Как внести стаж в 1С Бухгалтерия

Сведения о стаже сотрудников в 1С Бухгалтерия нужны прежде всего для двух задач: расчета пособий по временной нетрудоспособности (процент оплаты больничного зависит от страхового стажа) и формирования отчетности в Социальный фонд России — СЗВ-СТАЖ и разделов ЕФС-1. Если стаж не внесен или внесен с ошибками, программа рассчитает пособие неверно, а отчетность может быть отклонена или содержать недостоверные данные.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) кадровый учет ведется в упрощенном объеме, поэтому механика ввода стажа отличается от «1С:Зарплата и управление персоналом». Данные о стаже хранятся в карточке физического лица и разделены по видам: страховой стаж для больничных, стаж для СЗВ-СТАЖ, стаж на государственную службу и другие. Ниже разобрано, где находятся эти сведения, как их заполнить и как проверить, что программа учла их правильно.

Где в 1С Бухгалтерии хранятся данные о стаже

Основная точка входа — карточка сотрудника. Откройте раздел «Зарплата и кадры» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры»), перейдите в справочник «Сотрудники» и откройте нужного сотрудника двойным щелчком. В форме сотрудника есть ссылки на личные данные физического лица: «Трудовая деятельность», «Страховой стаж» или переход в карточку физлица, где доступен полный набор сведений.

Важно понимать различие: сотрудник — это запись о трудовых отношениях с конкретной организацией, а физическое лицо — человек как таковой. Стаж привязан к физическому лицу, поэтому если один человек числится в базе как два разных сотрудника (например, после повторного приема), сведения о стаже будут общими. Дубли физических лиц, наоборот, приводят к потере стажа в отчетах — это одна из типичных проблем.

Как внести страховой стаж для расчета больничных

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» — в зависимости от релиза она может называться «Трудовая деятельность и страховой стаж». В открывшейся форме найдите блок «Страховой стаж для оплаты больничных листов». Здесь указываются годы, месяцы и дни стажа на дату начала работы в вашей организации, а также дата, на которую стаж указан.

Порядок заполнения такой: в поле «Стаж определен на дату» укажите дату приема сотрудника на работу (либо дату, на которую вы посчитали стаж по трудовой книжке). В поля «лет», «месяцев», «дней» внесите рассчитанную продолжительность стажа до этой даты. Программа дальше автоматически досчитает стаж за период работы у вас при расчете каждого больничного листа.

Если стаж не внесен вовсе, при расчете больничного программа применит минимальный процент оплаты — 60%, либо ограничит пособие МРОТ при стаже менее полугода. Поэтому после приема нового сотрудника проверяйте заполнение этого блока до первого случая нетрудоспособности, а не после.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и выберите нужного сотрудника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника
3. 3
   В блоке «Страховой стаж» укажите дату, на которую определен стаж
4. 4
   Внесите количество лет, месяцев и дней по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности
5. 5
   Запишите форму и проверьте расчет на тестовом больничном листе

Как заполнить стаж для СЗВ-СТАЖ и ЕФС-1

Для отчетности по персонифицированному учету периоды работы формируются автоматически на основании кадровых документов: приемов на работу, увольнений, отпусков без сохранения заработной платы. Поэтому главное условие корректного стажа в СЗВ-СТАЖ — правильно оформленные кадровые приказы в программе, а не ручной ввод периодов.

Проверить сформированные периоды можно непосредственно в отчете. Откройте «Отчеты, справки» → «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» (или «Регламентированные отчеты»), создайте отчет СЗВ-СТАЖ или соответствующий раздел ЕФС-1, заполните его и откройте данные по сотруднику. Периоды работы подтянутся из кадровых документов; при необходимости их можно отредактировать вручную в форме сотрудника внутри отчета, указав особые условия труда, территориальные условия или исчисляемый стаж.

Отдельные виды периодов — отпуск по уходу за ребенком, простой, отстранение от работы — программа берет из соответствующих документов. Если какой-то период в отчете отсутствует, сначала проверьте, оформлен ли он кадровым документом, а не дописывайте строку вручную: ручные правки в отчете не сохраняются в учетных данных и при следующем формировании пропадут.

Как исправить ошибку в стаже

Если обнаружилось, что стаж внесен неверно, исправление делается в том же месте, где вводились данные. Откройте карточку сотрудника, перейдите в «Трудовую деятельность» и скорректируйте значения лет, месяцев, дней или дату, на которую определен стаж. После записи программа будет использовать новые данные во всех последующих расчетах.

Сложнее ситуация, когда ошибочный стаж уже повлиял на начисленные пособия. В этом случае одной правки карточки недостаточно: нужно пересчитать больничный лист (открыть документ и перезаполнить/пересчитать его), а если пособие уже выплачено и сдана отчетность — оформить корректировки и уточненные расчеты. Перед пересчетом закрытых периодов сделайте резервную копию базы.

Частые ошибки при вводе стажа

На практике одни и те же проблемы повторяются у большинства пользователей. Знание их заранее экономит время на поиск причин неверных расчетов и отклоненных отчетов.

Отдельно отметим ситуацию с совместителями и сотрудниками, принятыми повторно. Если человек уволен и принят снова, программа может создать новый элемент справочника «Сотрудники», но физлицо должно остаться тем же — тогда стаж сохранится. Если же создали новое физическое лицо, сведения о стаже придется вносить заново, а в отчетности появятся два разных человека с одним СНИЛС, что вызовет ошибку при сдаче.

Как проверить, что стаж учтен правильно

Проверка состоит из двух этапов. Первый — расчетный: создайте тестовый или реальный документ «Больничный лист» по сотруднику и посмотрите, какой процент оплаты применила программа и какой стаж показан в форме расчета. Значение должно совпадать с вашим расчетом по трудовой книжке с учетом периода работы в вашей организации.

Второй этап — отчетный. Сформируйте СЗВ-СТАЖ или ЕФС-1 за текущий период и сверьте периоды работы по сотрудникам с кадровыми документами. Дополнительно полезен отчет «Остатки отпусков» и кадровые справки из раздела «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчеты» — они помогают убедиться, что приемы и увольнения оформлены корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты в больничном листе

Норма

Соответствует стажу: 60% до 5 лет, 80% от 5 до 8 лет, 100% свыше 8 лет

Тревожный признак

Применен минимальный процент при явно большем стаже — данные не внесены или дата стажа неверна

Периоды в СЗВ-СТАЖ / ЕФС-1

Норма

Совпадают с датами приемов, увольнений и отпусков без сохранения

Тревожный признак

Пропуски периодов или лишние строки — проверяйте кадровые документы

Карточка физического лица

Норма

Одно физлицо на человека, стаж заполнен, дата определения указана

Тревожный признак

Дубли физлиц или пустые поля стажа

Ограничения и когда нужна другая конфигурация

1С Бухгалтерия ведет кадровый учет в базовом объеме: она подходит для небольших организаций с простыми кадровыми процессами. Детальный учет льготного стажа, вредных условий труда по результатам спецоценки, сложных периодов для досрочных пенсий в ней ограничен. Если в организации есть сотрудники с правом на досрочную пенсию, многосменные графики или массовые кадровые документы, корректнее вести зарплатный и кадровый учет в «1С:Зарплата и управление персоналом» с последующей синхронизацией в бухгалтерскую программу.

Сравнение вариантов учета стажа

1С Бухгалтерия 8

Подходит для небольшого штата и стандартных ситуаций: стаж для больничных и базовые периоды СЗВ-СТАЖ. Ограничение — слабый учет льготного стажа и вредных условий

1С:ЗУП + синхронизация

Полноценный кадровый учет, особые условия труда, исчисляемый стаж для досрочных пенсий. Требуется настройка обмена с бухгалтерией и отдельная лицензия

Ручная корректировка в отчете

Подходит только как разовое исправление перед сдачей. Данные не сохраняются в учете и не влияют на расчеты

Если сомневаетесь в правильности подсчета стажа по документам сотрудника (непрерывные периоды, совпадающие записи в трудовой книжке, служба в армии, уход за ребенком), используйте официальные правила подсчета страхового стажа и подтверждающие документы. Программа лишь хранит и применяет введенные вами данные — ответственность за их достоверность несет работодатель.

Часто задаваемые вопросы

Почему программа считает больничный по минимуму, хотя сотрудник работает давно?

Чаще всего в карточке сотрудника не заполнен блок «Страховой стаж» либо указана неверная дата, на которую он определен. Откройте «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника, внесите годы, месяцы и дни стажа на дату приема и пересчитайте больничный лист.

Нужно ли вручную добавлять периоды работы в СЗВ-СТАЖ?

Нет, периоды формируются автоматически из кадровых документов — приемов, увольнений, отпусков без сохранения зарплаты. Если период отсутствует, проверьте, оформлен и проведен ли соответствующий документ. Ручные правки внутри отчета при следующем формировании теряются.

Что делать, если сотрудник задвоился в базе и стаж «потерялся»?

Определите, какое физическое лицо используется в действующих кадровых документах, и перенесите сведения о стаже в него. Дубликат физлица пометьте на удаление или объедините через обработку поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание»), предварительно сделав копию базы.

Как учесть службу в армии или отпуск по уходу за ребенком в стаже для больничного?

Эти периоды включаются в страховой стаж вручную: вы самостоятельно рассчитываете их продолжительность по подтверждающим документам и добавляете к значениям лет, месяцев и дней в блоке «Страховой стаж». Программа автоматически такие периоды из внешних документов не подтягивает.

Изменится ли стаж, если сотрудника уволили и приняли снова?

Если при повторном приеме выбрано то же физическое лицо, сведения о стаже сохранятся, а программа продолжит досчитывать стаж с учетом нового периода работы. Если создано новое физлицо, стаж придется вносить заново, поэтому при повторном приеме всегда подбирайте существующего человека из справочника.

Можно ли вести льготный стаж для досрочной пенсии в 1С Бухгалтерии?

Возможности учета особых условий труда в бухгалтерской конфигурации ограничены. Для полноценного учета льготного стажа, списков вредных профессий и кодов особых условий в отчетности рекомендуется «1С:Зарплата и управление персоналом» с обменом данными с бухгалтерией.