Другое · 9 мин
Как внести изменения в окладе в 1С
Как изменить оклад сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: кадровый перевод, изменение оплаты труда, индексация. Пошаговые инструкции, проверка и ошибки.
Изменение оклада в 1С нельзя выполнять простым редактированием данных прошлых периодов: это сломает расчёты среднего заработка, отпускных и отчётность. Правильный путь — создать кадровый документ, который зафиксирует новый размер оплаты с конкретной даты, а программа сама пересчитает начисления.
Механика зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 используются документы «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» и «Изменение плановых начислений», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Кадровый перевод» либо ручная корректировка начислений. Ниже разобраны оба варианта, а также массовая индексация окладов по подразделению или всей организации.
Перед любыми изменениями убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты, а зарплата за затрагиваемый период ещё не выплачена и не закрыта. Если период закрыт, изменения вносятся следующей датой, а перерасчёт оформляется отдельно.
Какие документы меняют оклад в 1С
В типовых конфигурациях оклад хранится как плановое начисление, привязанное к сотруднику. Изменить его можно только документом — так сохраняется история и корректно считается средний заработок. Основные документы:
- «Изменение оплаты труда» (ЗУП) — меняет состав и размер начислений без перевода на другую должность;
- «Кадровый перевод» — когда вместе с окладом меняется должность, подразделение или график;
- «Изменение плановых начислений» (ЗУП) — массовое изменение по списку сотрудников;
- «Индексация заработка» (ЗУП) — пропорциональное повышение окладов на коэффициент с учётом индексации среднего заработка.
Выбор документа зависит от ситуации: точечное повышение одному сотруднику удобнее провести «Изменением оплаты труда», перевод с повышением — «Кадровым переводом», а повышение окладов всему отделу — массовым документом или индексацией.
Изменение оклада в 1С:ЗУП 3.1 одному сотруднику
Если меняется только размер оплаты без смены должности, используйте документ «Изменение оплаты труда». Он находится в разделе «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» либо создаётся из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ».
- 1Откройте «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» → «Изменение оплаты труда»
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату, с которой действует новый оклад
- 3В таблице начислений измените размер оклада: введите новое значение вручную или задайте коэффициент
- 4Проверьте, что у остальных начислений стоят корректные признаки действия
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок для проверки
Обратите внимание на колонку «Действие» в табличной части: у изменяемого оклада должно стоять «Изменить», у сохраняемых надбавок — «Не изменять» или строка просто не включается. Если случайно оставить лишнее начисление с пустым действием, программа может отменить его.
Если вместе с окладом меняется должность или подразделение, создавайте «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). На вкладке «Оплата труда» в нём так же редактируется размер начислений, а на вкладке «Главное» — новая позиция штатного расписания.
Изменение оклада в 1С:Бухгалтерии 8.3
В Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, поэтому оклад меняется документом «Кадровый перевод»: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Кадровый перевод». В документе укажите сотрудника, дату изменения и в поле начисления выберите или создайте начисление с новым окладом.
Если в вашей настройке начисление «Оплата по окладу» одно на всех, а сумма хранится в самом начислении, изменить размер оклада для конкретного сотрудника через справочник начислений нельзя — сумма задаётся в кадровом документе. Проверьте, как устроено начисление: откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления» и посмотрите, задана ли сумма в самом начислении или вводится в документе.
Массовое изменение и индексация окладов
Когда оклады повышаются сразу у группы сотрудников, заводить отдельный документ на каждого долго и чревато ошибками. В ЗУП 3.1 для этого есть два инструмента.
Документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата») позволяет подобрать список сотрудников по подразделению или вручную и изменить им начисление на фиксированное значение или по формуле. Документ «Индексация заработка» умножает оклады на коэффициент и дополнительно регистрирует коэффициент индексации среднего заработка — это важно для последующего расчёта отпускных и командировочных.
Чем массово менять оклады
Подходит для повышения оклада списку сотрудников на сумму или по формуле. Не регистрирует индексацию среднего заработка.
Умножает начисления на коэффициент и учитывает индексацию при расчёте среднего. Подходит для официальной индексации по всей организации.
Когда вместе с окладом меняются должности или подразделения у нескольких сотрудников.
При индексации проверьте, что коэффициент применился ко всем нужным начислениям: премии, заданные в процентах от оклада, пересчитаются автоматически, а фиксированные надбавки — только если включены в документ.
Изменение оклада задним числом и перерасчёт
Ситуация «приказ подписан прошлым месяцем, а в программу внесли сейчас» — частая. Если период ещё не рассчитан, просто проведите документ нужной датой, и начисление зарплаты подтянет новый оклад.
Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, изменение документа задним числом в ЗУП вызовет механизм доначислений: при следующем расчёте зарплаты программа предложит перерасчёт прошлого периода на закладке «Доначисления, перерасчеты». Не отменяйте его без причины — иначе сотрудник недополучит разницу, а в учёте возникнут расхождения.
Проверка результата после изменения
После проведения документа убедитесь, что новый оклад реально применяется. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц изменения: если дата приходится на середину месяца, оклад должен быть разбит на две части пропорционально отработанному времени до и после изменения.
Дополнительно проверьте отчёт «Изменения оплаты труда» или штатную расстановку (в ЗУП — «Кадры» → «Штатное расписание»), а также историю изменений в карточке сотрудника. Если зарплата уже рассчитана, пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и сравните суммы.
Как проверить результат
Оклад соответствует новому значению с даты изменения
Начисление идёт по старому окладу или задвоено
Есть запись о новом окладе с корректной датой
Записей две с одинаковой датой или дата неверна
Сумма пересчитана, при смене в середине месяца — пропорционально
Сумма не изменилась после пересчёта
Типичные ошибки при изменении оклада
Отдельная группа проблем — работа в распределённой базе или при обмене с Бухгалтерией: кадровый документ, проведённый в одной базе и не выгруженный в другую, даёт разные суммы в ЗУП и в бухучёте. После изменения оклада дождитесь синхронизации и сверьте отражение зарплаты.
Что важно запомнить
Оклад меняется только кадровым документом с даты изменения: в ЗУП — «Изменение оплаты труда», «Кадровый перевод» или индексация, в Бухгалтерии — «Кадровый перевод». Прошлые закрытые периоды напрямую не редактируют, разницу доначисляют. Результат проверяют расчётным листком и историей начислений.
Частые вопросы
Можно ли изменить оклад с середины месяца?
Да. Укажите в документе фактическую дату изменения — программа начислит оклад пропорционально: по старому размеру до даты изменения и по новому после, исходя из отработанного времени по графику сотрудника.
Что делать, если новый оклад не попал в начисление зарплаты?
Проверьте, проведён ли кадровый документ и верна ли в нём дата. Затем перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» по кнопке «Заполнить» или пересчитайте сотрудника. Если начисление всё равно старое — посмотрите историю плановых начислений в карточке сотрудника: возможно, есть более поздний документ, который перекрывает ваш.
Как изменить оклад сразу всем сотрудникам подразделения?
В ЗУП 3.1 создайте «Изменение плановых начислений» или «Индексацию заработка» и подберите сотрудников по подразделению кнопкой «Подбор». Задайте новое значение или коэффициент один раз — он применится ко всем строкам списка.
Нужно ли менять штатное расписание при повышении оклада?
Если штатное расписание ведётся, изменение оклада обычно оформляется через него: документом «Изменение штатного расписания» меняется оклад позиции, а затем «Изменением оплаты труда» — начисления конкретных сотрудников. В ЗУП при включённой настройке эти документы можно создать связанно.
Как отменить ошибочно внесённое изменение оклада?
Если зарплата ещё не рассчитана, пометьте документ на удаление или распроведите его. Если расчёт уже выполнен, создайте новый документ с корректным окладом с той же даты — программа пересчитает начисления. Не удаляйте документ из закрытого периода, по которому сдана отчётность.
Влияет ли изменение оклада на расчёт отпускных?
Да. Новый оклад участвует в расчёте среднего заработка, а при массовой индексации по организации средний заработок дополнительно индексируется на коэффициент — для этого и используется документ «Индексация заработка», который регистрирует коэффициент автоматически.