Как ввести лицевые счета сотрудников в 1С 8.3 ЗУП

Лицевой счёт сотрудника в 1С:ЗУП 8.3 — это банковский счёт, на который перечисляется зарплата, аванс, отпускные и другие выплаты. Без корректно заполненного лицевого счёта программа не сможет сформировать ведомость в банк и реестр для зарплатного проекта, а выплаты придётся проводить вручную через кассу.

В ЗУП 8.3 существует два основных способа указать лицевой счёт: ввести его вручную в карточке сотрудника или загрузить из файла обмена с банком в рамках зарплатного проекта. Выбор зависит от того, работает ли организация по зарплатному проекту и поддерживает ли банк электронный обмен с 1С.

Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами, проверками результата и типичными ошибками, из-за которых счёт не подставляется в ведомость или выплата уходит не туда.

Где в ЗУП 8.3 хранятся лицевые счета

Лицевой счёт привязан к физическому лицу, а не к конкретному месту работы. Это важно: если сотрудник устроен в несколько организаций или по совместительству, один и тот же счёт может использоваться во всех ведомостях. Хранится информация в регистре «Лицевые счета сотрудников», а доступ к ней открывается из карточки сотрудника.

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного сотрудника. В верхней части карточки вместе с другими личными данными (ИНН, СНИЛС, адрес) находится гиперссылка «Лицевые счета». Если счёт ещё не введён, рядом со ссылкой нет данных либо отображается подсказка о его отсутствии.

Помимо карточки сотрудника, список всех введённых счетов доступен через раздел «Выплаты» → «Лицевые счета сотрудников» (в некоторых релизах путь — «Зарплата» → «Лицевые счета сотрудников»). Этот список удобен для массовой проверки и поиска сотрудников без счетов.

Ручной ввод лицевого счёта в карточке сотрудника

Ручной способ подходит, когда сотрудников немного, счета открыты в разных банках или организация не участвует в зарплатном проекте с электронным обменом.

Порядок действий:

1. Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника.
2. В карточке нажмите гиперссылку «Лицевые счета».
3. В открывшейся форме заполните поле «Банк» — выберите банк из классификатора (справочник «Банки»). Если банка нет, добавьте его по БИК: программа подтянет наименование и корсчёт из классификатора Банка России.
4. В поле «Номер счёта» введите 20-значный номер счёта сотрудника.
5. Укажите дату, с которой действует счёт (поле периодичности), если форма её запрашивает.
6. Нажмите «ОК» и запишите карточку сотрудника.

1. 1
   Кадры → Сотрудники → открыть карточку
2. 2
   Перейти по ссылке «Лицевые счета»
3. 3
   Выбрать банк по БИК из классификатора
4. 4
   Ввести 20-значный номер счёта
5. 5
   Указать дату начала действия счёта
6. 6
   Записать карточку и проверить подстановку в ведомость

Программа проверяет контрольное соотношение номера счёта и БИК банка. Если номер введён с ошибкой, ЗУП выдаст предупреждение о несоответствии ключевания. Не игнорируйте его: такой счёт банк с высокой вероятностью отклонит при зачислении.

Если сотрудник сменил банк, не редактируйте старую запись «затиранием» — добавьте новую строку с актуальной датой. История изменений хранится, и программа будет подставлять счёт, действующий на дату ведомости. Это важно при пересчётах и сторнированиях за прошлые периоды.

Загрузка лицевых счетов через зарплатный проект

Если организация выплачивает зарплату через зарплатный проект, счета удобнее загружать автоматически из файла, который банк присылает после открытия счетов сотрудникам. Это исключает ошибки ручного ввода и ускоряет процесс при массовом трудоустройстве.

Сначала убедитесь, что зарплатный проект создан в программе: раздел «Выплаты» → «Зарплатные проекты». В карточке проекта указывается банк, договор и настройки обмена. Без зарплатного проекта механизм обмена с банком работать не будет.

Для загрузки счетов откройте «Выплаты» → «Обмен с банками (зарплата)» → «Заявки на открытие лицевых счетов» или соответствующий документ обмена (название зависит от релиза: «Подтверждение открытия лицевых счетов»). Загрузите файл, полученный из банка (обычно XML или текстовый формат), — программа сопоставит сотрудников по ФИО и паспортным данным и запишет счета автоматически.

После загрузки откройте список лицевых счетов и сверьте количество записей с количеством сотрудников в заявке. Расхождение означает, что часть сотрудников не сопоставилась — обычно из-за расхождений в ФИО, паспортных данных или СНИЛС между базой и файлом банка.

Настройка способа выплаты и проверка подстановки счёта

Сам по себе введённый счёт не гарантирует, что выплата пойдёт на него: способ выплаты определяется ведомостью. В ЗУП есть ведомости «в банк» (по лицевым счетам) и «через кассу». Если создать ведомость в кассу, лицевой счёт не понадобится.

При создании документа «Ведомость в банк» (раздел «Выплаты») программа автоматически подставляет действующий на дату ведомости лицевой счёт каждого сотрудника. Если счёт не заполнен, строка с сотрудником либо не добавится, либо будет подсвечена с предупреждением — поведение зависит от настроек.

Чтобы сократить ошибки, задайте способ выплаты по умолчанию в карточке организации или подразделения («Реквизиты» → «Учётная политика и другие настройки» → «Выплата зарплаты»). Тогда при заполнении ведомости программа сразу предложит нужный тип выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Лицевой счёт в карточке сотрудника

Норма

Заполнены банк и 20-значный номер, дата действия актуальна

Тревожный признак

Поле пустое или номер короче/длиннее 20 цифр

Подстановка в ведомость в банк

Норма

Сотрудник попадает в ведомость, счёт виден в строке

Тревожный признак

Сотрудник не добавляется или строка с предупреждением

Контрольное соотношение счёта и БИК

Норма

Программа не выдаёт предупреждений при записи

Тревожный признак

Сообщение о неверном ключе счёта

Массовый ввод и изменение счетов

Когда счета нужно ввести или заменить сразу у десятков сотрудников, ручной ввод в каждой карточке занимает много времени. В таких случаях используют загрузку из файла банка (если счета открываются через зарплатный проект) либо обработки группового изменения данных.

Штатный вариант массового изменения — документ обмена с банком. Альтернатива без зарплатного проекта: выгрузка списка сотрудников в таблицу, заполнение счетов и загрузка через типовые или отраслевые обработки. При использовании нестандартных обработок обязательно тестируйте их на копии базы: ошибка массовой загрузки испортит данные сразу у всех сотрудников.

При массовой смене банка (например, перевод зарплатного проекта в другой банк) проверьте даты начала действия новых счетов. Если новая запись вступает в силу раньше, чем проведены последние ведомости по старому банку, программа может подставить новый счёт в старые документы при их перепроведении.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — сотрудник не попадает в ведомость в банк. Причины: счёт не введён вовсе, дата начала действия счёта позже даты ведомости, либо в ведомости выбран другой зарплатный проект. Проверяйте эти три пункта в первую очередь.

Вторая группа ошибок связана с банком: не обновлён классификатор банков (банк переименован или лишён лицензии), неверный БИК, нарушено контрольное соотношение номера счёта. Обновите классификатор банков через «Администрирование» → «Обслуживание» или загрузите его вручную.

Ограничения механизма: один сотрудник — один действующий счёт на дату (выплата на несколько счетов одновременно штатно не поддерживается в ведомости); счёт привязан к физлицу, поэтому при дублях физических лиц в базе счет может не находиться. Перед вводом счетов устраните дубли физических лиц через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей».

Частые вопросы

Можно ли выплачивать зарплату на счёт другого человека?

Штатно лицевой счёт вводится на самого сотрудника, и программа передаёт в банк его ФИО как получателя. Выплата на счёт третьего лица оформляется не через зарплатный проект, а отдельным порядком (например, по заявлению сотрудника через исполнительные документы или произвольное перечисление), и это требует участия бухгалтера и юридической оценки.

Сотрудник сменил банк, а в ведомости подставляется старый счёт. Что делать?

Проверьте дату начала действия нового счёта в форме «Лицевые счета»: если она позже даты ведомости, программа берёт старую запись. Установите корректную дату. Также убедитесь, что старая запись не имеет более поздней даты, чем новая.

Как найти всех сотрудников без лицевых счетов?

Откройте список «Лицевые счета сотрудников» и сравните со списком работающих, либо сформируйте ведомость в банк за период: сотрудники без счетов не попадут в документ или будут отмечены предупреждением. Удобно также использовать отчёт по сотрудникам с отбором.

Нужно ли вводить лицевой счёт, если зарплата выдаётся через кассу?

Нет. Для выплат через кассу лицевой счёт не используется. Но если часть сотрудников получает деньги в кассе, а часть — на карты, счета нужно ввести только второй группе, а способы выплаты развести по разным ведомостям.

Банк прислал файл, но при загрузке возникает ошибка формата. В чём причина?

Чаще всего в настройках зарплатного проекта выбран формат обмена, не совпадающий с форматом файла банка. Откройте карточку зарплатного проекта и проверьте настройку обмена. Если нужного формата нет, уточните у банка поддерживаемый вариант или используйте универсальный XML-формат.

Можно ли хранить несколько счетов у одного сотрудника?

История счетов хранится с датами действия, но на конкретную дату действует только один счёт. Одновременная выплата части суммы на один счёт и части на другой штатным механизмом ведомостей не поддерживается — такие случаи оформляются отдельными операциями.