Как внести стаж работника в 1С

Стаж работника в 1С:ЗУП влияет на расчёт больничных пособий, дополнительных отпусков, надбавок за выслугу лет и районных коэффициентов. Если стаж не внесён или внесён с ошибкой, программа рассчитает пособие по минимальному проценту или вовсе не учтёт право сотрудника на дополнительный отдых. Поэтому заполнение стажа — обязательный шаг при приёме сотрудника на работу.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом стаж хранится не одним числом, а набором сведений по видам: страховой стаж для пособий, стаж на государственной службе, северный стаж, стаж на вредных работах и другие. Каждый вид заполняется отдельно и используется в своих расчётах.

Ниже разобрано, где находятся эти сведения, как внести стаж вручную и через документ приёма, как проверить, что программа учла данные, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С хранятся сведения о стаже

Все виды стажа привязаны к физическому лицу и сотруднику. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»), найдите нужного человека и в его карточке перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» — в типовой конфигурации именно там собираются стажи и сведения о трудовой книжке. В некоторых релизах ссылка называется «Стажи» или блок расположен на вкладке «Труд».

Отдельно стажи можно увидеть в карточке физического лица (справочник «Физические лица»), если стаж относится к человеку в целом, а не к конкретному месту работы. Это важно для сотрудников, у которых в базе несколько трудовых договоров.

Какие виды стажа нужно заполнить

Перед внесением определите, какие виды стажа реально используются в ваших расчётах. Заполнять всё подряд не обязательно — достаточно тех, что влияют на начисления конкретного сотрудника.

• Страховой стаж для оплаты больничных листов — обязателен для всех, без него пособие посчитается неверно.
• Стаж на государственной или муниципальной службе — влияет на надбавки за выслугу лет.
• Северный стаж и стаж в районах Крайнего Севера — определяет процентную надбавку и дополнительный отпуск.
• Стаж на вредных (тяжёлых) работах — даёт право на дополнительный отпуск и досрочную пенсию.
• Непрерывный стаж в организации — используется для внутренних надбавок, если они предусмотрены локальными актами.

Как внести стаж через карточку сотрудника

Это основной способ для сотрудников, которые уже работают в базе. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите человека и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». В открывшейся форме найдите таблицу со стажами и нажмите «Добавить».

В строке укажите вид стажа (например, «Страховой стаж для оплаты больничных листов»), дату, с которой стаж отсчитывается, и размер стажа на эту дату — годы, месяцы и дни. Размер берите из трудовой книжки, справок с предыдущих мест работы или сведений из СФР (бывший ПФР).

После записи программа будет автоматически увеличивать стаж по мере работы сотрудника в вашей организации. Вручную корректировать его каждый месяц не нужно — пересчёт происходит на дату расчётного документа.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке
3. 3
   Нажмите «Добавить» в таблице стажей
4. 4
   Выберите вид стажа, укажите дату отсчёта и размер (годы, месяцы, дни)
5. 5
   Запишите карточку и проверьте расчёт на тестовом больничном

Как указать стаж при приёме на работу

Удобнее вносить стаж сразу при оформлении сотрудника. В документе «Приём на работу» есть ссылка на трудовую деятельность или отдельная вкладка, где заполняются те же сведения о стажах. Данные сохранятся в карточку автоматически при проведении документа.

Если приём уже проведён без стажа, не перепроводите документ ради этого — проще добавить стаж через карточку сотрудника, как описано выше. Результат будет идентичным.

Сотрудник без подтверждающих документов

Если трудовой книжки и справок пока нет, стаж можно внести по заявлению сотрудника, а после получения документов — скорректировать. Учтите: при расчёте больничного по неточному стажу пособие придётся пересчитать, поэтому запрашивайте подтверждения как можно раньше.

Как проверить, что стаж учтён

Самый надёжный способ — создать тестовый документ. Для страхового стажа оформите «Больничный лист» на сотрудника: в документе есть поле или ссылка, показывающая рассчитанный стаж на дату начала нетрудоспособности и применённый процент оплаты. Сверьте его с ожидаемым значением.

Для северного стажа и стажа на вредных работах проверьте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → отчёты) — там должны появиться дополнительные дни отпуска. Для надбавок за выслугу посмотрите расчётный листок после начисления зарплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Стаж в больничном листе

Норма

Отображаются годы и месяцы, процент оплаты соответствует стажу

Тревожный признак

Стаж пустой или нулевой, процент занижен

Дата отсчёта стажа

Норма

Совпадает с данными трудовой книжки или СФР

Тревожный признак

Дата установлена на день приёма, хотя был прежний стаж

Дополнительный отпуск в отчёте

Норма

Дни допотпуска начисляются пропорционально отработанному времени

Тревожный признак

Отпуск не появляется — вид стажа не заполнен

Типичные ошибки при внесении стажа

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за неверных исходных данных или непонимания механики наращивания стажа.

Отдельная ситуация — импорт данных из старой программы. После переноса обязательно сверьте стажи нескольких сотрудников с первичными документами: при конвертации даты отсчёта иногда сдвигаются или теряются.

Что важно запомнить

Частые вопросы

Нужно ли каждый месяц обновлять стаж вручную?

Нет. Если стаж внесён с датой отсчёта и размером на эту дату, программа автоматически увеличивает его на время работы в организации. Ручная корректировка нужна только при получении новых подтверждающих документов о прежних периодах.

Сотрудник принят, но стаж забыли внести. Больничный уже рассчитан. Что делать?

Внесите стаж через карточку сотрудника, затем откройте документ «Больничный лист» и пересчитайте его (перепроведите). Если пособие уже выплачено, разница доначислится в следующем расчёте или отдельным документом.

Откуда взять данные о страховом стаже, если трудовой книжки нет?

Запросите у сотрудника выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД или данные электронной трудовой книжки) либо справку из СФР. Сотрудник может получить эти сведения самостоятельно через Госуслуги.

Чем стаж у физического лица отличается от стажа у сотрудника?

Стаж физического лица относится к человеку независимо от места работы, стаж сотрудника — к конкретному трудовому договору. В типовых расчётах (больничные, отпуска) используются данные, доступные из карточки сотрудника, поэтому при нескольких договорах проверяйте, что сведения видны именно там.

Влияет ли стаж на расчёт отпускных?

На средний заработок для основного отпуска стаж не влияет. Но северный стаж и стаж на вредных работах определяют право на дополнительные дни отпуска, а значит, косвенно меняют сумму отпускных.