Как уволить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в программах 1С — это не просто установка галочки в карточке работника. Корректное оформление включает создание кадрового приказа, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания при необходимости и формирование отчётности для фондов. Ошибка на любом этапе приводит к неверным суммам в расчётном листке, проблемам при сдаче отчётности и претензиям со стороны бывшего работника.

Порядок действий зависит от конфигурации: чаще всего используются «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» с модулем зарплаты. В ЗУП кадровый и расчётный контур развиты полнее, в бухгалтерской конфигурации часть операций выполняется вручную. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка результата и типичные ошибки.

Подготовка: что проверить до оформления увольнения

Перед созданием приказа убедитесь, что по сотруднику нет незакрытых документов, влияющих на расчёт. Проверьте наличие непроведённых больничных, отпусков, командировок и отсутствий — если они попадают на период до даты увольнения и не проведены, итоговый расчёт будет неверным. Также сверьте, что все начисления за прошлые месяцы отражены и выплаты зарегистрированы.

Второй важный пункт — остаток отпуска. В ЗУП остаток можно посмотреть в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через справку «Остатки отпусков». Если данные о праве на отпуск вводились при старте работы в программе некорректно, компенсация рассчитается неправильно. При расхождениях сначала скорректируйте остатки документом «Ввод остатков отпусков», и только потом оформляйте увольнение.

Также заранее определите основание увольнения и статью Трудового кодекса: от них зависит наличие компенсаций, выходного пособия и налогообложение выплат. Например, при сокращении штата положено выходное пособие, а при увольнении по собственному желанию — только зарплата за отработанное время и компенсация отпуска.

Увольнение в 1С:ЗУП — основной сценарий

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» увольнение оформляется одним документом, который объединяет кадровую и расчётную части. Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Увольнения» (в некоторых релизах — «Приёмы, переводы, увольнения»). Нажмите «Создать» и выберите «Увольнение» — для одного сотрудника, или «Увольнение списком», если увольняется несколько человек.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату увольнения
3. 3
   Заполните основание и статью ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска на вкладке начислений
5. 5
   При необходимости добавьте выходное пособие или удержания
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8

В документе укажите дату увольнения — это последний рабочий день сотрудника. Выберите основание из справочника (например, «по инициативе работника») и пункт статьи ТК РФ. На основании этих данных программа определит, какие выплаты положены, и подставит типовые начисления.

После заполнения шапки перейдите к расчётной части. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из среднего заработка и остатка дней отпуска. Если увольнение связано с сокращением или ликвидацией, добавьте начисление выходного пособия и укажите количество оплачиваемых дней. Проверьте также вкладку с удержаниями — например, задолженность по авансу или неотработанные дни отпуска, использованного авансом.

Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть». С этого момента сотрудник считается уволенным: в табеле после даты увольнения ему больше не ставятся рабочие дни, а в штатном расписании освобождается позиция, если она не занята другим работником.

Печать приказа и личной карточки

Из проведённого документа доступна печать унифицированной формы Т-8 (приказ о прекращении трудового договора). Кнопка «Печать» в форме документа предлагает также записку-расчёт Т-61 и другие формы, если они включены в комплект поставки. Подписанные бумажные документы хранятся в кадровом деле, электронный документ в базе служит основанием для расчётов.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт упрощён, поэтому часть действий выполняется вручную. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату и основание увольнения, затем проведите документ.

Важное отличие от ЗУП: документ «Увольнение» в бухгалтерской конфигурации прекращает трудовые отношения, но не всегда автоматически начисляет компенсацию отпуска. В зависимости от релиза компенсацию нужно добавить вручную: создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения, добавьте сотрудника и вручную введите сумму компенсации, рассчитанную отдельно, либо используйте встроенный вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении», если он доступен.

После начисления всех сумм сформируйте ведомость на выплату и проведите окончательный расчёт. Не забудьте, что все причитающиеся суммы должны быть выплачены в день увольнения — это требование трудового законодательства, и программа никак не подстрахует от нарушения срока.

Расчёт компенсации и выходного пособия

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по среднему дневному заработку за последние 12 календарных месяцев. В ЗУП средний заработок считается автоматически; посмотреть детализацию можно, нажав на сумму компенсации в документе увольнения — откроется форма с расшифровкой по месяцам. Проверьте, что в расчётный период попали все премии и начисления, которые должны учитываться.

Выходное пособие при сокращении или ликвидации организации рассчитывается иначе — по среднему заработку за рабочие дни в оплачиваемом периоде. В ЗУП для этого есть отдельный вид начисления; укажите количество рабочих дней по производственному календарю за первый месяц после увольнения. Сохранение среднего заработка на второй и третий месяцы оформляется отдельными документами позже, если бывший сотрудник предъявит основания.

Проверка результата после проведения документа

После проведения увольнения не ограничивайтесь отсутствием ошибок программы — выполните контрольные проверки. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны отражаться зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, пособие (если есть), НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сверьте суммы с ручным расчётом или данными предыдущих месяцев.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сотрудника в карточке

Норма

Указана дата увольнения, сотрудник не попадает в списки действующих

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим, табель продолжает заполняться

Расчётный листок

Норма

Все выплаты начислены, НДФЛ рассчитан, сумма к выплате сходится

Тревожный признак

Отсутствует компенсация или двойное начисление зарплаты

Остаток отпуска

Норма

После увольнения остаток обнулён или учтён в компенсации

Тревожный признак

Остаток отпуска не изменился — компенсация не начислена

Дополнительно проверьте отчётность: уволенный сотрудник должен корректно отразиться в расчёте по страховым взносам, персонифицированных сведениях и форме ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение». Сведения о кадровом событии направляются в Социальный фонд России в установленный срок, поэтому не откладывайте формирование отчётности.

Особые сценарии и ограничения

Если сотрудник увольняется в середине месяца, а зарплата за первую половину уже выплачена, программа учтёт аванс при окончательном расчёте. Однако если аванс превысил итоговую сумму начислений, образуется долг за работником — его нужно удержать или оформить возврат. В ЗУП такие ситуации видны в отчёте «Задолженность по зарплате».

Отдельный случай — увольнение переводом в другую организацию или внутри группы компаний. В ЗУП для этого предусмотрено основание «перевод к другому работодателю»; компенсация отпуска при таком увольнении начисляется в общем порядке, если стороны не договорились о сохранении отпускных прав. При переводе внутри холдинга каждая организация ведёт свою базу, поэтому юридически это полноценное увольнение с последующим приёмом.

Если увольняемый сотрудник был материально ответственным или имел доступ к базе 1С, дополнительно отключите его учётную запись: раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав». Оставленный активный доступ — реальный риск утечки или изменения данных.

Типичные ошибки при увольнении в 1С

Большинство ошибок связано не с самим документом увольнения, а с состоянием учёта на момент его проведения. Поэтому правильная последовательность — сначала закрыть все начисления и проверить остатки, потом оформлять приказ. Если ошибка всё же обнаружена после выплаты, используйте документы сторнирования и перерасчёта, а не ручное редактирование проведённого документа задним числом.

Частые вопросы

Можно ли отменить увольнение, если сотрудник передумал?

Да, если расчёт ещё не выплачен и отчётность не сдана, достаточно отменить проведение документа «Увольнение» и пометить его на удаление. Если выплата прошла, потребуется сторнировать начисления и оформить отмену приказа отдельным распорядительным документом. После сдачи отчётности в фонд дополнительно подаются корректирующие сведения.

Как уволить сотрудника задним числом?

Технически программа позволяет создать документ прошлой датой, но это затронет уже закрытые периоды: табель, начисления и отчётность. Потребуется перерасчёт зарплаты за затронутые месяцы и уточнённые отчёты. Такие ситуации лучше обрабатывать последовательно, начиная с самого раннего затронутого периода.

Почему компенсация отпуска рассчиталась неверно?

Чаще всего причина в неверном остатке отпуска или неполном среднем заработке. Проверьте справку «Остатки отпусков» в карточке сотрудника и детализацию расчёта среднего заработка в документе увольнения. Если начальные остатки при переходе на программу не вводились, скорректируйте их документом ввода остатков.

Нужно ли увольнять сотрудника, если он работает по договору ГПХ?

Нет, исполнители по гражданско-правовым договорам не оформляются документом «Увольнение». Для них закрывается сам договор ГПХ: указывается дата окончания и оформляется акт выполненных работ. Кадровых приказов и компенсации отпуска в этом случае не возникает.

Что делать с сотрудником, уволенным во время больничного?

Увольнение по инициативе работодателя в период больничного запрещено, но по собственному желанию сотрудника — допустимо. Оформите увольнение указанной в заявлении датой, а больничный лист оплатите в обычном порядке, если он предъявлен в установленные сроки. В ЗУП листок нетрудоспособности вводится отдельным документом и попадёт в расчёт.

Как распечатать приказ об увольнении по форме Т-8?

Откройте проведённый документ «Увольнение» и нажмите кнопку «Печать» — в списке доступных форм выберите «Приказ об увольнении (Т-8)». Если форма отсутствует, проверьте настройки печатных форм или используйте дополнительные печатные формы из комплекта конфигурации.