Где в 1С находится личная карточка сотрудника

Личная карточка сотрудника в программах 1С существует в двух видах: как элемент справочника «Сотрудники», где хранятся все кадровые данные физического лица, и как печатная форма Т-2 — унифицированный документ по постановлению Госкомстата. Путь к ним различается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок развёрнут полностью, а в 1С:Бухгалтерии он урезан до необходимого минимума для расчёта зарплаты.

Чаще всего пользователи ищут карточку, чтобы посмотреть паспортные данные, стаж, состав семьи или распечатать форму Т-2 для личного дела работника. Ниже разобраны точные пути в меню для основных конфигураций, способы быстрого поиска, типичные проблемы с правами доступа и отличия карточки в разных версиях платформы.

Где находится карточка сотрудника в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь к данным сотрудника проходит через раздел «Кадры» в панели разделов слева. Откройте пункт «Сотрудники» — отобразится список всех работников, включая уволенных, если включён соответствующий фильтр. Двойной щелчок по строке или кнопка «Изменить» открывает карточку сотрудника — форму с личными данными, документами, образованием, стажем и составом семьи.

Если в списке много записей, используйте строку поиска вверху списка: достаточно ввести фамилию или её часть. Также работает поиск через поле «Найти» (Ctrl+F). Учтите, что по умолчанию список может показывать только действующих сотрудников — уволенные скрываются настройкой отбора.

Карточка сотрудника в ЗУП — это многостраничная форма. Основные сведения (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС) видны сразу, а детали раскрываются по гиперссылкам: «Личные данные», «Трудовая деятельность», «Образование», «Семья», «Воинский учёт», «Адреса и телефоны». Каждая гиперссылка открывает отдельную форму редактирования.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
2. 2
   Выберите пункт «Сотрудники»
3. 3
   Найдите работника через строку поиска
4. 4
   Откройте карточку двойным щелчком
5. 5
   Для печати Т-2 нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)»

Как распечатать личную карточку Т-2

Печатная форма Т-2 формируется автоматически на основании данных, внесённых в карточку сотрудника и кадровые документы (приёмы, переводы, отпуска). В открытой карточке нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите «Личная карточка (Т-2)». Программа соберёт сведения об образовании, стаже, составе семьи и истории трудовой деятельности в готовый документ.

Альтернативный путь — из списка сотрудников: выделите строку, нажмите «Печать» и выберите ту же форму. Это удобно, когда нужно распечатать карточки сразу нескольких работников — выделите их с зажатой клавишей Ctrl.

Перед печатью проверьте заполненность исходных данных. Если в форме Т-2 пустые разделы (например, «Образование» или «Состав семьи»), значит, соответствующие сведения не внесены в карточку. Программа не подставляет данные «из ниоткуда» — она берёт только то, что сохранено в информационной базе.

Карточка сотрудника в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый функционал ограничен, но карточка сотрудника присутствует. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откроется список работников, из которого двойным щелчком открывается карточка с основными данными: ФИО, дата рождения, документы, ИНН, СНИЛС, адрес.

Объём сведений здесь заметно меньше, чем в ЗУП: нет расширенных блоков образования, стажа и воинского учёта в полном виде. Печатная форма Т-2 доступна через кнопку «Печать» в карточке или из списка сотрудников, но её заполненность зависит от того, какие данные вообще внесены в базу.

Если организация ведёт полный кадровый учёт, бухгалтерии обычно недостаточно — для этого предназначен ЗУП. В связке обеих программ кадровые данные вводятся в ЗУП и синхронизируются с Бухгалтерией, поэтому редактировать карточки следует именно в ЗУП, иначе при обмене изменения могут быть перезаписаны.

Сравнение конфигураций

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: образование, стаж, семья, воинский учёт, форма Т-2 заполняется полностью. Подходит кадровикам и расчётчикам зарплаты.

1С:Бухгалтерия

Сокращённая карточка с базовыми данными для расчёта зарплаты и отчётности. Т-2 доступна, но разделы могут быть пустыми.

1С:Управление нашей фирмой

Карточка сотрудника в разделе «Зарплата и персонал», функционал ближе к бухгалтерии — для малых предприятий.

Что содержит личная карточка и как её редактировать

Карточка сотрудника в ЗУП структурирована по разделам. Основные группы данных: персональные сведения (ФИО, пол, дата и место рождения, гражданство), документы, удостоверяющие личность, ИНН и СНИЛС, контактная информация, образование и квалификация, трудовая деятельность и стаж, состав семьи, воинский учёт, инвалидность и льготы.

Редактирование выполняется через гиперссылки внутри карточки. Например, чтобы изменить паспортные данные, нажмите ссылку «Личные данные» или «Документы» (название зависит от версии), внесите новые сведения и укажите дату, с которой они действуют. Программа хранит историю изменений — старые данные не удаляются, а сохраняются с периодом действия.

Важное ограничение: часть данных в карточке недоступна для прямого редактирования, потому что формируется кадровыми документами. Должность, подразделение, график работы и оклад меняются только документами «Кадровый перевод» или «Приём на работу» — попытка исправить их вручную в карточке невозможна по замыслу программы.

Почему карточка не открывается или не видна

Самая частая причина, по которой пользователь не находит раздел «Кадры» или кнопку «Сотрудники», — ограничение прав доступа. Если вашей роли не назначены права на кадровый учёт, раздел просто не отображается в интерфейсе. В этом случае нужно обратиться к администратору 1С или руководителю, чтобы вам выдали профиль «Кадровик» или добавили соответствующую роль.

Вторая причина — сотрудник заведён как физическое лицо, но не оформлен приём на работу. В списке «Сотрудники» такой человек может не отображаться или отображаться без данных о должности. Проверьте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от версии) — если запись там есть, создайте документ приёма на работу.

Третья ситуация — работают даты запрета редактирования или отбор в списке. Если список сотрудников пуст, хотя люди в базе есть, сбросьте отбор: в списке нажмите «Ещё» → «Настроить список» и удалите лишние условия. Также проверьте, не включён ли отбор «только работающие», когда вы ищете уволенного сотрудника.

Быстрый доступ и полезные приёмы

Если вы регулярно работаете с карточками сотрудников, добавьте список «Сотрудники» в избранное: нажмите на звёздочку рядом с названием раздела или используйте команду «Добавить в избранное» в меню навигации. Тогда список будет доступен одним кликом из панели избранного вверху окна.

Из карточки сотрудника в ЗУП доступны быстрые переходы к связанным объектам: кадровым документам, начислениям, отпускам, больничным, налоговым вычетам. Это удобно для комплексной проверки: например, перед расчётом отпуска можно сразу посмотреть, какие документы оформлены по человеку и какой стаж учтён.

Для массовой проверки данных вместо открытия каждой карточки используйте отчёты: «Штатные сотрудники», «Личные данные сотрудников», «Остатки отпусков» — они находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» или «Отчёты, справки». Отчёт покажет сведения по всем работникам в одной таблице.

Контрольные точки

Как проверить результат

Открытие карточки

Норма

Форма открывается, видны ФИО, ИНН, СНИЛС и гиперссылки разделов

Тревожный признак

Ошибка прав доступа или пустая форма без данных

Печать формы Т-2

Норма

Документ формируется, разделы заполнены данными из базы

Тревожный признак

Пустые разделы — сведения не внесены в карточку

Список сотрудников

Норма

Видны все работники, включая уволенных при нужном отборе

Тревожный признак

Список пуст или часть людей отсутствует — проверьте отбор

Часто задаваемые вопросы

Где найти личную карточку уволенного сотрудника?

В том же списке «Кадры» → «Сотрудники», но нужно снять отбор, скрывающий уволенных. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и уберите условие по статусу, либо используйте поиск по фамилии — уволенные находятся поиском даже при стандартном отборе в большинстве версий.

Можно ли заполнить форму Т-2 вручную, минуя карточку?

Нет, печатная форма Т-2 в 1С формируется только из данных информационной базы. Если какого-то раздела не хватает, сначала внесите сведения в карточку сотрудника через соответствующие гиперссылки, затем повторно сформируйте печатную форму.

Почему в карточке нет кнопки «Печать»?

Чаще всего дело в правах: у вашей роли нет доступа к печатным формам кадровых документов. Реже — форма открыта в режиме просмотра нового, ещё не записанного элемента. Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть», затем откройте снова. Если кнопки по-прежнему нет — запросите права у администратора.

Чем карточка сотрудника отличается от справочника «Физические лица»?

«Физические лица» — это базовый справочник с персональными данными человека (ФИО, документы, ИНН). «Сотрудники» — это записи о трудовых отношениях: один человек может иметь несколько записей сотрудника, например при работе по совместительству. Печатная форма Т-2 строится по сотруднику с подтягиванием данных физического лица.

Как посмотреть историю изменения данных сотрудника?

Персональные данные (документы, ФИО, адреса) хранятся с периодом действия — откройте соответствующий раздел карточки и посмотрите таблицу истории. Изменения должности и оплаты видны в кадровых документах: из карточки перейдите по ссылке на список документов сотрудника. Также доступен отчёт «История изменений» через журнал регистрации для администраторов.