Как внести изменения в 1С при смене паспорта сотрудника

При замене паспорта сотрудника его новые данные нужно отразить в 1С, иначе расходятся сведения в отчётности: в персонифицированных формах для СФР, справках 2-НДФЛ (сейчас — справках о доходах), трудовых договорах и кадровых приказах. Ошибка в серии или номере паспорта приводит к отказам при приёме отчётности и расхождениям при сверке с фондами.

Ключевой принцип работы в 1С — паспортные данные хранятся с историей изменений. Это значит, что старый паспорт не удаляется: программа запоминает, какой документ действовал на каждую дату. Благодаря этому ранее сформированные документы и отчёты остаются корректными, а новые формируются уже с актуальными данными.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3, а также ситуации, когда сотрудник одновременно меняет фамилию, и типичные ошибки при вводе данных.

Где в 1С хранятся паспортные данные

Паспортные данные привязаны не к сотруднику как элементу кадрового учёта, а к физическому лицу. Это важно, потому что у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), и менять данные нужно один раз — в карточке физлица. После этого изменения автоматически применятся ко всем связанным сотрудникам.

В 1С:ЗУП 3.1 карточка физического лица находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника → перейти по ссылке на физическое лицо, либо сразу через раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица». В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь короче: «Справочники» → «Сотрудники» → карточка сотрудника, где паспортные данные редактируются прямо в форме.

История изменений хранится в регистре сведений «Документы физических лиц». Каждая запись содержит вид документа, серию, номер, кем и когда выдан, а также период действия. Именно отсюда данные подтягиваются в отчёты на нужную дату.

Пошаговая инструкция для 1С:ЗУП 3.1

Основной сценарий в «Зарплате и управлении персоналом» выполняется через форму личных данных физического лица. Потребуются права на редактирование кадровых данных — обычно они есть у кадровика или расчётчика.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника.
2. 2
   В карточке сотрудника нажмите ссылку «Личные данные» (или откройте карточку физлица и перейдите к личным данным).
3. 3
   В поле «Паспорт» нажмите ссылку «Изменить» рядом с текущими данными.
4. 4
   В открывшейся форме введите серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения нового паспорта.
5. 5
   Укажите дату, с которой действуют новые данные (обычно — дата выдачи паспорта), и нажмите «ОК».
6. 6
   Запишите карточку и проверьте, что в истории появилась новая строка, а старая сохранилась.

Дату начала действия новых данных программа обычно предлагает установить автоматически по дате выдачи документа. Если паспорт заменён давно, а в программу данные вносятся позже, укажите реальную дату выдачи — тогда отчёты за прошлые периоды останутся со старым паспортом, что соответствует действительности.

Если сотрудник работает в нескольких организациях одной базы, данные физлица едины: менять паспорт по каждой организации отдельно не нужно.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3

В бухгалтерской конфигурации механизм проще. Откройте «Справочники» → «Сотрудники», выберите сотрудника. В карточке найдите группу «Паспортные данные» — рядом с текущим документом есть ссылка для перехода к истории изменений.

Нажмите на ссылку с текстом текущего паспорта — откроется форма «История изменения паспортных данных». Добавьте новую строку: укажите дату, с которой действует документ, серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения. Сохраните форму и запишите карточку сотрудника.

Обратите внимание: в Бухгалтерии 8.3 физическое лицо и сотрудник часто связаны напрямую, и редактирование выполняется из карточки сотрудника. Если в базе ведётся несколько организаций и сотрудник оформлен в каждой как отдельный элемент, проверьте, что физлицо одно — тогда изменения применятся везде.

Если вместе с паспортом изменилась фамилия

Замена паспорта нередко связана со сменой фамилии — например, при вступлении в брак. В этом случае порядок действий важен: сначала вносится изменение ФИО, затем новые паспортные данные, причём оба изменения фиксируются с датой, подтверждённой документами.

В 1С:ЗУП 3.1 смена ФИО оформляется кадровым документом «Изменение ФИО» (раздел «Кадры» → «Изменения ФИО») или через форму личных данных. Документ создаёт запись в истории ФИО с указанием даты. После этого в печатных формах приказов и отчётах на новую дату будет выводиться новая фамилия.

В 1С:Бухгалтерии смена фамилии выполняется через ссылку «История изменения ФИО» в карточке сотрудника — аналогично паспортным данным добавляется новая строка с датой. После смены ФИО обязательно обновите и паспортные данные, так как новый паспорт выдан уже на новую фамилию.

Проверка результата после внесения изменений

После записи данных убедитесь, что программа корректно различает старый и новый документы. Быстрый способ — сформировать любую печатную форму или отчёт, где выводятся паспортные данные, на две разные даты: до и после смены паспорта.

Подходящие объекты для проверки: справка о доходах сотрудника, расчётный листок с расшифровкой (если выводит документ), карточка физлица или форма СЗВ-стажа/ЕФС-1 в черновике. На дату до замены должен выводиться старый паспорт, на текущую дату — новый.

Контрольные точки

Как проверить результат

История документов физлица

Норма

Две строки: старая с прошлой датой, новая — с датой выдачи нового паспорта

Тревожный признак

Одна строка с перезаписанными данными — история потеряна

Отчёт на прошлую дату

Норма

Подтягиваются старые паспортные данные

Тревожный признак

В старых отчётах показывается новый паспорт

Отчёт на текущую дату

Норма

Выводятся серия, номер и кем выдан нового паспорта

Тревожный признак

Отчёт пустой в части документа или содержит старые данные

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой процедуры, а из-за невнимательности к датам и к тому, какой объект редактируется. Ниже — ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.

Ещё одно ограничение: если по сотруднику уже сформирован и отправлен отчёт за период, в котором действовал старый паспорт, корректировать ничего не нужно — отчёт был верным на момент сдачи. Новые данные попадут только в следующие отчётные формы.

Если в базе ведётся обмен с другими системами (например, синхронизация ЗУП и Бухгалтерии), внесите изменения в той программе, которая является источником кадровых данных, и выполните синхронизацию — иначе при следующем обмене старые данные могут вернуться.

Частые вопросы

Нужно ли создавать нового сотрудника при смене паспорта?

Нет. Сотрудник и физическое лицо остаются прежними, меняется только запись в истории документов. Создание нового элемента справочника разорвёт непрерывность стажа, кадровых документов и расчётов, и приведёт к задвоению физлица в отчётности.

Что делать, если обнаружилось, что старый паспорт был введён с ошибкой?

Если ошибка в действующих на тот период данных, исправьте саму строку истории (серию или номер), а не добавляйте новую. Но учтите: отчёты, уже сданные с ошибочными данными, могут потребовать корректировки. Перед правкой зафиксируйте, какие отчёты были отправлены.

Влияет ли смена паспорта на расчёт зарплаты или налогов?

Нет, паспортные данные не участвуют в расчётах. Они используются только для идентификации сотрудника в отчётности, справках и кадровых документах. Начисления, взносы и НДФЛ от смены документа не зависят.

Нужно ли сообщать в СФР или налоговую о смене паспорта сотрудника?

Отдельного уведомления о смене паспорта не требуется: актуальные данные передаются в составе регулярной персонифицированной отчётности. А вот при смене фамилии сведения подаются в СФР в установленном порядке — проверьте актуальные требования к формам персонифицированных сведений.

Паспорт заменён несколько месяцев назад, а в 1С данные не внесены. Как исправить?

Внесите новые данные с реальной датой выдачи паспорта, а не с текущей. Тогда программа корректно распределит документы по периодам. Проверьте, не сдавалась ли за прошедший период отчётность со старыми данными — при необходимости подготовьте корректирующие формы.