Другое · 11 мин
Как в 1С:ЗУП вывести список сотрудников с окладами
Как в 1С:ЗУП сформировать список сотрудников с окладами: штатная расстановка, отчет по начислениям, настройка отборов и вариантов, выгрузка в Excel.
Вывести список сотрудников с окладами в 1С:Зарплата и управление персоналом можно несколькими способами: через типовой отчет «Штатная расстановка», через отчеты по начислениям и удержаниям, а также через универсальный отчет по регистрам. Выбор зависит от того, что именно требуется — плановые оклады по штатному расписанию или фактические начисления за период.
Чаще всего под «списком с окладами» понимают именно штатную расстановку: сотрудники, должности, подразделения и размер плановой оплаты. Этот отчет доступен в типовой поставке и не требует доработок. Если же нужна выборка с произвольными колонками и отборами, используют настройку вариантов отчета или универсальные инструменты.
Ниже разобраны рабочие способы с точным указанием разделов меню, условиями применения каждого варианта, типичными ошибками и проверкой результата. Инструкции ориентированы на актуальные редакции 1С:ЗУП 3.1; в более старых версиях названия пунктов меню могут немного отличаться.
Определите, какие именно «оклады» нужны в списке
Прежде чем формировать отчет, важно понять, какие данные требуются, потому что в ЗУП «оклад» может означать разное. Плановый оклад — это размер оплаты, назначенный кадровым документом (прием на работу, кадровый перевод, изменение оплаты труда) и хранящийся в плановых начислениях сотрудника. Фактическое начисление — сумма, рассчитанная за конкретный месяц с учетом отработанного времени.
Если нужен список для проверки штатного расписания, кадрового аудита или справки о тарификации — используйте отчеты по штатной расстановке и плановым начислениям. Если требуется реестр начисленной зарплаты за месяц — подойдут сводные отчеты по зарплате. Смешивание этих задач — самая частая причина, по которой «в отчете не те цифры».
Как выбрать отчет
Способ 1. Отчет «Штатная расстановка»
Это основной типовой инструмент для списка сотрудников с окладами. Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Штатная расстановка». Отчет строится на указанную дату и показывает позиции штатного расписания, занятых сотрудников, подразделения, должности и размер оплаты.
Укажите дату, на которую нужен срез данных, при необходимости задайте отбор по организации и подразделению, затем нажмите «Сформировать». В колонке с оплатой отображается совокупная плановая оплата по позиции — оклад и постоянные надбавки, если они назначены.
Если в вашей базе штатное расписание не ведется (настройка отключена), отчет «Штатная расстановка» покажет сотрудников по данным кадровых документов, но структура колонок может отличаться. Проверить настройку можно в разделе «Настройка» → «Реквизиты и доп. сведения» → «Штатное расписание».
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Штатная расстановка»
- 2Установите дату, на которую нужен список
- 3Задайте отбор по организации и подразделению, если нужна не вся компания
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте колонку с оплатой
- 5При необходимости сохраните результат в Excel через кнопку «Сохранить» табличного документа
Способ 2. Отчеты по начислениям за период
Когда нужен список сотрудников с фактически начисленными суммами, откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате». Наиболее информативен отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат»: он показывает по каждому сотруднику начисленное, удержанное и сумму к выплате за выбранный период.
Для узкой задачи «только оклад за месяц» удобнее отчет «Начисления и удержания по сотрудникам» или «Анализ начислений и удержаний»: в настройках варианта можно оставить только вид начисления «Оплата по окладу». Это позволит получить чистый список без премий, больничных и прочих выплат.
Учитывайте, что фактическое начисление по окладу зависит от отработанного времени. Если сотрудник был в отпуске или на больничном, сумма в отчете будет меньше планового оклада — это нормально, а не ошибка отчета.
Способ 3. Настройка варианта отчета под свои колонки
Почти все отчеты в ЗУП построены на СКД (системе компоновки данных), поэтому их можно гибко настраивать. В форме отчета нажмите «Настройки» или «Еще» → «Изменить вариант отчета». Откроется конструктор, где доступны вкладки «Отбор», «Поля», «Группировка», «Сортировка».
Например, чтобы получить список «Сотрудник — Подразделение — Должность — Оклад», в настройках штатной расстановки оставьте только нужные поля, уберите лишние группировки и добавьте отбор «Работает» на нужную дату, чтобы исключить уволенных. Готовую настройку сохраните как отдельный вариант отчета, чтобы не настраивать заново.
Для сохранения варианта нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя и при необходимости отметьте «Доступен всем пользователям» (требуются соответствующие права). Вариант появится в списке отчетов рядом с типовыми.
Если отчет регулярно запрашивают в одном и том же виде, сохраните настроенный вариант и добавьте его в избранное или на начальную страницу. Это избавит от повторной настройки отборов каждый месяц и снизит риск ошибки в параметрах.
Способ 4. Универсальный отчет по регистрам
Для нестандартных выборок подойдет «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет», либо через «Все функции»). Он позволяет строить списки напрямую по регистрам сведений и накопления, например по регистру плановых начислений сотрудников.
Этот инструмент требует понимания структуры данных конфигурации: нужно знать, в каком регистре хранится нужная информация и как правильно задать период действия. Ошибка в выборе регистра или среза дат приведет к пустому или некорректному результату, поэтому способ рекомендуется опытным пользователям и специалистам по внедрению.
Выгрузка списка в Excel и печать
Любой сформированный отчет в ЗУП — это табличный документ, который можно сохранить. Нажмите кнопку «Сохранить» (иконка дискеты) в командной панели табличного документа или «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат: Excel (xlsx), PDF, табличный документ (mxl) и другие.
Перед выгрузкой убедитесь, что в отчете нет лишних итоговых строк и скрытых группировок — они перенесутся в файл. Если список предназначен для дальнейшей обработки в Excel (сортировка, фильтры, сводные таблицы), удобнее сохранить вариант с плоской структурой: одна строка — один сотрудник, без иерархии по подразделениям.
Для печати используйте «Файл» → «Печать». Если список выходит за пределы одной страницы по ширине, настройте масштаб или альбомную ориентацию в параметрах страницы.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования сверьте список с ожиданиями: количество сотрудников должно совпадать с числом работающих на дату отчета, суммы окладов — с данными карточек сотрудников (вкладка «Начисления и удержания» или «Оплата труда»). Точечно проверьте двух-трех сотрудников, у которых недавно были кадровые переводы или изменение оплаты.
Если цифры не сходятся, чаще всего причина в неверной дате отчета, непроведенных кадровых документах или в том, что отчет показывает совокупную оплату (оклад плюс надбавки), а сравнивают его с чистым окладом.
Как проверить результат
Совпадает с количеством работающих сотрудников на дату отчета
Есть уволенные или пропущены действующие сотрудники
Совпадает с данными карточки сотрудника на ту же дату
Показан старый оклад или сумма с надбавками вместо оклада
В списке только нужная организация и ее подразделения
Присутствуют сотрудники других юридических лиц
Ограничения и частные сценарии
Если штатное расписание не ведется
При отключенном штатном расписании отчет «Штатная расстановка» работает в упрощенном виде. Для списка с окладами можно использовать отчет «Остатки отпусков» — нет, для этой задачи лучше подойдет «Сотрудники организации» с настройкой полей или универсальный отчет по плановым начислениям. Данные об окладах при этом берутся из кадровых документов сотрудников.
Оклады с надбавками и совместители
Внутренние совместители отображаются в отчетах отдельными строками по каждому месту работы — это нормально. Если нужна суммарная оплата по физическому лицу, потребуется настройка группировки по физлицу вместо сотрудника. Надбавки (за стаж, вредность и т.п.) в штатной расстановке обычно включаются в общую сумму оплаты; чтобы увидеть только оклад, настройте отбор по виду начисления.
Что важно запомнить
Для плановых окладов используйте «Штатную расстановку» из раздела «Кадры», для фактических начислений — сводные отчеты из раздела «Зарплата». Настройки вариантов отчетов позволяют получить нужные колонки и отборы без доработок, а результат всегда проверяйте по карточкам сотрудников.
Частые вопросы
Почему в штатной расстановке оклад отличается от того, что в карточке сотрудника?
Чаще всего отчет показывает совокупную плановую оплату — оклад плюс постоянные надбавки. Также проверьте дату отчета: если изменение оплаты проведено более поздним числом, на выбранную дату действует старый размер. Убедитесь, что документ изменения оплаты проведен.
Как вывести список только работающих сотрудников, без уволенных?
Установите в отчете актуальную дату — штатная расстановка по умолчанию показывает занятые позиции на дату. Если уволенные все равно попадают в список, добавьте в настройках отчета отбор по полю статуса занятости или проверьте, нет ли у сотрудника неоформленного увольнения.
Можно ли вывести оклады по нескольким организациям одним списком?
Да, если не задавать отбор по организации, отчет включит сотрудников всех организаций базы. Для удобства добавьте группировку или колонку «Организация», чтобы строки были различимы. Учтите, что пользователю нужны права на данные всех этих организаций.
Как сохранить настроенный вариант отчета для других пользователей?
В форме отчета нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета», задайте имя и отметьте доступность для всех пользователей. Для этого требуются права на сохранение общих вариантов; при их отсутствии вариант сохранится только в вашем списке.
Что делать, если отчет формируется пустым?
Проверьте дату отчета, отборы (возможно, задана организация без сотрудников) и наличие проведенных кадровых документов. Если база новая и кадровые документы не введены, плановых начислений в системе просто нет — отчету нечего показать.
Можно ли получить такой список без прав на зарплату?
Нет. Данные об окладах относятся к конфиденциальной информации об оплате труда, и доступ к отчетам с суммами определяется ролями пользователя. Если отчеты по зарплате недоступны, обратитесь к администратору системы за назначением соответствующего профиля прав.