Другое · 10 мин
Как в табеле отразить ночные часы в 1С
Как настроить и отразить ночные часы в табеле учета рабочего времени в 1С:ЗУП: виды времени, графики работы, доплата за ночную работу и проверка расчета.
Ночные часы — это время работы с 22:00 до 6:00, которое по Трудовому кодексу оплачивается в повышенном размере. В 1С:ЗУП такие часы должны корректно попадать в табель учета рабочего времени (форма Т-13 или своя форма) и автоматически участвовать в расчете доплаты. Если настройки выполнены неправильно, ночные часы либо не выделяются в табеле, либо не доплачиваются.
Проблема чаще всего возникает в трех случаях: в графике работы сотрудника не включен учет ночного времени, вид времени «Ночные» не заполнен в табеле вручную, либо в настройках расчета зарплаты не создано начисление доплаты за работу ночью. Ниже разобраны все три ситуации и порядок их устранения.
Что считается ночным временем и как оно кодируется в табеле
Ночным считается время работы с 22:00 до 6:00. Каждый час такой работы оплачивается в повышенном размере, минимальная надбавка установлена законодательством, конкретный процент организация закрепляет в локальном акте или трудовом договоре.
В унифицированной форме табеля ночные часы обозначаются буквенным кодом «Н» (или цифровым «02»). В 1С:ЗУП этому коду соответствует предопределенный вид времени «Ночные». Если сотрудник работал одновременно и днем, и ночью, в одной ячейке табеля указывается дробное значение: например, «Я 4 / Н 4».
Важно понимать: вид времени «Ночные» в табеле — это не отдельная оплата, а признак, по которому программа рассчитывает доплату. Основной заработок (оклад, часовая ставка) начисляется за все отработанные часы, а сверху добавляется доплата за ночные часы.
Проверка настройки графика работы сотрудника
Если сотрудник работает по сменному графику с ночными сменами, ночные часы должны попадать в табель автоматически по данным графика. Откройте график работы: раздел «Настройка» — «Шаблоны графиков работы сотрудников» или график через карточку подразделения/сотрудника.
В настройках графика при заполнении расписания укажите интервалы работы, включая ночные. Программа автоматически разбивает смену, переходящую через 22:00, на дневную и ночную части, если в видах времени графика присутствует «Ночные». Проверьте таблицу «Виды времени» в форме графика: там должны быть строки «Явка» и «Ночные».
Если смена начинается, например, в 20:00 и заканчивается в 8:00, программа отнесет к ночным часы с 22:00 до 6:00 — всего 8 часов. Перерыв на обед, приходящийся на ночное время, из ночных часов исключается, если он задан в графике как неоплачиваемый перерыв.
- 1Откройте «Настройка» — «Шаблоны графиков работы сотрудников» и найдите нужный график
- 2Проверьте, что в таблице видов времени есть «Явка» и «Ночные»
- 3Заполните расписание: укажите время начала и окончания смены, включая ночной интервал
- 4Убедитесь, что перерывы заданы корректно и не попадают ошибочно в ночное время
- 5Сохраните график и сформируйте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» для проверки
Ручное отражение ночных часов документом «Табель»
Если график не предполагает ночных смен, но сотрудник разово работал ночью (например, привлекался к аварийным работам), ночные часы вводятся вручную документом «Табель». Создайте документ: раздел «Зарплата» — «Отчетности, справки» — «Табели» (в разных релизах путь может отличаться: «Зарплата» — «Табели»).
В табличной части документа по сотруднику в нужную дату введите вид времени «Ночные» и количество часов. Если в этот день были и дневные часы, добавьте второй вид времени «Явка» с соответствующим количеством часов — программа позволяет указать несколько видов времени в одной ячейке.
Учтите: документ «Табель» имеет приоритет над данными графика. Если табель проведен за месяц, программа при расчете зарплаты использует данные из него, а не из графика. Поэтому ручной табель нужно заполнять полностью за весь период, иначе незаполненные дни будут считаться отсутствием.
Настройка доплаты за работу в ночное время
Чтобы ночные часы не только отображались в табеле, но и оплачивались, должно быть настроено начисление доплаты. Откройте «Настройка» — «Начисления» и найдите предопределенное начисление «Доплата за работу в ночное время». Если его нет, создайте новое с назначением «Повременная оплата труда и надбавки» и видом времени «Ночные».
Процент доплаты задается в настройках расчета зарплаты: «Настройка» — «Расчет зарплаты» — ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» либо показатель «Процент доплаты за работу в ночное время» в учетной политике организации. В типовой конфигурации значение по умолчанию может соответствовать минимальной норме, поэтому сверьте его с вашим локальным актом.
Начисление доплаты должно быть назначено сотрудникам в плановом порядке — обычно оно добавляется автоматически при приеме на работу, если включена соответствующая настройка. Проверить назначение можно в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» или документом «Изменение оплаты труда».
Проверка табеля и расчета доплаты
После настройки сформируйте табель: раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В ячейках дней с ночной работой должны отображаться коды «Я/Н» с разбивкой часов, а в итоговой части — отдельная строка с суммой ночных часов за месяц.
Затем проверьте расчет в документе «Начисление зарплаты и взносов». На вкладке «Начисления» у сотрудника должна появиться строка «Доплата за работу в ночное время» с количеством ночных часов и суммой. Сумма должна равняться произведению часовой ставки, количества ночных часов и процента доплаты.
Если строка доплаты отсутствует, последовательно проверьте: заполнены ли ночные часы в табеле, назначено ли начисление сотруднику, задан ли процент доплаты, не обнулен ли вид времени «Ночные» в формуле начисления.
Как проверить результат
В днях ночной работы коды «Я/Н» с часами, итог ночных за месяц заполнен
Только код «Я», ночные часы не выделены
Есть строка «Доплата за работу в ночное время» с часами и суммой
Строки нет или сумма равна нулю
Доплата видна отдельной строкой, часы совпадают с табелем
Часы в листке не совпадают с табелем
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая ошибка — ночные часы есть в табеле, но доплата не считается. Причина почти всегда в том, что начисление доплаты не назначено сотруднику или не задан процент. Вторая типичная ситуация — наоборот, доплата рассчитывается, но в табеле ночные часы не выделены: тогда нужно править график или вводить документ «Табель».
Еще одна проблема — двойной учет времени, когда кадровик вручную ставит «Ночные», а график уже содержит ночные интервалы. В результате часы задваиваются, и доплата завышается. Перед ручным вводом всегда проверяйте, что уже заполнено по графику.
Особые сценарии: командировки, сверхурочные, суммированный учет
Ночные часы в командировке
Если сотрудник работал ночью в командировке, стандартный вид времени «Командировка» не выделяет ночные часы. В типовой конфигурации для таких случаев вводят данные документом «Данные для расчета зарплаты» с соответствующим шаблоном или оформляют отдельное начисление. Порядок зависит от настроек вашей базы — заранее определите его в учетной политике.
Сверхурочная работа ночью
Сверхурочные ночные часы оплачиваются по двум основаниям: как сверхурочные и с доплатой за ночное время — эти доплаты не взаимозаменяют друг друга. В 1С:ЗУП сверхурочные регистрируются документом «Работа сверхурочно», где можно указать, что часть часов приходится на ночное время.
Суммированный учет рабочего времени
При суммированном учете ночные часы выделяются и доплачиваются в обычном порядке в каждом месяце, независимо от подсчета переработок по итогам учетного периода. Убедитесь, что в графике с суммированным учетом ночные интервалы заданы корректно — иначе придется корректировать каждый месяц вручную.
Что важно запомнить
Ночные часы попадают в табель либо автоматически из графика с видом времени «Ночные», либо вручную документом «Табель». Доплата рассчитывается только при назначенном начислении и заданном проценте. Результат всегда сверяйте по форме Т-13 и расчетному листку.
Часто задаваемые вопросы
Почему в табеле ночные часы отображаются, а доплата в расчете зарплаты отсутствует?
Проверьте три вещи: назначено ли сотруднику начисление «Доплата за работу в ночное время» в плановом порядке, задан ли процент доплаты в настройках расчета зарплаты и не заблокировано ли начисление документом об отсутствии или изменением условий труда. Чаще всего причина — отсутствие планового назначения начисления.
Как отразить ночные часы, если сотрудник работал ночью разово, без сменного графика?
Введите документ «Табель» за соответствующий месяц и в нужной дате укажите вид времени «Ночные» с количеством часов, при необходимости добавив «Явку» за дневные часы. Помните, что документ нужно заполнить полностью за весь месяц, иначе остальные дни будут считаться отсутствием.
Какой процент доплаты за ночные часы ставить в настройках?
Законодательство устанавливает минимальный размер повышения оплаты за ночной час, а конкретный процент организация определяет в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре. В программе укажите значение, закрепленное в ваших внутренних документах.
Учитываются ли ночные часы при перерыве на обед, приходящемся на ночь?
Нет, если перерыв задан в графике как неоплачиваемый. Программа исключает время перерыва из отработанных часов, включая ночные. Проверьте настройку перерывов в графике, чтобы ночные часы не завышались.
Что делать, если ночные часы задвоились в табеле?
Такое происходит, когда ночные интервалы заданы и в графике, и вручную документом «Табель». Определите, какой источник корректен: либо удалите ручной документ, либо исправьте график. После исправления перепроведите «Начисление зарплаты и взносов», чтобы доплата пересчиталась.
Нужно ли выделять ночные часы при суммированном учете рабочего времени?
Да, доплата за ночное время начисляется ежемесячно за фактически отработанные ночные часы, независимо от учетного периода. Суммированный учет влияет только на подсчет переработок по итогам периода, но не отменяет доплату за ночную работу.