Как внести стаж в 1С:ЗУП

Стаж сотрудника в 1С:ЗУП влияет на расчет пособий по нетрудоспособности, доплаты за выслугу лет, отчетность в Социальный фонд России и персонифицированный учет. Если стаж не внесен или внесен с ошибкой, программа либо занизит процент оплаты больничного, либо сформирует отчет с некорректными данными. Поэтому ввод стажа — обязательный шаг при приеме сотрудника на работу.

В программе предусмотрено несколько видов стажа: страховой стаж для оплаты больничных, стаж для надбавки за выслугу лет, общий трудовой стаж, стаж работы на Севере и другие. Каждый из них хранится отдельно и может вводиться вручную или рассчитываться автоматически на основании трудовой деятельности, отраженной в программе.

Ниже разберем, где хранятся сведения о стаже, как внести их вручную, как настроить автоматический расчет и как проверить, что данные корректно попали в расчеты и отчеты.

Где в 1С:ЗУП хранятся сведения о стаже

Основное место хранения — карточка сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного человека и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в панели навигации. Здесь собраны все виды стажа, которые ведутся по сотруднику, с указанием даты отсчета и размера стажа на эту дату.

Второй вариант доступа — документ приема на работу. При оформлении нового сотрудника на вкладке «Трудовой договор» или по гиперссылке стажа можно сразу ввести сведения, подтвержденные трудовой книжкой или электронными сведениями о трудовой деятельности. Это удобно, поскольку данные вводятся один раз в момент оформления.

Отдельно хранятся сведения о стаже для отчетности. Например, страховой стаж для больничных и стаж для персонифицированных сведений могут отличаться по составу включаемых периодов, поэтому программа ведет их независимо.

Какие виды стажа используются и зачем

Перед вводом определите, какой именно стаж требуется. От этого зависит, какие периоды включать и где результат будет использоваться.

Страховой стаж для оплаты больничных — определяет процент оплаты пособия по нетрудоспособности (60, 80 или 100 процентов в зависимости от продолжительности). Включает периоды работы по трудовому договору, государственной службы и иные периоды, предусмотренные законодательством.

Стаж для надбавки за выслугу лет — применяется, если в организации установлена процентная надбавка, зависящая от стажа. Состав периодов определяется локальными нормативными актами организации, поэтому может отличаться от страхового стажа.

Общий трудовой стаж и непрерывный стаж — используются в основном для справочных целей и внутренних расчетов. Северный стаж (работа в районах Крайнего Севера и приравненных местностях) влияет на досрочную пенсию и процентные надбавки.

Как внести стаж вручную в карточке сотрудника

Ручной ввод — основной способ при приеме сотрудника, который уже имеет стаж на момент трудоустройства. Понадобятся данные из трудовой книжки, формы СТД-Р или справок с предыдущих мест работы.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность»
3. 3
   Найдите нужный вид стажа, например «Страховой стаж для оплаты больничных», и нажмите «Изменить» или заполните пустую строку
4. 4
   В поле «Дата отсчета» укажите дату приема на работу (или иную дату, на которую известен стаж)
5. 5
   Введите размер стажа на эту дату: лет, месяцев, дней — по документам сотрудника
6. 6
   Нажмите «ОК» и запишите карточку сотрудника
7. 7
   Проверьте пересчет: стаж на текущую дату должен отображаться с учетом времени работы в вашей организации

Важный момент: в поле размера стажа указывается стаж без учета работы в вашей организации, если датой отсчета является дата приема. Программа сама прибавит период с даты отсчета по текущую дату при расчетах. Если ошибочно внести полный стаж, включая уже отработанное в компании время, результат окажется завышенным.

Если у сотрудника были перерывы в работе или периоды, не включаемые в конкретный вид стажа, их нужно отразить отдельными записями. Для этого в форме редактирования стажа предусмотрена таблица периодов, где можно указать несколько интервалов с датами начала и окончания.

Автоматический расчет стажа по данным трудовой деятельности

Если сотрудник работает в организации давно и вся его трудовая история в компании отражена в программе, стаж может рассчитываться автоматически. Для этого в форме редактирования стажа предусмотрен режим «Рассчитывается автоматически» — программа суммирует периоды работы по кадровым документам.

Автоматический расчет корректно работает только в пределах вашей организации: он не знает о периодах работы у других работодателей. Поэтому стандартная практика — внести начальный стаж на дату приема вручную, а дальнейшее наращивание программа выполнит сама.

Проверить, как программа считает стаж, можно прямо в форме редактирования: там отображается рассчитанное значение на текущую дату. Если цифра отличается от ожидаемой, проверьте, нет ли в кадровых данных разрывов — например, не оформленного увольнения или отсутствующего периода работы.

Ручной ввод или автоматический расчет

Ручной ввод на дату приема

Подходит для стажа, заработанного у других работодателей; требует документального подтверждения и контроля правильности даты отсчета

Автоматический расчет

Подходит для стажа внутри организации; не учитывает прошлые места работы и требует полной кадровой истории в базе

Комбинированный подход

Оптимален на практике: начальный стаж вручную + автоматическое наращивание с даты приема

Настройка видов стажа и надбавок за выслугу

Если организация выплачивает надбавку за выслугу лет, одного ввода стажа недостаточно — нужно настроить саму надбавку. Откройте «Настройка» → «Начисления» и найдите (или создайте) начисление с назначением «Надбавка за выслугу лет». В нем укажите шкалу процентов в зависимости от стажа и вид стажа, по которому определяется выслуга.

Шкала настраивается в разделе «Настройка» → «Стажевые надбавки» или непосредственно в форме начисления: для каждого интервала стажа задается свой процент. После этого назначьте надбавку сотруднику в документе приема на работу или кадрового перевода — при расчете зарплаты программа определит актуальный стаж и применит соответствующий процент.

Если используемый в организации вид стажа отсутствует в типовом списке, его можно добавить: «Настройка» → «Виды стажа». Для нового вида укажите наименование и порядок расчета. Это актуально, например, для педагогического или медицинского стажа с особыми правилами подсчета.

Перед массовым вводом стажей при старте учета в программе удобно сначала настроить все виды стажа и надбавки, а уже потом заполнять карточки сотрудников — иначе придется возвращаться и перепроверять расчеты после каждого изменения настроек.

Проверка правильности введенного стажа

После ввода стажа убедитесь, что данные корректно участвуют в расчетах. Самый быстрый способ — создать тестовый документ «Больничный лист» на сотрудника и посмотреть, какой процент оплаты применила программа. Процент должен соответствовать страховому стажу: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%.

Второй контроль — отчет «Стажи сотрудников» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»). Он показывает стаж всех сотрудников на выбранную дату по каждому виду стажа. Сверьте значения с трудовыми книжками хотя бы по выборке сотрудников.

Для надбавки за выслугу проверьте расчетный листок сотрудника за текущий месяц: надбавка должна быть рассчитана по проценту, соответствующему стажу на дату расчета. При смене интервала стажа в середине месяца программа пересчитает процент автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты в больничном листе

Норма

Соответствует страховому стажу по шкале 60/80/100%

Тревожный признак

Процент ниже ожидаемого — стаж не введен или дата отсчета неверна

Отчет «Стажи сотрудников»

Норма

Стаж растет с течением времени от даты отсчета

Тревожный признак

Стаж «заморожен» на введенном значении — проверьте настройку автоматического расчета

Надбавка за выслугу в расчетном листке

Норма

Процент соответствует шкале для текущего стажа

Тревожный признак

Надбавка не начисляется — не назначено начисление или не выбран вид стажа в настройках

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверная дата отсчета. Если указать текущую дату вместо даты приема, программа не учтет период работы в организации, и стаж занизится. Обратная ошибка — ввод полного стажа, включая уже отработанное в компании время, что приводит к двойному учету.

Вторая группа ошибок связана с составом периодов. В страховой стаж для больничных включаются не все периоды трудовой деятельности, а в стаж для выслуги — наоборот, могут включаться периоды, не входящие в страховой. Механическое копирование одного значения во все виды стажа приводит к искажениям.

Отдельно отметим: данные о стаже, переданные в СФР в составе персонифицированных сведений, исправить после отправки можно только корректирующей формой. Поэтому перед сдачей отчетности сверяйте стажи по отчету, а не по памяти.

FAQ

Можно ли внести стаж сразу всем сотрудникам при начале работы в программе?

Да, при начальном вводе данных стаж вносится в карточку каждого сотрудника на дату начала учета. Массовой обработки для ввода стажей в типовой поставке нет, поэтому при большом штате используют документ «Начальная штатная расстановка» с последующим заполнением стажей по каждому сотруднику вручную.

Что делать, если сотрудник принес справку о стаже после расчета больничного?

Внесите стаж в карточку сотрудника с корректной датой отсчета, затем откройте документ «Больничный лист» и пересчитайте его. Если пособие уже выплачено, оформите доначисление разницы в следующем расчетном периоде.

Учитывается ли служба в армии в страховом стаже?

Периоды военной службы включаются в страховой стаж для больничных. В программе их вносят вручную как часть начального стажа на дату отсчета, поскольку кадровые документы о службе в базе отсутствуют.

Почему стаж в отчете не увеличивается со временем?

Проверьте, что в форме редактирования стажа установлен режим автоматического расчета с даты отсчета и что у сотрудника нет оформленного увольнения. Также убедитесь, что отчет строится на актуальную дату — стаж всегда показывается на дату формирования отчета.

Как ввести северный стаж, если сотрудник работал в разных районах?

В форме редактирования стажа работы на Севере добавьте несколько периодов с указанием дат. Размер стажа программа суммирует по всем указанным интервалам, а дальнейший стаж в вашей организации нарастит автоматически, если в настройках подразделения указана территориальная особенность.

Нужно ли вносить стаж внешним совместителям?

Да, страховой стаж для оплаты больничных вносится и внешним совместителям — процент оплаты пособия зависит от общего страхового стажа, а не от места работы. Данные берите из документов, представленных сотрудником.