Как вернуть НДФЛ в 1С 8.3

Возврат НДФЛ в 1С 8.3 (Зарплата и управление персоналом) оформляется, когда налоговый агент удержал с сотрудника больше налога, чем положено. Типичные причины — поздно поданное заявление на вычеты, изменение статуса нерезидента на резидента, перерасчёт отпускных или больничных задним числом, техническая ошибка в документе начисления.

Порядок возврата регулирует статья 231 НК РФ: сотрудник пишет заявление, работодатель возвращает деньги на банковский счёт в течение трёх месяцев за счёт НДФЛ, подлежащего перечислению в бюджет. В программе для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат НДФЛ», который формирует проводки по регистрам учёта налога и попадает в отчётность 6-НДФЛ.

Важно различать две ситуации: излишне удержанный налог (его возвращает работодатель через документ в 1С) и излишне исчисленный, но ещё не удержанный налог (он просто сторнируется перерасчётом). Ниже разобраны оба сценария и порядок действий в типовой конфигурации.

Когда требуется возврат НДФЛ и как это проверить

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что налог действительно излишне удержан, а не просто излишне начислен. Откройте отчёт «Анализ НДФЛ по документам основаниям» или «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел «Налоги и взносы» — «Отчёты по налогам и взносам») и сравните колонки «Исчислено» и «Удержано».

Если удержанная сумма больше исчисленной — это долг организации перед сотрудником, который закрывается возвратом. Если исчисленная сумма просто уменьшилась после перерасчёта, а удержание ещё не состоялось, достаточно сторнирующих записей в ближайшем расчёте зарплаты.

Подготовка: заявление и перерасчёт налога

Основание возврата — письменное заявление сотрудника с реквизитами банковского счёта. Без заявления документ «Возврат НДФЛ» в программе не заполняется корректно: поле «Месяц» и сумма опираются на дату обращения. Зафиксируйте дату заявления, она понадобится при заполнении документа.

Далее устраните причину переплаты. Если ошибка в прошлых начислениях — откройте документ-основание (например, «Отпуск» или «Больничный лист») и выполните перерасчёт через кнопку «Исправить» либо документ «Перерасчёт НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Если сотрудник принёс заявление на вычеты — введите его через «Уведомление о праве на вычеты» с указанием месяца начала применения.

После перерасчёта проверьте регистр: в отчёте по сотруднику должна появиться отрицательная сумма исчисленного налога или расхождение «удержано больше исчисленного». Только после этого сумма будет доступна к возврату.

Оформление документа «Возврат НДФЛ»

Перейдите в раздел «Налоги и взносы» — «Все документы по НДФЛ» (в некоторых релизах — «Налоги и взносы» — «Возврат НДФЛ») и создайте новый документ. Заполните поля: организация, сотрудник, месяц, в котором отражается возврат, и дата заявления.

Сумма в табличной части подбирается автоматически по кнопке «Заполнить» или «Подобрать» — программа покажет излишне удержанный налог в разрезе месяцев налогового периода и кодов дохода. Если сумма не подтягивается, значит, перерасчёт не выполнен или налог ещё не удержан (не проведена ведомость на выплату).

1. 1
   Получите заявление сотрудника с реквизитами счёта
2. 2
   Выполните перерасчёт НДФЛ и устраните причину переплаты
3. 3
   Создайте документ «Возврат НДФЛ» и заполните его автоматически
4. 4
   Проверьте сумму по отчёту «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»
5. 5
   Выплатите сумму ведомостью с операцией «Возврат НДФЛ»
6. 6
   Проверьте отражение в разделе 2 отчёта 6-НДФЛ

Выплата возврата сотруднику

Документ «Возврат НДФЛ» сам по себе деньги не перечисляет — он фиксирует обязательство. Для выплаты создайте ведомость (в банк, на счета или через кассу) с видом операции «Возврат НДФЛ» и подберите сотрудника: программа подтянет сумму из проведённого документа возврата.

Сумма возврата уменьшает НДФЛ, подлежащий перечислению в бюджет по текущим платежам. Если удержанного налога за квартал недостаточно, организация вправе обратиться в инспекцию за возмещением на расчётный счёт по заявлению.

Отражение возврата в 6-НДФЛ и отчётах

Возврат налога отражается в расчёте 6-НДФЛ в строках 030–032 раздела 1 (сумма возвращённого налога по срокам) за тот период, в котором проведён документ «Возврат НДФЛ». Перед отправкой отчёта сформируйте его заново и сверьте показатели с регистром «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

Если возврат относится к прошлому налоговому периоду, потребуется уточнённый расчёт за тот год с уменьшенными суммами удержанного налога. В программе это делается через копию отчёта с признаком корректировки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Регистр расчётов по НДФЛ

Норма

По сотруднику нет положительного остатка «удержано больше исчисленного»

Тревожный признак

Остаток переплаты сохраняется после выплаты

Ведомость на выплату

Норма

Проведена с операцией «Возврат НДФЛ», сумма совпадает с документом

Тревожный признак

Ведомость не проводится или сумма не подбирается

6-НДФЛ

Норма

Возврат виден в строках 030–032 нужного периода

Тревожный признак

Строки пустые либо сумма попала не в тот период

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая проблема — попытка вернуть налог, который ещё не удержан. Пока не проведена ведомость, удержавшая НДФЛ, возвращать нечего: документ «Возврат НДФЛ» заполнится нулём. Вторая распространённая ошибка — возврат без предварительного перерасчёта, когда в учёте остаётся завышенное исчисление.

Частые вопросы

Можно ли вернуть НДФЛ за прошлый год в 1С 8.3?

Да. Выполните перерасчёт за прошлый период, оформите документ «Возврат НДФЛ» текущей датой и сформируйте уточнённый 6-НДФЛ за год, в котором налог был излишне удержан. Деньги возвращаются за счёт текущих платежей по НДФЛ либо через возмещение из инспекции.

Почему документ «Возврат НДФЛ» не заполняется автоматически?

Чаще всего налог ещё не удержан (не проведена ведомость на выплату дохода) либо не выполнен перерасчёт, после которого образуется переплата. Проверьте отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»: к возврату доступна только фактически удержанная сумма сверх исчисленной.

Нужно ли заявление сотрудника, если переплата возникла из-за ошибки бухгалтера?

Да, заявление обязательно в любом случае — это требование статьи 231 НК РФ независимо от причины переплаты. В заявлении сотрудник указывает реквизиты счёта для перечисления денег.

В какой срок нужно вернуть излишне удержанный НДФЛ?

Налоговый кодекс отводит три месяца со дня получения заявления. За нарушение срока на невозвращённую сумму начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ.

Чем возврат НДФЛ отличается от предоставления вычета?

Вычет уменьшает налоговую базу будущих начислений и оформляется документами по вычетам, а возврат — это перечисление сотруднику уже удержанных денег. Если вычет применён с начала года задним числом, переплата по удержанному налогу закрывается именно через документ «Возврат НДФЛ».

Что делать, если НДФЛ к перечислению меньше суммы возврата?

Недостающую сумму организация запрашивает из бюджета: подаётся заявление о возврате излишне перечисленного налога в инспекцию. В 1С это отражается как расчёты с бюджетом, а после поступления денег выполняется выплата сотруднику.