Другое · 10 мин
ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где найти и как сформировать
Где найти форму ЕФС-1 в 1С:ЗУП, как сформировать отчет по разделам, проверить данные и отправить в СФР. Пошаговая инструкция и разбор типичных ошибок.
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР). Она объединила несколько прежних отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС и часть сведений о страховых взносах. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) форма формируется автоматически на основе кадровых документов и данных о начислениях, но найти её в меню с первого раза удаётся не всем — расположение зависит от релиза конфигурации и от того, какой именно раздел формы нужен.
Ниже разобраны пути к форме в актуальных релизах ЗУП 3.1, порядок формирования по разделам, проверка данных перед отправкой и типичные ошибки, из-за которых отчет возвращается с протоколом отказа. Инструкция ориентирована на штатного пользователя без прав администратора, но отдельные настройки потребуют доступа к разделу «Администрирование».
Где находится ЕФС-1 в меню 1С:ЗУП
Основная точка входа — раздел «Отчетность, справки» в главном меню программы. В зависимости от задачи форма доступна по нескольким путям:
- «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» — универсальный журнал всех регламентированных отчетов. Здесь нажмите кнопку «Создать», в списке видов отчетов найдите «ЕФС-1» (можно воспользоваться поиском по строке) и выберите нужный подраздел формы.
- «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» — журнал кадровых сведений (подраздел 1.1 ЕФС-1): прием, перевод, увольнение, переименование должности.
- «Отчетность, справки» → «СЗВ-СТАЖ» — годовые сведения о стаже (подраздел 1.2).
- «Отчетность, справки» → «ЕФС-1» — в свежих релизах выведен отдельный журнал именно для этой формы.
Если нужного пункта нет в меню, проверьте состав панелей раздела: откройте меню раздела «Отчетность, справки» (значок со стрелкой рядом с названием) и посмотрите скрытые команды. В некоторых релизах журналы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ сохраняют старые названия, но фактически формируют именно подразделы ЕФС-1 — это нормально, программа сама подставит актуальную форму при выгрузке.
Какие разделы ЕФС-1 и когда сдавать
Форма состоит из двух разделов с разными сроками и составом данных. Понимание структуры помогает не искать «общую кнопку ЕФС-1», а формировать конкретный подраздел под конкретное событие.
| Подраздел | Содержание | Когда сдавать | Документ-основание в ЗУП |
|---|---|---|---|
| 1.1 (бывш. СЗВ-ТД) | Прием, перевод, увольнение, переименование | Не позднее следующего рабочего дня после события | Кадровые приказы |
| 1.2 (бывш. СЗВ-СТАЖ) | Стаж, периоды работы, особые условия | Ежегодно, а при увольнении пенсионера — по событию | Накопленные кадровые данные за год |
| Раздел 2 (бывш. 4-ФСС) | Взносы на травматизм, база, начисления | Ежеквартально | Начисления зарплаты и взносов |
Наиболее критичен по срокам подраздел 1.1: за несвоевременную подачу сведений о приеме или увольнении предусмотрена ответственность за каждое застрахованное лицо. Поэтому в ЗУП кадровые события попадают в очередь на отправку автоматически при проведении соответствующих документов — остается только контролировать журнал.
Как сформировать кадровый подраздел 1.1
Кадровые сведения формируются на основе проведенных документов: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», «Переименование позиции штатного расписания». Если документ проведен корректно, отдельных действий по вводу данных в отчет не требуется.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» (или журнал «ЕФС-1»).
- 2Нажмите «Создать» и выберите тип сведений: прием, перевод, увольнение или переименование.
- 3Укажите организацию и дату события — программа подберет сотрудников с соответствующими кадровыми документами.
- 4Проверьте заполнение списка: ФИО, СНИЛС, дата события, наименование должности, код выполняемой функции.
- 5Нажмите «Записать», затем — «Отправить» (при подключенной 1С-Отчетности) или «Выгрузить» для сдачи через сторонний сервис.
- 6Дождитесь положительного протокола приема от СФР в журнале 1С-Отчетности.
Признак корректного формирования — отсутствие подсвеченных красным строк и ошибок при нажатии «Проверить». Программа валидирует СНИЛС, обязательность даты события и наличие кода должности. Если сотрудник в списке отсутствует, проверьте, проведен ли кадровый документ и не оформлен ли прием датой позже текущей.
Как сформировать подраздел 1.2 (стаж) и раздел 2
Сведения о стаже формируются один раз по итогам года, а также при увольнении сотрудника, имеющего право на пенсию. Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-СТАЖ», создайте документ за отчетный год и нажмите «Заполнить» — программа соберет периоды работы из кадровых документов и отсутствий (отпусков без сохранения, больничных, простоев).
Раздел 2 (взносы на травматизм) создается через «1С-Отчетность»: «Создать» → «ЕФС-1» → раздел 2, либо из раздела «Отчетность, справки» → «Регламентированные отчеты». Данные по базе и начисленным взносам подтягиваются из учета страховых взносов, поэтому перед формированием убедитесь, что зарплата за квартал рассчитана и документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены.
Настройка отправки: что должно быть подключено
Для отправки напрямую из программы необходим подключенный сервис «1С-Отчетность» с действующим сертификатом квалифицированной электронной подписи на руководителя или уполномоченное лицо. Проверить статус можно в разделе «Отчетность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами».
Если 1С-Отчетность не подключена, форму можно выгрузить в файл (кнопка «Выгрузить») и сдать через личный кабинет страхователя на портале СФР или через оператора ЭДО. Файл формируется в утвержденном XML-формате, переименовывать и редактировать его вручную нельзя — при загрузке в кабинет он не пройдет форматный контроль.
Проверка данных перед отправкой
Перед отправкой используйте встроенную проверку (кнопка «Проверить» в форме отчета). Дополнительно полезно сверить базу по страховым взносам с расчетом по страховым взносам и данными учета — расхождения часто возникают из-за непроведенных документов или сотрудников, оформленных после расчета.
Как проверить результат
Все СНИЛС заполнены, проходят контроль, совпадают с карточкой сотрудника
Пустые поля, ошибки контрольной суммы, дубли сотрудников
Дата в отчете совпадает с датой приказа, событие отправлено не позднее следующего рабочего дня
Событие в очереди несколько дней, дата отчета не совпадает с приказом
Статус «Принят» или «Принят частично» с понятным перечнем отклоненных лиц
Статус «Не принят», ошибки формата, отсутствие ответа дольше нескольких дней
Типичные ошибки и их устранение
Большинство проблем с ЕФС-1 в ЗУП связано не с самой формой, а с исходными данными: непроведенными документами, устаревшим релизом или неверными личными данными сотрудников.
Если СФР вернул отчет с ошибкой по конкретному сотруднику (несовпадение ФИО или СНИЛС с базой фонда), исправлять данные нужно в карточке физического лица, а не в самом отчете — иначе ошибка повторится при следующей отправке. После исправления сформируйте корректирующий или отменяющий документ на того же сотрудника.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в моей ЗУП нет пункта «ЕФС-1», только СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ?
В ряде релизов журналы сохраняют прежние названия, но формируют актуальные подразделы ЕФС-1 — при выгрузке программа сама подставляет действующий формат. Если при выгрузке формируется устаревший файл, обновите конфигурацию: формат формы периодически меняется, и поддержка новых версий поставляется с обновлениями.
Можно ли сформировать ЕФС-1 без подключенной 1С-Отчетности?
Да. Сформируйте отчет и нажмите «Выгрузить» — полученный XML-файл сдайте через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через вашего оператора электронного документооборота. Учтите, что для подписи файла в кабинете потребуется действующая электронная подпись.
Что делать, если событие приема или увольнения пропущено по сроку?
Сведения все равно необходимо сдать — фонд фиксирует факт нарушения срока по дате в самом файле. Сформируйте документ с фактической датой события и отправьте как можно скорее. Скрывать событие, сдвигая дату, нельзя: дата в отчете должна совпадать с датой кадрового приказа.
Почему сотрудник не попадает в отчет по стажу?
Чаще всего причина в том, что физическое лицо заведено в базе дважды, и кадровые документы оформлены на «другого» дубля, либо в карточке отсутствует СНИЛС. Проверьте справочник физических лиц на дубли и полноту личных данных, затем перезаполните документ кнопкой «Заполнить».
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников?
Раздел 1 сдается только при наличии кадровых событий и застрахованных лиц — при их отсутствии нулевая форма по кадровым сведениям не требуется. По разделу 2 (травматизм) действуют общие правила для страхователей: при отсутствии деятельности и начислений обычно предоставляется нулевой расчет. Точный состав сдаваемых разделов уточняйте по своей ситуации — требования зависят от статуса страхователя.
Что важно запомнить
ЕФС-1 в 1С:ЗУП находится в разделе «Отчетность, справки»: кадровые подразделы — через журналы «СЗВ-ТД» и «СЗВ-СТАЖ», раздел 2 — через «1С-Отчетность». Отчет строится на проведенных кадровых документах и рассчитанных взносах, поэтому качество исходных данных важнее самой формы. Перед отправкой обновите релиз, проверьте отчет встроенной проверкой и обязательно дождитесь положительного протокола СФР.