка в настройке вида расчета приводит к искажению среднего и, как следствие, к нарушениям при проверках.

Ниже разобран полный цикл: от настройки программы до проверки результата в расчетном листке и табеле. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1; в других конфигурациях (например, «1С:Кадры») логика похожа, но названия документов могут отличаться.

Нормативная основа и когда оформлять отсутствие

Трудовой кодекс обязывает работодателя освобождать работников от работы для прохождения диспансеризации с сохранением среднего заработка (ст. 185.1 ТК РФ). Работники предпенсионного возраста имеют право на два рабочих дня в год, остальные — как правило, на один день раз в три года (в зависимости от возраста и категории). Основанием служит заявление сотрудника и согласование даты с работодателем.

В программе этот день нельзя оставлять «как есть» в табеле: если ничего не ввести, день останется рабочим, и при пересчете возникнут вопросы. Если же отметить его прогулом или отпуском без сохранения — нарушатся права работника. Поэтому используется специальный вид отсутствия с оплатой по среднему.

Проверьте, что сотрудник принес подтверждающий документ из медицинской организации (справку о прохождении диспансеризации). Он хранится в кадровом деле, а в программе служит основанием для документа отсутствия.

Подготовка: проверка настроек программы

Перед первым оформлением убедитесь, что функциональность отсутствий включена. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и проверьте, что включены опции учета отсутствий и командировок/отсутствий по среднему. В типовой поставке вид расчета «Диспансеризация» обычно уже присутствует в плане видов расчета «Начисления».

Откройте этот вид расчета и проверьте ключевые параметры: назначение — «Оплата времени отсутствия», способ расчета — по среднему заработку, обложение НДФЛ и взносами. Также проверьте, что начисление входит в базу для расчета среднего заработка там, где это требуется законодательством, и исключено из расчетных периодов по правилам (периоды сохранения среднего исключаются из расчета среднего).

Если предопределенного вида нет — создайте его копированием типового «Оплата по среднему заработку» и задайте понятное наименование, чтобы в отчетах и табеле было видно назначение начисления.

Оформление документа отсутствия

Основной рабочий инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Кадры» → «Отсутствия», в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите период отсутствия — обычно один рабочий день.

В поле «Вид отсутствия» выберите «Диспансеризация» (или созданный вами вид). Программа автоматически рассчитает оплату по среднему заработку на вкладке начислений. Проверьте сумму: она должна соответствовать среднедневному заработку сотрудника за расчетный период.

Проведите документ. После проведения день диспансеризации вытеснит основное начисление (оклад) за этот день и заменится оплатой по среднему — это нормальное поведение, а не ошибка.

1. 1
   Получите заявление сотрудника и согласуйте дату диспансеризации
2. 2
   Проверьте наличие вида расчета «Диспансеризация» в плане видов расчета
3. 3
   Создайте документ «Отсутствие» с видом «Диспансеризация» на нужную дату
4. 4
   Проверьте рассчитанную сумму по среднему заработку на вкладке начислений
5. 5
   Проведите документ и сверьте результат в расчетном листке и табеле

Если сотрудник отсутствовал два дня (предпенсионеры)

Для работников предпенсионного возраста закон дает два дня в год. Оформите один документ на оба дня, если они идут подряд, либо два отдельных документа, если даты разнесены. Следите за лимитом: программа сама не контролирует годовое количество дней, это зона ответственности кадровика.

Проверка результата: расчетный листок, табель, средний заработок

После проведения откройте расчетный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»). В нем должна появиться строка с начислением за диспансеризацию, а окладная часть — уменьшиться пропорционально одному дню. Сумма по среднему рассчитывается из заработка за 12 предшествующих месяцев по стандартным правилам.

Проверьте табель («Зарплата» → «Отчеты» → «Табель учета рабочего времени Т-13»). День должен отражаться отдельным обозначением, а не буквой «Я». Если в табеле стоит рабочий день — документ либо не проведен, либо вид отсутствия настроен без вытеснения рабочего времени.

Дополнительно сверьте регистр данных для расчета среднего: откройте документ и через «Ещё» посмотрите движения. Сумма и дни должны попасть в соответствующие учетные данные, чтобы не ломать последующие расчеты отпусков и больничных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок

Норма

Есть строка оплаты диспансеризации по среднему, оклад уменьшен на один день

Тревожный признак

Начисления нет, день оплачен как обычный или не оплачен вовсе

Табель Т-13

Норма

День отмечен кодом отсутствия по диспансеризации

Тревожный признак

Стоит «Я» или «НН» (неявка по невыясненной причине)

Движения документа

Норма

Сумма и день отражены в данных среднего заработка

Тревожный признак

Регистры пустые — документ не проведен или вид расчета настроен неверно

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление дня диспансеризации как отпуска без сохранения заработной платы. Это прямое нарушение: работник теряет деньги, а организация рискует получить претензии при проверке трудовой инспекции. Вторая ошибка — оставить день рабочим и доплатить «в конверте» через премию, что искажает средний заработок и налоговую базу.

Третья проблема — документ создан после расчета зарплаты за месяц. Тогда сумма не попадет в ведомость, и потребуется либо перерасчет, либо выплата в следующем периоде. Вводите отсутствия до итогового расчета месяца.

Четвертая ошибка — ручное редактирование суммы в документе. Если средний рассчитан неверно, ищите причину в данных расчетного периода (неучтенные премии, неверно исключенные периоды), а не правьте цифру вручную.

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник работает на условиях внутреннего совместительства, отсутствие оформляется по каждому месту работы отдельно — иначе по второй должности день останется рабочим в табеле. Для внешних совместителей действует то же правило: освобождение предоставляется по каждому трудовому договору.

При сменном графике или суммированном учете рабочего времени проверьте, попадает ли день диспансеризации на запланированную смену. Отсутствие оформляется только на рабочие дни по графику сотрудника; на выходной день документ создавать не нужно.

Если в организации используется 1С:ЗУП в связке с 1С:Бухгалтерией, убедитесь, что способ отражения начисления в бухучете настроен (статья затрат, счет). Иначе при синхронизации сумма попадет в отражение с пустой аналитикой.

Удобно завести в организации единый порядок: сотрудник пишет заявление заранее, кадровик вводит отсутствие до расчета месяца, а справку из медучреждения подшивает к заявлению. Тогда не придется делать перерасчеты и объяснять расхождения в табеле.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять диспансеризацию, если сотрудник прошел её в выходной день?

Нет. Освобождение от работы положено только на рабочие дни по графику сотрудника. Если медосмотр пройден в выходной, документ отсутствия в программе не создается и оплата по среднему не начисляется.

Что делать, если зарплата за месяц уже рассчитана, а сотрудник принес справку позже?

Введите документ отсутствия датой фактического дня диспансеризации и выполните доначисление в текущем периоде — либо пересчитайте прошлый месяц через механизм перерасчетов, если период еще не закрыт. Выплату можно провести в ближайшую ведомость.

Облагается ли оплата дня диспансеризации НДФЛ и взносами?

Да, это доход работника в рамках трудовых отношений: начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Проверьте эти настройки в виде расчета, если создавали его вручную.

Как контролировать лимит дней для предпенсионеров?

Типовая программа не ведет автоматический счетчик использованных дней. Ведите учет вручную — например, отбором документов отсутствия по сотруднику за год или отдельным регистром/дополнительным сведением в карточке сотрудника.

Можно ли оформить диспансеризацию через «Кадровый перевод» или другой документ?

Нет. Оплату по среднему за время отсутствия корректно рассчитывают только документы группы «отсутствия». Кадровые документы изменяют условия труда, но не формируют начислений за конкретный день.