Другое · 8 мин
Как внести больничный в 1С:Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по внесению больничного листа в 1С:Бухгалтерия: электронный больничный, расчёт пособия, начисление и выплата, типичные ошибки.
Больничный лист в 1С:Бухгалтерия оформляется документом «Больничный лист», который рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности и включает его в расчёт зарплаты за месяц. С переходом на электронные больничные (ЭЛН) основной сценарий — загрузка данных напрямую из ФСС (ныне Социальный фонд России), что исключает ручной ввод номера и периодов нетрудоспособности.
Работодатель оплачивает первые три дня болезни за свой счёт, остальные дни финансирует СФР напрямую работнику. Поэтому в программе важно правильно указать период, стаж и средний заработок — от этого зависит сумма начисления и корректность отчётности.
Ниже разобраны подготовка программы, оба способа внесения больничного (загрузка ЭЛН и ручной ввод), проверка расчёта, отражение в учёте и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям с фондом.
Подготовка программы перед внесением больничного
Перед первым начислением больничного проверьте, что в учётной политике и настройках зарплаты включён расчёт пособий. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» и убедитесь, что расчёт зарплаты ведётся в программе, а не во внешней конфигурации.
Для загрузки электронных больничных потребуется настроенный обмен с СФР. В разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» должен быть подключён сервис обмена электронными документами с фондом, а сертификат организации — действующим. Без этого ЭЛН придётся вносить вручную по данным из личного кабинета СФР.
Также проверьте карточку сотрудника: должны быть заполнены дата приёма на работу, данные о страховом стаже и сведения о заработке за расчётные два года. Если сотрудник новый и справка о заработке с прошлого места работы не внесена, пособие посчитается из МРОТ — это законно, но сумма будет ниже фактической.
Как загрузить электронный больничный из СФР
Основной способ — загрузка ЭЛН напрямую из фонда. Сотрудник сообщает номер электронного больничного, который он видит в личном кабинете на сайте СФР или получает в медучреждении.
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». В форме документа выберите сотрудника, затем нажмите кнопку «Загрузить из ФСС» (в некоторых версиях — «Заполнить из ЭЛН») и введите номер ЭЛН. Программа запросит данные у фонда и автоматически заполнит период нетрудоспособности, причину, код диагноза и данные медучреждения.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Больничные листы» → «Создать»
- 2Укажите организацию, месяц начисления и сотрудника
- 3Нажмите «Загрузить из ФСС» и введите номер ЭЛН
- 4Проверьте автоматически заполненные период и причину нетрудоспособности
- 5Проверьте стаж и средний заработок на вкладке расчёта
- 6Нажмите «Провести и закрыть»
Учтите: загрузить можно только ЭЛН в статусе «Закрыт» — пока больничный открыт или продлён, фонд не отдаёт финальные данные. Если статус не позволяет загрузку, дождитесь закрытия листка или запросите у сотрудника актуальную информацию.
Как внести больничный вручную
Ручной ввод нужен, когда обмен с СФР не настроен, ЭЛН недоступен или оформляется продолжение больничного по особому сценарию. Создайте документ «Больничный лист» и заполните поля последовательно.
Укажите номер и дату листка нетрудоспособности, период болезни (даты «с» и «по»), причину нетрудоспособности из справочника — например, «Заболевание или травма» или «Уход за больным ребёнком». От причины зависят лимиты оплачиваемых дней и порядок расчёта.
На вкладке «Начислено» или рядом с полем среднего заработка проверьте расчётную базу. Если данные за прошлые годы отсутствуют, добавьте их кнопкой «Добавить справку с предыдущего места работы» и внесите суммы из справки 182н или сведений СФР.
Как проверить расчёт пособия
После заполнения документа программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок, процент по стажу и итоговую сумму. Проверьте три ключевых показателя перед проведением.
Средний заработок должен быть не ниже расчёта из МРОТ — федеральный минимум применяется, если фактический заработок меньше или стаж менее 6 месяцев. Сумма за счёт работодателя должна покрывать ровно первые три календарных дня болезни (кроме случаев ухода за ребёнком и карантина — они полностью оплачиваются фондом).
Как проверить результат
Ровно 3 первых календарных дня при заболевании самого сотрудника
0 дней или больше 3 при обычном заболевании
Соответствует стажу: 60/80/100%
Применён минимальный процент при большом подтверждённом стаже
Совпадает с данными справок и начислений в программе
Расчёт из МРОТ при наличии справки о заработке
Расшифровку расчёта можно посмотреть, нажав на сумму начисления в документе — откроется подробная форма с формулой. Сохраните её или распечатайте для приложения к больничному: при проверке СФР может запросить обоснование расчёта.
Проведение, выплата и отражение в учёте
После нажатия «Провести» пособие попадает в начисления месяца и учитывается при расчёте НДФЛ — больничные облагаются налогом, но не облагаются страховыми взносами. Программа отразит это автоматически в документе «Начисление зарплаты» и расчётном листке сотрудника.
Выплата производится вместе с ближайшей зарплатой или отдельной ведомостью — документом «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу». В проводках пособие за счёт работодателя относится на тот же счёт затрат, что и зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44), в корреспонденции со счётом 70.
Данные о начисленном пособии передаются в СФР через проактивные выплаты: фонд запрашивает сведения, а программа формирует ответ автоматически при настроенном обмене. Проверьте в «1С-Отчётность», что ответ на запрос фонда отправлен в срок — задержка приводит к переносу выплаты сотруднику.
Особые сценарии и ограничения
Уход за больным ребёнком
При выборе причины «Уход за больным ребёнком» программа применяет особые правила: пособие полностью за счёт СФР, а процент зависит от возраста ребёнка и формы лечения. Укажите данные ребёнка в документе — без них расчёт будет некорректным.
Продолжение больничного
Если листок является продолжением предыдущего, установите в документе признак продолжения и укажите номер первичного ЭЛН. Тогда первые три дня за счёт работодателя не начисляются повторно — они уже оплачены по первичному листку.
Больничный в межрасчётный период
Если больничный пришёл после закрытия месяца, вносите его текущей датой с указанием фактического периода нетрудоспособности. Программа пересчитает отсутствия и скорректирует зарплату в следующем периоде автоматически.
Удобно завести правило: проверять входящие ЭЛН в разделе обмена с СФР каждое утро. Закрытые больничные появляются там раньше, чем сотрудник успевает сообщить номер, и вы внесёте документ до расчёта зарплаты без срочных перерасчётов.
Что важно запомнить
Больничный вносится документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры», предпочтительно загрузкой ЭЛН из СФР. Ключевые контрольные точки: правильный стаж, три дня за счёт работодателя, актуальный средний заработок и своевременный ответ на запрос фонда.
Частые вопросы
Что делать, если ЭЛН не загружается из ФСС?
Проверьте статус листка — загрузка возможна только после закрытия больничного. Если статус корректный, убедитесь, что действует сертификат обмена и настроена 1С-Отчётность. При техническом сбое внесите данные вручную по номеру ЭЛН из личного кабинета СФР.
Как исправить ошибочно проведённый больничный?
Если месяц ещё не закрыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если зарплата уже выплачена, создайте документ «Сторнирование начислений» или отмените проведение больничного и внесите корректный — программа пересчитает обязательства в следующем периоде.
Облагается ли больничный НДФЛ и взносами?
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, который программа удержит при выплате. Страховыми взносами больничный не облагается — 1С учитывает это автоматически при формировании отчётности.
Можно ли внести больничный, если сотрудник работает по совместительству?
Да. Для внешнего совместителя создайте отдельный документ по его карточке в вашей организации. Внутреннему совместителю пособие рассчитывается с учётом всех начислений в рамках одного документа.
Что делать, если пособие рассчитано из МРОТ, хотя у сотрудника был заработок?
Откройте расчёт среднего заработка в документе и добавьте справку о доходах с предыдущих мест работы за расчётные годы. После этого программа пересчитает пособие по фактическому заработку, если он выше минимального.