Другое · 8 мин
Как ввести новую должность в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по созданию новой должности в 1С:ЗУП 3.1: настройка справочника, связь со штатным расписанием, типовые ошибки и проверка результата.
Новая должность в 1С:ЗУП появляется в двух местах: в справочнике «Должности» и, если ведётся штатное расписание, в позициях штатного расписания. Правильный порядок зависит от того, как настроен учёт в вашей информационной базе: с ведением штатного расписания или без него. Ошибка на этом этапе приводит к дублям в отчётах, неверным печатным формам приказов и проблемам при приёме сотрудников.
Ниже разобраны оба сценария, настройки, которые стоит заполнить сразу при создании должности, и способы проверить, что всё заведено корректно. Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1; в более ранних версиях названия разделов могут отличаться.
Проверьте, ведётся ли штатное расписание
Перед созданием должности откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и посмотрите, установлен ли флаг «Ведётся штатное расписание». От этого зависит весь дальнейший порядок работы. Если флаг снят, достаточно создать элемент справочника «Должности» — он сразу станет доступен в кадровых документах.
Если штатное расписание ведётся, то в документах приёма и перевода выбирается не сама должность, а позиция штатного расписания — связка «подразделение + должность» с указанием количества ставок, оклада и надбавок. В этом случае одной записи в справочнике недостаточно.
Как выбрать порядок действий
Создание должности в справочнике
Откройте раздел «Настройка» → «Должности» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры» → «Должности»). Нажмите кнопку «Создать». Заполните наименование должности так, как оно должно печататься в приказах и трудовых договорах, — программа подставляет это значение в печатные формы без изменений.
Обратите внимание на поля карточки должности. Поле «Сокращенное наименование» используется в отчётах, где полное название не помещается. Если в организации применяется разрядно-тарифная система, заполните поля «Тарифная группа» или разряд — от этого зависит подбор тарифов при начислениях.
Полезно сразу указать вредные и особые условия труда, если они характерны для должности: эти сведения используются при расчёте стажа для досрочной пенсии и в отчётности. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».
- 1Откройте «Настройка» → «Должности»
- 2Нажмите «Создать» и введите полное наименование должности
- 3Заполните сокращённое наименование, разряд и условия труда при необходимости
- 4Нажмите «Записать и закрыть»
- 5Проверьте, что должность появилась в списке справочника
Добавление позиции в штатное расписание
Если штатное расписание ведётся без истории изменений, откройте «Кадры» → «Штатное расписание», выберите нужное подразделение и добавьте новую строку. В поле «Должность» выберите только что созданный элемент справочника, укажите количество ставок, оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки, если они предусмотрены.
Если включена история изменений штатного расписания, прямое редактирование списка недоступно — все изменения оформляются документами. Создайте документ «Кадры» → «Изменение штатного расписания», укажите дату вступления в силу и добавьте новую позицию. До этой даты принять сотрудника на новую должность не получится.
Дополнительные настройки должности
Для должностей, связанных с управлением транспортом, охраной труда или материальной ответственностью, проверьте соответствующие признаки в карточке — они влияют на типовые печатные формы и некоторые отчёты. Если организация ведёт воинский учёт, убедитесь, что категория должности (руководители, специалисты, служащие) указана верно: от неё зависят формы воинского учёта.
При использовании обмена с 1С:Бухгалтерией проверьте, что новая должность корректно выгружается и не создаёт дублей в смежной базе. Дубли чаще всего возникают, когда должность заводили вручную в обеих программах с незначительными различиями в написании.
Проверка результата
Самый надёжный способ убедиться, что всё заведено правильно, — создать тестовый документ «Приём на работу» на любого сотрудника (можно не проводить, а просто открыть форму). Новая должность или позиция штатного расписания должна быть доступна для выбора, а оклад и надбавки — подставляться автоматически.
Дополнительно сформируйте отчёт «Штатное расписание» («Кадры» → отчёты) и проверьте, что новая позиция отображается с верным подразделением, количеством ставок и размером оплаты. Расхождения на этом этапе проще исправить сразу, чем после приёма реального сотрудника.
Как проверить результат
Должность или позиция доступна в списке выбора
Позиция не отображается — проверьте дату вступления в силу и подразделение
Оклад и надбавки подставляются из позиции штатного расписания
Поля оплаты пустые — не заполнены начисления в позиции
Наименование должности выводится полностью и без ошибок
Текст обрезан или с опечаткой — исправьте наименование в справочнике
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — создание новой должности вместо использования уже существующей с похожим названием. Это порождает дубли («Менеджер», «Менеджер по продажам», «Менеджер отдела продаж» как разные должности при одинаковой сути), которые затем мешают в отчётах по текучести и численности. Перед созданием воспользуйтесь поиском по справочнику.
Вторая распространённая проблема — попытка принять сотрудника на должность, для которой не создана позиция штатного расписания. В этом случае программа либо не даёт выбрать должность, либо выдаёт сообщение об отсутствии свободных ставок. Решение — вернуться к шагу с штатным расписанием.
Что важно запомнить
Порядок зависит от настройки штатного расписания: без него достаточно справочника «Должности», с ним нужно дополнительно создать позицию. После заведения проверьте доступность должности в тестовом документе приёма и корректность печатных форм.
Частые вопросы
Можно ли удалить ошибочно созданную должность?
Да, если по ней нет ни одного документа. Пометьте элемент на удаление и выполните «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если ссылки есть, программа покажет список объектов, которые мешают удалению, — тогда должность лучше просто переименовать с пометкой «не использовать».
Почему новая должность не видна в документе приёма?
Чаще всего ведётся штатное расписание, а позиция для этой должности не создана или вступает в силу позже даты приёма. Проверьте штатное расписание на дату документа и дату в документе «Изменение штатного расписания».
Как изменить наименование должности без последствий?
Если документов по должности ещё нет, просто отредактируйте наименование в справочнике. Если документы есть, учтите: новое название появится при повторной печати старых приказов. В кадровом учёте корректнее завести новую должность и оформить переводы.
Нужно ли заводить должность для внешнего совместителя отдельно?
Нет, совместители принимаются на те же должности и позиции штатного расписания, что и основные сотрудники. Вид занятости указывается в самом документе приёма, а не в справочнике должностей.
Переносится ли новая должность в 1С:Бухгалтерию автоматически?
Если настроена синхронизация данных, справочник «Должности» участвует в обмене и переносится автоматически. Проверьте результат синхронизации: при различиях в написании возможны дубли, которые нужно объединить вручную.