Как вести кадровое делопроизводство в 1С

Кадровое делопроизводство в 1С строится на связке «документ — запись в регистре — отчёт»: каждый кадровый приказ (приём, перевод, увольнение) оформляется документом программы, а программа автоматически формирует личную карточку, штатную расстановку, стажи и регламентированные отчёты. Если документы вводятся последовательно и в правильных датах, кадровый учёт ведётся без ручных табелей и картотек.

Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП). В ней есть полный кадровый контур: штатное расписание, приёмы, переводы, увольнения, отпуска, больничные, командировки, воинский учёт, персонифицированная отчётность. В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок урезан: там можно оформить приём и увольнение, но нет полноценного штатного расписания, отпусков и кадровых отчётов, поэтому для полноценного КДП нужна именно ЗУП.

Главный принцип работы — сначала настраиваются справочники и штатная структура, затем оформляются сотрудники, и только потом вводятся текущие кадровые события. Пропуск этапа настройки приводит к тому, что приказы приходится править вручную, а отчёты собираются с ошибками.

Выбор конфигурации и подготовка программы

Перед началом работы определите, какая конфигурация соответствует задачам. 1С:ЗУП подходит организациям любого размера, где нужен полный кадровый учёт, расчёт зарплаты и сдача персонифицированной отчётности. 1С:Бухгалтерия закрывает только минимальные потребности микробизнеса — несколько сотрудников, простые приказы, расчёт без сложных начислений. Комплексные решения (1С:КА, 1С:ERP) включают кадровый модуль, но его ведение аналогично ЗУП.

После установки проверьте базовые настройки: реквизиты организации (ИНН, КПП, ОКПО, регистрация в ФНС и СФР), учётную политику по кадрам и зарплате, графики работы сотрудников. Графики работы — критичный справочник: от него зависят табель, расчёт отпускных и больничных. Создайте типовые графики (пятидневка, сменные графики) до приёма сотрудников.

Отдельно настройте нумерацию и шаблоны печатных форм. Проверьте, что приказы по форме Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и личная карточка Т-2 выводятся с корректными реквизитами организации и подписантами. Должности руководителя и кадровика для подписей задаются в карточке организации или в настройках ответственных лиц.

Настройка штатного расписания

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма, а рабочий инструмент: при включённом ведении штатного расписания приём сотрудника привязывается к конкретной штатной позиции, и программа контролирует свободные ставки. Включите ведение штатного расписания в настройках кадрового учёта (раздел «Настройка» — «Кадровый учёт»), при необходимости активируйте историю изменений штатного расписания.

Создайте подразделения и должности, затем сформируйте позиции штатного расписания документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Штатное расписание»). Для каждой позиции укажите количество ставок, оклад или вилку, надбавки и график работы. Изменения окладов и состава позиций оформляйте документом «Изменение штатного расписания», а не редактированием прошлого документа — так сохранится история.

Контрольный отчёт — «Штатная расстановка» и «Остатки штатных единиц». Он показывает занятые и свободные ставки. Если сотрудник принят без указания позиции штатного расписания (такое возможно при определённых настройках), расстановка «разъедется», и анализ численности станет недостоверным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Каждый сотрудник занимает позицию, свободные ставки соответствуют вакансиям

Тревожный признак

Сотрудники без позиции или отрицательные остатки ставок

История штатного расписания

Норма

Изменения оформлены отдельными документами с датами

Тревожный признак

Прошлые документы отредактированы задним числом

Печатная форма Т-3

Норма

Оклады и ставки совпадают с данными позиций

Тревожный признак

Расхождения между формой и карточками позиций

Приём сотрудника на работу

Приём оформляется в два шага: сначала создаётся физическое лицо и сотрудник, затем документ «Приём на работу». В карточке физического лица заполните ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес, сведения об образовании и воинском учёте. Эти данные используются в личной карточке Т-2, отчётах СЗВ-ТД, ЕФС-1 и персонифицированных сведениях, поэтому ошибки в них влекут ошибки отчётности.

В документе «Приём на работу» укажите дату приёма, подразделение, позицию штатного расписания, количество ставок, график работы, условия оплаты и характер работы (основное место или совместительство). Если сотрудник принимается на испытательный срок, зафиксируйте его в документе — срок попадёт в приказ. Кнопкой «Печать» сформируйте приказ по форме Т-1 и трудовой договор, если настроен шаблон.

После проведения документа проверьте личную карточку Т-2 (раздел «Кадры» — отчёт «Личная карточка»), запись о приёме в отчёте «Кадровые приказы» и при необходимости отправьте сведения в СФР: отчёт о приёме (ЕФС-1, подраздел 1.1) подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП исходящие сведения формируются автоматически при включённом обмене с фондом.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните персональные данные: СНИЛС, ИНН, документ, адрес
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу»: дата, подразделение, позиция штатного расписания, ставка, график, оплата
3. 3
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 и трудовой договор
4. 4
   Проверьте личную карточку Т-2 и штатную расстановку
5. 5
   Сформируйте и отправьте сведения о приёме в СФР не позднее следующего рабочего дня

Текущие кадровые события: переводы, отпуска, отсутствия

Любое изменение условий труда — перевод на другую должность, в другое подразделение, изменение оклада — оформляется документом «Кадровый перевод». Не редактируйте старый приказ о приёме: история трудовой деятельности сотрудника строится цепочкой документов, и вмешательство в прошлый документ ломает отчёты за прошлые периоды и стажи.

Ежегодные отпуска оформляются документом «Отпуск» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Программа рассчитает отпускные, удержит НДФЛ и учтёт период отсутствия в табеле. График отпусков ведётся одноимённым документом и отчётом: введите плановые даты в начале года, а фактические отпуска программа сопоставит с планом. Больничные, командировки, отпуска без сохранения и прогулы вводятся отдельными документами из раздела «Все отсутствия» — все они автоматически попадают в табель учёта рабочего времени.

Дополнительные соглашения к трудовому договору, не связанные с переводом (изменение фамилии, режима работы без смены позиции), оформляются соответствующими документами: «Изменение фамилии» — в карточке физического лица с указанием даты, изменение графика — документом «Изменение графика работы списком» или кадровым переводом, если меняются и условия оплаты.

Увольнение и расчётные документы

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (по одному сотруднику) или «Увольнение списком». Укажите дату увольнения, основание по ТК РФ и компенсацию за неиспользованный отпуск — программа рассчитает её автоматически по данным о заработанных и использованных днях отпуска. При проведении документ создаёт окончательный расчёт: зарплата за отработанные дни, компенсация, удержания и НДФЛ.

После проведения сформируйте приказ Т-8, записку-расчёт Т-61 и проверьте личную карточку Т-2. Сведения об увольнении передаются в СФР (ЕФС-1, подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после приказа. Если сотруднику нужна выписка из электронной трудовой книжки или справки о заработке, сформируйте их из раздела отчётов и справок.

Перед увольнением убедитесь, что все отсутствия сотрудника введены и рассчитаны. Если уволенный сотрудник остаётся в базе с незакрытыми начислениями, при следующем расчёте зарплаты появятся «хвосты» — долги за сотрудником или перед ним, которые усложнят сверку.

Кадровые отчёты и контроль учёта

Регулярный контроль строится на типовых отчётах раздела «Кадры» — «Отчёты, справки». Минимальный набор: «Списки сотрудников» (текущая численность), «Штатная расстановка», «Остатки отпусков», «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», «Кадровые приказы» за период. Для воинского учёта и персонифицированной отчётности используются специализированные формы в разделе «Отчётность, справки».

Персонифицированная отчётность в СФР (ЕФС-1, персонифицированные сведения о физлицах) формируется из раздела «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность». Программа проверяет комплектность данных: перед отправкой запустите проверку и устраните ошибки в персональных данных сотрудников — чаще всего это незаполненные СНИЛС, адреса или статусы застрахованных лиц.

Полезная практика — ежемесячная сверка перед закрытием периода: сопоставьте табель с документами отсутствий, проверьте штатную расстановку на «висящие» ставки и сотрудников без позиций, сверьте списочную численность с данными расчёта зарплаты. Такая сверка занимает немного времени, но исключает накопление ошибок к отчётному кварталу.

Заведите правило: никаких кадровых изменений «словами» до приказа в программе. Если руководитель просит оформить перевод или отпуск, сначала вводится документ в 1С с корректной датой, и только потом сотрудник выходит на новую позицию или в отпуск. Это защищает и кадровика, и данные отчётности.

Электронный документооборот и электронные подписи

1С:ЗУП поддерживает кадровый электронный документооборот (КЭДО): приказы, заявления и согласия можно подписывать электронной подписью и хранить в электронном виде, что существенно сокращает бумажный архив. Для этого настраивается обмен с сервисом кадрового ЭДО, сотрудникам выпускаются сертификаты подписи (как правило, неквалифицированной или квалифицированной — в зависимости от типа документа).

Учтите ограничения: часть кадровых документов по-прежнему целесообразно вести на бумаге или дублировать, а переход на КЭДО требует закрепления в локальных нормативных актах организации и согласия работников. Перед внедрением проверьте, какие документы в вашем случае допустимо переводить в электронный вид, и согласуйте порядок с юристом или внешним консультантом по трудовому праву.

Граница самостоятельной работы: настройку обмена с СФР, выпуск сертификатов и подключение КЭДО лучше выполнять с администратором 1С или специалистом по внедрению. Ошибка в настройке обмена может привести к неотправке обязательных сведений и штрафам, а восстановление цепочки подписанных документов — трудоёмкая задача.

Частые вопросы по кадровому учёту в 1С

Можно ли вести полное кадровое делопроизводство в 1С:Бухгалтерии?

Нет, в 1С:Бухгалтерии доступны только базовые документы: приём, увольнение, начисление зарплаты. Штатное расписание, график отпусков, воинский учёт, кадровые отчёты и полноценная личная карточка там отсутствуют или сильно урезаны. Для полноценного КДП нужна 1С:ЗУП, при этом данные о начислениях можно передавать в бухгалтерию синхронизацией.

Что делать, если обнаружилась ошибка в прошлом приказе?

Прошлый документ не редактируют, если период закрыт и по нему построена отчётность. Оформите новый документ текущей датой: отмену приказа, исправительный кадровый перевод или корректировку. В ЗУП для ряда документов есть механизмы исправления (например, исправление отпуска или больничного), которые создают сторнирующие записи корректно.

Как оформить сотрудника, который работал раньше и устраивается снова?

Найдите существующее физическое лицо в справочнике и создайте новый документ приёма, не заводя дубликат. Дубли физических лиц приводят к раздвоению стажа, остатков отпусков и ошибкам в персонифицированной отчётности. Если дубль уже создан, используйте поиск и удаление дублей, но предварительно сделайте резервную копию базы.

Обязательно ли вести штатное расписание в программе?

Нет, ведение штатного расписания — опция. Без него приёмы оформляются с ручным указанием подразделения, должности и оклада. Но при численности больше нескольких человек штатное расписание сильно упрощает контроль ставок, индексацию окладов и анализ вакансий, поэтому отключать его стоит только в микробизнесе.

Как в 1С контролировать остатки отпусков сотрудников?

Используйте отчёт «Остатки отпусков» из раздела «Кадры» — он показывает заработанные и использованные дни по каждому сотруднику с детализацией по рабочим годам. Остатки считаются автоматически из документов приёма и отпусков, поэтому достоверность зависит от полноты введённых отпусков, в том числе за прошлые периоды при старте учёта в программе.

Что нужно сделать перед началом ведения кадров в новой базе?

Заполните реквизиты организации и ответственных лиц, создайте графики работы, подразделения, должности и штатное расписание, затем введите начальные данные по действующим сотрудникам: остатки отпусков и кадровые сведения. Проверьте печатные формы приказов на тестовом сотруднике. Только после этого начинайте текущий документооборот — иначе придётся исправлять документы задним числом.