Как уволить сотрудника в программе 1С

Увольнение сотрудника в 1С — это не одно действие, а цепочка: кадровый приказ, расчет компенсации за неиспользованный отпуск, начисление последней зарплаты, удержания, выплата и выдача документов. Если пропустить хотя бы один шаг, программа посчитает налоги и взносы неправильно, а отчеты в фонды уйдут с ошибками.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) есть полноценный документ «Увольнение», который делает почти всё автоматически. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены — часть расчетов придется выполнять вручную. Ниже разобраны оба варианта, а также массовое увольнение и проверка результата.

Подготовка: что проверить перед увольнением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что по сотруднику закрыт текущий месяц или вы готовы начислить зарплату за отработанные дни. Если зарплата за месяц увольнения еще не рассчитана, документ «Увольнение» сам подтянет начисления за отработанное время — но только если график работы сотрудника заполнен корректно.

Проверьте остаток отпуска: откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчет «Остатки отпусков». Если сотрудник использовал отпуск авансом, при увольнении программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска — это нормальная ситуация, но бухгалтеру нужно знать о ней заранее.

Также убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и начисление зарплаты. В типовых настройках это роли «Кадровик» и «Расчетчик». Если кнопки создания документа нет — обратитесь к администратору 1С, самостоятельно менять права не стоит.

Увольнение в 1С:ЗУП — основной сценарий

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Заполните поля: организация, сотрудник, дата увольнения, основание (статья ТК РФ, например п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию). При необходимости укажите номер и дату приказа.

На вкладке «Начисления и удержания» программа автоматически рассчитывает зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте количество дней компенсации — оно должно совпадать с остатком отпуска из справки. Если цифра расходится, чаще всего причина в неправильно введенных отпусках прошлых периодов или ручных корректировках остатков.

На этой же вкладке видны НДФЛ и страховые взносы, которые будут исчислены с выплат при увольнении. Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и взносами в общем порядке — программа учтет это сама, но сверить итоговые суммы с расчетом полезно всегда.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте расчет компенсации отпуска и зарплаты на вкладке «Начисления и удержания»
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 при необходимости
5. 5
   Создайте ведомость на выплату с видом «Увольнение»
6. 6
   Сверьте НДФЛ, взносы и остаток отпуска после проведения

Увольнение в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет упрощен. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника и дату — документ сформирует кадровое движение, но полноценный расчет компенсации он не выполняет.

Компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С:Бухгалтерии придется начислить вручную: создайте документ «Начисление зарплаты», добавьте сотрудника и введите сумму компенсации, рассчитанную отдельно (средний дневной заработок × количество дней). Количество дней можно посмотреть в отчете по отпускам или рассчитать по данным трудового договора.

Где оформлять увольнение

1С:ЗУП

Полный цикл: приказ, автоматический расчет компенсации, НДФЛ, взносов, печать Т-8 и справок. Подходит для штатного кадрового учета.

1С:Бухгалтерия

Только кадровый приказ, расчет компенсации вручную. Подходит для микропредприятий с небольшим числом сотрудников.

Выплата при увольнении

После проведения документа «Увольнение» создайте ведомость на выплату: раздел «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). В поле «Выплачивать» выберите вариант «Увольнение» — тогда в ведомость попадут только уволенные сотрудники с суммами окончательного расчета.

По Трудовому кодексу все суммы должны быть выплачены в день увольнения. В программе дата ведомости влияет на дату фактического получения дохода для НДФЛ, поэтому ставьте реальную дату выплаты. Если выплата идет на карту, убедитесь, что у сотрудника указан актуальный лицевой счет в зарплатном проекте.

Документы и сведения при увольнении

Из документа «Увольнение» печатается приказ по типовой форме Т-8. Дополнительно сотруднику выдаются: сведения о страховом стаже (форма СЗВ-СТАЖ или ее актуальный аналог), выписки из отчетности по взносам, справка о заработке для расчета пособий. В 1С:ЗУП эти формы формируются из раздела «Отчетность, справки» или прямо из карточки сотрудника.

Не забудьте про электронную трудовую книжку: сведения об увольнении передаются в ПФР (СФР) в составе отчета по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. В 1С:ЗУП нужный подраздел отчета создается из раздела «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность».

Массовое увольнение и списки

Если увольняется несколько сотрудников (например, при сокращении), в 1С:ЗУП используйте документ «Увольнение списком». Он создается там же, в журнале «Приемы, переводы, увольнения», и позволяет ввести сразу несколько строк с сотрудниками. Расчет по каждому выполняется индивидуально, но в рамках одного документа.

При сокращении штата дополнительно начисляется выходное пособие. В документе увольнения укажите количество дней или месяцев пособия — программа рассчитает его по среднему заработку. Пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами, программа применяет эти правила автоматически при правильно выбранном виде начисления.

Проверка результата

После проведения всех документов откройте карточку сотрудника: в списке сотрудников он должен отображаться как уволенный (в ЗУП — с соответствующей пометкой, при установленном отборе «работающие» он исчезнет из списка). Сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц увольнения — в нем должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итог к выплате.

Дополнительно сверьте отчет «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» за период: суммы с выплат при увольнении должны там присутствовать. Если ведомость оплачена, долг по сотруднику в отчете «Задолженность по зарплате» должен быть нулевым.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сотрудника

Норма

В списке сотрудников отображается как уволенный, приемов после даты увольнения нет

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим или есть кадровые документы позже даты увольнения

Расчетный листок

Норма

Есть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ, нулевой долг

Тревожный признак

Компенсация отсутствует или долг не закрыт

Отчетность

Норма

Увольнение попало в ЕФС-1, НДФЛ и взносы отражены в расчетах

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в отчете или суммы не сошлись

Частые вопросы

Можно ли отменить увольнение в 1С, если сотрудник передумал?

Да, если отчетность еще не сдана. Пометьте документ «Увольнение» на удаление или отмените его проведение, затем отмените связанную ведомость на выплату. Если отчеты уже отправлены, потребуется сдать корректирующие формы, а не просто удалить документ.

Почему программа не рассчитывает компенсацию за отпуск?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника не заполнен график работы, не введены остатки отпусков при старте учета в программе или дата увольнения совпадает с датой приема. Проверьте справку «Остатки отпусков» — если там ноль, программа и компенсацию посчитает нулевой.

Как уволить сотрудника задним числом?

Технически документ можно провести любой датой, но если период уже закрыт и отчетность сдана, потребуются перерасчет зарплаты, уточненные расчеты по НДФЛ и взносам. Такие операции лучше выполнять вместе с бухгалтером, оценив последствия для отчетности.

Нужно ли увольнять сотрудника, с которым прекращен договор ГПХ?

Нет, документ «Увольнение» предназначен только для трудовых договоров. По договору ГПХ достаточно начислить и выплатить вознаграждение по окончании работ, кадровый приказ об увольнении не оформляется.

Где посмотреть, все ли уволенные сотрудники получили расчет?

Сформируйте отчет «Задолженность по зарплате» (в ЗУП — раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате») на конец месяца. Если по уволенному сотруднику есть положительный остаток — выплата не проведена или ведомость не отражена в учете.