Как ввести график работы в 1С

График работы в 1С — это основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. Без корректно заполненного графика программа не сможет определить норму часов сотрудника, рассчитать оплату за неполный месяц или правильно учесть ночные и праздничные часы. Ошибка в графике почти всегда приводит к неверным начислениям, которые замечают только после выплаты.

Порядок ввода графика зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) графики — полноценный инструмент планирования рабочего времени, включая сменные и гибкие режимы. В 1С:Бухгалтерии график нужен в основном для расчёта аванса и зарплаты пропорционально отработанным дням. Ниже разобраны оба сценария с точными шагами и проверкой результата.

Где в 1С хранятся графики и зачем они нужны

Графики работы хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников» (в 1С:ЗУП) или «Графики работы» (в 1С:Бухгалтерии). Каждый элемент справочника описывает режим рабочего времени: какие дни рабочие, сколько часов длится смена, как учитываются выходные и праздники. Один и тот же график можно назначить любому количеству сотрудников — создавать отдельный график под каждого человека не нужно.

Программа использует график в трёх ключевых местах. Во-первых, при расчёте зарплаты: если сотрудник отработал не все дни месяца, оклад делится на норму дней или часов по его графику. Во-вторых, при заполнении табеля учёта рабочего времени (документ «Табель» в ЗУП заполняется по графикам автоматически). В-третьих, при расчёте среднего заработка и отпускных в некоторых сценариях.

Подготовка: производственный календарь и виды времени

Прежде чем создавать график, убедитесь, что в базе заполнен производственный календарь. В 1С:ЗУП он находится в разделе «Настройка» → «Производственные календари», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Главное» → «Производственный календарь». Календарь обновляется автоматически через интернет-сервис или вручную: праздничные дни и переносы должны соответствовать официальному календарю на текущий период.

Если производственный календарь не заполнен, графики, использующие его как основу (например, пятидневка), покажут неверную норму времени, а праздники не будут исключены из рабочих дней. Проверьте календарь за весь период, на который планируете вводить графики, включая следующий год, если расчёты затрагивают январь.

Как ввести график в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых версиях путь: «Кадры» → «Графики работы сотрудников»). Нажмите «Создать». В новом элементе задайте наименование, понятное всем пользователям: например, «Пятидневка 8 часов» или «Сменный 2/2 по 12 часов». Хорошее наименование избавит от путаницы при назначении графиков сотрудникам.

Далее выберите способ заполнения. Для стандартной пятидневки укажите «По дням недели» и установите длительность работы с понедельника по пятницу, например 8 часов. Отметьте, что выходные дни определяются по производственному календарю, — тогда праздники и переносы учтутся автоматически. Для сменного режима выберите заполнение «По циклам произвольной длины» и задайте шаблон: последовательность рабочих и выходных дней с указанием часов.

После настройки шаблона нажмите «Заполнить» или откройте вкладку с календарём и выполните автоматическое заполнение на нужный год. Программа разложит шаблон по датам. Обязательно пролистайте календарь и визуально проверьте несколько месяцев: рабочие часы в день, итоговую норму за месяц, отсутствие работы в праздники для пятидневки.

1. 1
   Проверьте заполнение производственного календаря на нужный период
2. 2
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
3. 3
   Задайте наименование и способ заполнения (по дням недели или по циклу)
4. 4
   Укажите длительность рабочих дней и смен, при необходимости — ночные и вечерние часы
5. 5
   Нажмите «Заполнить» и проверьте календарь за несколько месяцев
6. 6
   Запишите график и назначьте его сотрудникам через кадровый документ

Настройка сменного графика

Для режимов вида «сутки через трое» или «2/2 по 12 часов» используйте заполнение по циклу. В таблице цикла укажите шаблон одной полной ротации: например, два рабочих дня по 12 часов, затем два выходных. Задайте дату отсчёта — день, с которого начинается цикл. От этой даты зависит, какими будут конкретные рабочие даты каждого сотрудника, поэтому для разных смен обычно создают отдельные графики со сдвинутой датой отсчёта.

Если смена захватывает ночное время, добавьте виды времени «Ночные часы» и укажите их количество в смене. Это необходимо для автоматической доплаты за ночную работу. Без указания ночных часов в графике табель не выделит их, и доплату придётся считать вручную.

Как ввести график в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 графики находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Графики работы» (или через «Главное» → «Настройки» в зависимости от релиза). В типовой бухгалтерской конфигурации набор графиков проще: обычно достаточно пятидневки и шестидневки, заполняемых по производственному календарю. Создайте график, выберите базовый календарь и задайте длительность рабочего дня.

График привязывается к сотруднику в карточке сотрудника или в документе «Приём на работу». При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты» использует норму дней из графика сотрудника: если человек принят не с начала месяца или уволен, программа рассчитает оплату пропорционально отработанным дням по его графику.

Графики в ЗУП и в Бухгалтерии

1С:ЗУП

Полный функционал: сменные и гибкие графики, ночные часы, автоматический табель, индивидуальные графики. Подходит для кадрового учёта любой сложности.

1С:Бухгалтерия

Базовые графики по производственному календарю для расчёта оклада пропорционально дням. Сменные режимы и ночные часы полноценно не поддерживаются.

Назначение графика сотруднику

График назначается кадровым документом, а не в карточке графика. При приёме нового сотрудника график указывается прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Если режим меняется у действующего сотрудника, создайте документ «Кадровый перевод» и измените в нём график с нужной даты. В ЗУП для массового изменения удобен документ «Изменение графика работы списком сотрудников».

Важно: назначение графика действует с даты документа. Если сотрудник переходит на новый режим с середины месяца, норма времени за этот месяц будет рассчитана из двух графиков пропорционально периодам. Проверьте, что дата перевода указана верно, иначе норма и оплата исказятся.

Индивидуальные графики и отклонения

Стандартный график описывает плановое время, но реальность часто отличается: разовая смена режима, работа в выходной, временный перевод на другой график. В 1С:ЗУП для этого есть документ «Индивидуальный график» (или «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном). Он переопределяет плановое время сотрудника на конкретный месяц, не меняя основной график.

Разовые отклонения — сверхурочные, работа в выходной — оформляются отдельными документами («Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники»), а не правкой графика. Ручная правка графика под разовое событие — частая причина ошибок в расчётах у других сотрудников, если график общий.

Проверка результата и типичные ошибки

После ввода графика и назначения его сотрудникам выполните контрольный расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц и проверьте у сотрудника с полным окладом: норма дней и часов должна совпадать с графиком, а при полностью отработанном месяце начисление должно равняться окладу. В ЗУП дополнительно сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и сверьте заполнение с ожидаемым режимом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма дней в начислении зарплаты

Норма

Совпадает с количеством рабочих дней по графику за месяц

Тревожный признак

Норма нулевая, неполная или больше календарных дней

Табель Т-13

Норма

Рабочие и выходные дни заполнены по графику, праздники исключены

Тревожный признак

Пустые ячейки, работа в праздники при пятидневке

Начисление при полном месяце

Норма

Равно окладу сотрудника

Тревожный признак

Сумма больше или меньше оклада без видимых причин

Если обнаружили ошибку в закрытом периоде, не спешите перепроводить документы. Оцените, влияет ли ошибка на уже выплаченные суммы и сданную отчётность. В спорных случаях безопаснее оформить исправление текущим периодом через документы перерасчёта, чем перепроводить прошлые месяцы.

Частые вопросы

Можно ли назначить один график сразу всем сотрудникам?

Да. График — общий элемент справочника, его можно указать любому числу сотрудников. Для массового назначения в 1С:ЗУП используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» — он оформит перевод сразу для группы людей с одной даты.

Что делать, если сотрудник работает по графику, которого нет в списке?

Создайте новый элемент справочника «Графики работы сотрудников» с нужным шаблоном: по дням недели или по циклу произвольной длины. Нестандартные режимы вроде «сутки через трое» настраиваются именно через цикл с указанием часов и даты отсчёта.

Нужно ли каждый год создавать график заново?

Нет, но календарь графика нужно заполнять на каждый новый год. Откройте график и выполните автоматическое заполнение на следующий год после обновления производственного календаря. Сам элемент справочника и привязка к сотрудникам сохраняются.

Как оформить разовую работу в выходной, не меняя график?

Используйте документ «Работа в выходные и праздники» (в 1С:ЗУП). Он зафиксирует факт работы и обеспечит оплату или отгул, а плановый график сотрудника останется неизменным. Править сам график под разовое событие не нужно.

Почему при расчёте зарплаты норма дней равна нулю?

Чаще всего причины две: график не заполнен на нужный месяц (календарь графика пуст) или сотруднику не назначен график кадровым документом. Проверьте сначала заполнение календаря графика, затем наличие приёма на работу или кадрового перевода с указанным графиком.

Можно ли вести сменные графики в 1С:Бухгалтерии?

Типовая 1С:Бухгалтерия рассчитана на простые режимы по производственному календарю. Полноценные сменные графики с циклами, ночными часами и автоматическим табелем доступны в 1С:ЗУП. Если в организации есть сменные режимы, кадровый учёт и расчёт зарплаты корректнее вести в ЗУП.