Как ввести должность в штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм учёта позиций, ставок и плановых начислений. От корректности его заполнения зависят кадровые документы, расчёт зарплаты и отчёты по фонду оплаты труда. Поэтому добавлять новую должность нужно не справочником «в лоб», а с пониманием того, как программа хранит историю изменений.

В конфигурации различают два объекта: справочник «Должности» (перечень профессий по классификатору) и справочник «Штатное расписание» — конкретные позиции в подразделениях с указанием количества ставок, оклада и надбавок. Чтобы ввести должность в штатное расписание, нужно создать именно позицию штатного расписания, при необходимости предварительно заведя саму должность в справочнике.

Дальнейшие действия зависят от того, включён ли в программе контроль штатного расписания и ведётся ли его история. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки и способы проверки результата.

Проверка настроек перед началом работы

Прежде чем создавать позицию, проверьте, как настроен учёт штатного расписания в вашей базе. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» (в ряде релизов путь: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → ссылка на настройки кадрового учёта). Ключевой параметр — флажок «Ведется штатное расписание» и связанная с ним опция «Ведется история изменений штатного расписания».

Если история ведётся, все изменения позиций оформляются документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а позиция имеет дату вступления в силу. Если история отключена, позиции редактируются напрямую в справочнике, и программа хранит только текущее состояние без прошлых версий.

Также проверьте настройку «Проверять соответствие штатному расписанию» (контроль при приёме на работу и кадровых переводах). Если контроль включён, принять сотрудника на позицию, которой нет в расписании или по которой нет свободных ставок, не получится — программа выдаст предупреждение или запрет.

Создание должности в справочнике

Если нужной должности ещё нет в программе, сначала заведите её в справочнике «Должности»: раздел «Настройка» или «Кадры» → «Должности» → кнопка «Создать». Укажите наименование — оно будет выводиться в приказах, трудовых договорах и отчётах, поэтому формулируйте его так, как оно должно звучать в документах.

В карточке должности можно заполнить дополнительные сведения: ОКПДТР (код по классификатору), категорию, условия труда, признаки вредности для отчётности. Эти поля не обязательны для создания позиции штатного расписания, но влияют на статистическую отчётность и персонифицированный учёт, поэтому заполнять их лучше сразу.

Не плодите дубли: перед созданием поищите должность по фрагменту наименования. Две одинаковые должности («Бухгалтер» и «бухгалтер») приведут к раздвоению позиций и ошибкам в отчётах.

Добавление позиции в штатное расписание без истории изменений

Если история не ведётся, порядок действий максимально прост. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции укажите организацию (если в базе их несколько), подразделение, должность, дату утверждения, количество ставок и занимаемых ставок.

На вкладке оплаты труда задайте начисления: оклад или тарифную ставку, постоянные надбавки, доплаты. Для каждого начисления укажите размер или порядок расчёта. Если в программе настроены индексации, суммы могут подтягиваться из базовых значений — проверьте, что итоговый ежемесячный фонд по позиции отображается корректно.

Сохраните позицию кнопкой «Записать и закрыть». С этого момента она доступна для выбора в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод», а её ставки учитываются в отчётах по штатному расписанию.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, подразделение и должность
3. 3
   Укажите количество ставок и дату утверждения
4. 4
   На вкладке оплаты труда задайте оклад и надбавки
5. 5
   Запишите позицию и проверьте её через отчёт «Штатное расписание (Т-3)»

Ввод позиции при ведении истории изменений

Когда история включена, позиция создаётся только через документ. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Утверждения штатного расписания» (или сразу документ «Утверждение штатного расписания» в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы»). Создайте документ, укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и подразделение.

В табличной части добавьте строку с новой позицией: выберите существующую должность или создайте её по кнопке «Создать новую позицию». Заполните количество ставок, оклад и надбавки. Если позиция вводится с будущей датой, программа корректно покажет её в расписании начиная с указанного числа, а до этого момента она будет считаться неутверждённой.

Проведите документ. Именно проведение, а не просто запись, делает позицию действующей. Проверьте результат: в списке штатного расписания позиция должна отображаться со статусом, соответствующим дате утверждения, а в отчёте Т-3 — с корректным окладом и количеством ставок.

Проверка результата и печатная форма

После ввода позиции убедитесь, что она корректно отражается в отчётах. Сформируйте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)» на актуальную дату: новая позиция должна присутствовать в нужном подразделении с заданным окладом и ставками.

Дополнительно полезен отчёт «Остатки штатных единиц» или аналогичный отчёт по ставкам: он покажет, сколько ставок свободно и сколько занято. Если позиция создана, а в отчёте её нет — чаще всего причина в дате утверждения, лежащей в будущем, или в том, что документ утверждения не проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте Т-3

Норма

Отображается в нужном подразделении с верным окладом и ставками

Тревожный признак

Отсутствует или показана с нулевым окладом

Доступность при приёме на работу

Норма

Позиция выбирается в документе «Приём на работу» без предупреждений

Тревожный признак

Программа сообщает, что позиция не утверждена или нет свободных ставок

ФОТ по позиции

Норма

Ежемесячный фонд оплаты равен сумме оклада и надбавок

Тревожный признак

Фонд нулевой или не соответствует заданным начислениям

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — создание дубликата позиции вместо изменения существующей. При включённой истории это приводит к задвоению ставок в отчётах и невозможности корректно контролировать вакансии. Вторая типовая проблема — неверная дата утверждения: позиция введена «сегодняшним» числом, а сотрудника принимают задним числом, и контроль штатного расписания блокирует документ.

Ещё одна группа ошибок связана с начислениями: оклад задан в позиции, но не заполнен в приёме на работу, либо надбавка указана в позиции, но не назначена сотруднику. Помните: начисления в штатном расписании — это плановые значения позиции, а фактические назначения сотруднику задаются в кадровых документах и могут отличаться в пределах, разрешённых настройками контроля.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести должность в штатное расписание задним числом?

Да, укажите нужную дату утверждения в карточке позиции или в документе «Утверждение штатного расписания». Учтите, что если на этот период уже есть проведённые кадровые документы и расчёты, изменение может потребовать перепроведения связанных документов, поэтому действуйте аккуратно и при необходимости на копии базы.

Почему новая позиция не отображается в отчёте Т-3?

Наиболее вероятные причины: документ утверждения не проведён, дата утверждения позже даты формирования отчёта, либо в отчёте установлен отбор по другому подразделению или организации. Проверьте эти три пункта в указанном порядке.

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — это наименование профессии из справочника (например, «Менеджер по продажам»). Позиция штатного расписания — это должность в конкретном подразделении с заданным количеством ставок и оплатой. Одна должность может соответствовать нескольким позициям в разных подразделениях.

Как изменить оклад по уже введённой позиции?

При включённой истории используйте документ «Изменение штатного расписания» с датой вступления изменений в силу. Если история не ведётся, откройте карточку позиции и отредактируйте начисления напрямую, но помните: старое значение сохранено не будет.

Что делать, если при приёме на работу программа сообщает об отсутствии свободных ставок?

Проверьте количество ставок в позиции и число уже принятых на неё сотрудников через отчёт по штатным единицам. Либо увеличьте количество ставок документом изменения, либо, если контроль настроен как предупреждение, согласуйте с кадровой службой приём сверх штата.

Нужно ли заводить отдельную позицию для работы по совместительству?

Отдельная позиция не обязательна: внутреннее совместительство оформляется на ту же позицию штатного расписания, при этом занимается дополнительная доля ставки. Отдельную позицию создают, если условия оплаты или подразделение для совместителя отличаются.