Другое · 9 мин
Как внести зарплату в 1С: пошаговая инструкция
Как внести зарплату в 1С: настройка начислений, документы «Начисление зарплаты» и ведомости, выплата, НДФЛ и взносы, проверка расчётов и типичные ошибки.
Начисление зарплаты в 1С строится по цепочке: кадровые документы задают условия оплаты труда, документ начисления собирает данные за месяц, ведомости оформляют выплату, а регистрация НДФЛ и взносов происходит автоматически. Если пропустить хотя бы одно звено, программа либо не посчитает сотрудника, либо рассчитает его неверно.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП) — типовое решение для расчёта зарплаты. В 1С:Бухгалтерии логика похожая, но набор документов и степень автоматизации отличаются; отличия отмечены в отдельном разделе.
Перед первым начислением проверьте, что в базе заведены сотрудники, оформлены приёмы на работу с указанием оклада или тарифа, настроены графики работы и учётная политика по зарплате. Без этих данных документ начисления заполнится с ошибками или пустым.
Подготовка: что должно быть настроено до начисления
Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и убедитесь, что заполнены данные для расчёта взносов и НДФЛ: тариф взносов, регистрация в налоговом органе, дата выплаты зарплаты. Эти сведения напрямую влияют на проводки и отчётность.
Проверьте справочник «Начисления» (раздел «Настройка» → «Начисления»). Для стандартной оплаты по окладу достаточно предопределённого вида расчёта «Оплата по окладу», но премии, доплаты и районные коэффициенты должны существовать как отдельные начисления и быть назначены сотрудникам.
У каждого сотрудника в документе «Приём на работу» должны быть указаны: подразделение, должность, график работы, размер оклада и назначенные плановые начисления. Если сотрудник принят, но начисление ему не назначено, в расчёт он попадёт с нулевой суммой.
Контроль перед расчётом
Есть плановое начисление с суммой и график работы
Начисление не назначено — сотрудник посчитается в ноль
График заполнен на расчётный месяц
График пустой — норма времени не определится
Указаны дата выплаты и тариф взносов
Поля пустые — ошибки в НДФЛ и отчётности
Как создать документ «Начисление зарплаты и взносов»
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и нажмите «Создать». Укажите месяц начисления и организацию. Если расчёт делается по отдельным подразделениям, выберите нужное подразделение — тогда в документ попадут только его сотрудники.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с действующими плановыми начислениями, рассчитает оплату по отработанному времени, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы. Альтернатива — кнопка «Подбор», если нужно добавить сотрудников вручную по одному.
После заполнения откройте вкладки документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы». Каждая из них позволяет проверить детализацию расчёта по конкретному сотруднику. Двойной клик по строке открывает расшифровку: отработанные дни, норма времени, применённые вычеты.
- 1Раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» → «Создать»
- 2Укажите месяц, организацию и при необходимости подразделение
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
- 4Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» по ключевым сотрудникам
- 5Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть»
Как внести разовые начисления и удержания
Разовая премия оформляется документом «Премия» (раздел «Зарплата» → «Премии»). Заполните список сотрудников и суммы, укажите вид премии — от него зависит обложение НДФЛ и взносами. Документ проводится отдельно и попадёт в расчёт среднего заработка автоматически.
Материальная помощь вносится документом «Материальная помощь», больничные и отпуска — одноимёнными документами из раздела «Зарплата». Эти документы сами рассчитывают суммы и при заполнении итогового начисления учитывают отсутствие сотрудника.
Разовые удержания (например, за нанесённый ущерб) оформляются документом «Разовое удержание» из журнала «Все начисления и удержания». Алименты и прочие постоянные удержания вводятся документом «Исполнительный лист» — программа будет удерживать сумму ежемесячно до наступления условия прекращения.
Как оформить выплату зарплаты
После проведения начисления перейдите в раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного типа: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (для переводов на произвольные карты) или «Ведомость через кассу» (для наличной выплаты).
Нажмите «Заполнить» — ведомость подтянет суммы к выплате за выбранный месяц с учётом уже выплаченного аванса и удержанного НДФЛ. Проверьте итоговую сумму документа и дату выплаты: именно дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ.
Для зарплатного проекта из ведомости формируется выгрузка в банк (кнопка с формированием файла обмена). После подтверждения выплаты банком убедитесь, что ведомость проведена и суммы в ней соответствуют банковской выписке.
НДФЛ и страховые взносы при начислении
НДФЛ рассчитывается автоматически на вкладке «НДФЛ» документа начисления. Программа применяет вычеты, введённые документами из раздела «Налоги и взносы», и учитывает доход нарастающим итогом с начала года. Если у сотрудника изменилось право на вычет, внесите заявление до расчёта.
Страховые взносы считаются на отдельной вкладке «Взносы» по тарифу, указанному в учётной политике организации. Проверить итог можно через отчёт «Анализ взносов в фонды» (раздел «Отчёты, справки»).
Ошибки в НДФЛ чаще всего видны в отчёте «Анализ НДФЛ»: отрицательные суммы, расхождения между исчисленным и удержанным налогом. Обнаружив расхождение, не правьте цифры вручную без необходимости — сначала найдите документ, который вызвал перекос.
Отличия в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии расчёт ведётся документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»), а проводки формируются отдельной операцией «Отражение зарплаты в бухучёте». Возможности учёта отсутствий и сложных начислений там ограничены — отпуска и больничные часто вводятся вручную.
Выплата оформляется ведомостями из раздела «Зарплата и кадры» → «Ведомости», а списание с расчётного счёта — банковскими документами. Для связки с банком используется обмен по зарплатному проекту, если он подключён.
Где вести расчёт зарплаты
Полный кадровый учёт, автоматические отпуска и больничные, гибкие начисления. Подходит при штате от нескольких десятков сотрудников и сложных схемах оплаты.
Достаточно для небольшого штата с простой системой оплаты. Ограничение: сложные расчёты и кадровые документы ведутся частично вручную.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов сформируйте расчётные листки (раздел «Отчёты, справки» → «Расчётные листки») и свод начислений. Сверьте фонд оплаты труда с плановым, проверьте, что сумма к выплате равна начисленному минус НДФЛ и удержания.
Для бухгалтерского контроля используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» по счетам 70 и 69 (в ЗУП при синхронизации — сверку с бухгалтерской базой). Незакрытые остатки после выплаты обычно означают, что ведомость не проведена или кто-то не получил деньги.
Что важно запомнить
Зарплата вносится документом «Начисление зарплаты и взносов» после полного ввода кадровых данных и отсутствий. Выплата оформляется ведомостями, НДФЛ и взносы считаются автоматически. Контроль — расчётные листки, свод и анализ НДФЛ до сдачи отчётности.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попал в документ начисления?
Чаще всего причина в отсутствии действующего приёма на работу на дату расчёта, не назначенном плановом начислении или в том, что сотрудник работает в другом подразделении, чем указано в документе. Проверьте также, не оформлен ли уход за ребёнком или увольнение раньше конца месяца.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?
Если период не закрыт, отмените проведение документа, исправьте исходные данные (кадровые документы, отсутствия) и заполните начисление заново кнопкой «Заполнить». Если по периоду уже сдана отчётность, используйте документ «Перерасчёт» в следующем месяце, а не правку прошлого периода.
Как начислить аванс в 1С?
Аванс оформляется ведомостью на выплату с вариантом «Аванс» — сумма задаётся фиксированно или рассчитывается за первую половину месяца, если включён соответствующий способ в настройках. Отдельный документ начисления для аванса не нужен: окончательный расчёт делается за весь месяц.
Что делать, если сумма к выплате не совпадает с ожидаемой?
Откройте расчётный листок сотрудника и проследите цепочку: начислено, удержан НДФЛ, прочие удержания, ранее выплаченный аванс. Расхождение почти всегда объясняется одним из этих элементов — например, забытым исполнительным листом или авансом, выплаченным большей суммой.
Можно ли начислять зарплату за прошлый месяц?
Да, документ создаётся любым месяцем, но учтите: если по тому периоду уже сдана отчётность, начисление «задним числом» потребует уточнённых расчётов по взносам и 6-НДФЛ. Перед таким начислением сделайте резервную копию базы.
Нужно ли отдельно вносить страховые взносы?
Нет, взносы рассчитываются автоматически на вкладке «Взносы» того же документа начисления. Отдельно заполняется только настройка тарифа в учётной политике и, при необходимости, документы о льготах или особых условиях труда.