Как в 1С:ЗУП выплатить пособие на погребение родственнику

Пособие на погребение — это социальная выплата, которую работодатель производит, если умер его сотрудник либо член семьи сотрудника, когда такая выплата предусмотрена законодательством или локальными актами организации. В 1С:ЗУП для этого существует отдельный механизм: пособие регистрируется специальным документом, а не обычным начислением, чтобы корректно отразиться в учете и отчетности.

Порядок действий зависит от того, кто умер: сам работник или член его семьи. В первом случае выплата производится родственнику умершего сотрудника, во втором — самому работнику. От этого зависит, какие документы запрашивать и как отражать операцию в программе.

Ниже разобран практический порядок: от проверки оснований до проведения выплаты и контроля отражения в учете.

Основания для выплаты и какие документы запросить

Работодатель выплачивает социальное пособие на погребение, если умер работник организации, а также в случаях, предусмотренных законодательством о пособиях на погребение отдельных категорий граждан. Основанием служит заявление лица, взявшего на себя организацию похорон, и справка о смерти по установленной форме, выданная органом ЗАГС.

Если хоронили члена семьи работника, а пособие предусмотрено коллективным договором или локальным актом (материальная помощь, а не государственное пособие), порядок другой: такая выплата оформляется как материальная помощь, а не как пособие за счет средств соцстраха. Важно не перепутать эти два вида выплат, потому что они по-разному облагаются и отражаются в отчетности.

Перед оформлением в программе соберите пакет: заявление получателя, справку о смерти, документ, подтверждающий родство или факт организации похорон, реквизиты для перечисления денег. Срок обращения за пособием ограничен законодательством, поэтому проверьте дату справки до регистрации выплаты.

Если умер сам сотрудник: подготовительные действия в ЗУП

Когда умер работник организации, сначала оформляется прекращение трудового договора. В 1С:ЗУП создается документ «Увольнение» с соответствующим основанием прекращения трудового договора (смерть работника). Датой увольнения указывается дата смерти по справке.

При увольнении программа рассчитает причитающиеся суммы: зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Эти суммы, не полученные работником ко дню смерти, выплачиваются членам его семьи. В программе они остаются задолженностью перед умершим сотрудником, и выплата оформляется отдельно — обычно через ведомость с указанием получателя.

Пособие на погребение — отдельная выплата сверх этих сумм. Его не нужно включать в расчет при увольнении: оно регистрируется собственным документом, рассмотренным ниже.

Регистрация пособия документом в программе

В 1С:ЗУП пособие на погребение оформляется документом из раздела, посвященного пособиям за счет средств соцстраха. В зависимости от версии конфигурации он называется «Единовременное пособие за счет ФСС» или находится в журнале пособий социального страхования (раздел «Зарплата» или «Отчетность, справки»).

Порядок заполнения:

1. Создайте новый документ единовременного пособия за счет ФСС.
2. Укажите организацию и дату документа.
3. Выберите вид пособия — пособие на погребение.
4. Если умер сотрудник, укажите его в документе; получателя (родственника) укажите в соответствующих полях или при оформлении выплаты.
5. Введите сумму пособия. Размер социального пособия на погребение установлен законодательно и ежегодно индексируется — актуальное значение сверьте с действующей нормой, не вводите сумму «по памяти».
6. Проведите документ.

Выплата пособия родственнику через ведомость

После проведения документа пособия сумма попадает в задолженность перед получателем. Для фактической выплаты создайте ведомость: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость через кассу» — в зависимости от способа, которым организация выплачивает деньги.

Если получатель — родственник, не являющийся сотрудником, проверьте, как он зарегистрирован в программе. В ряде конфигураций выплата физическому лицу, не состоящему в штате, требует указания получателя в ведомости отдельно либо оформления через механизм выплат бывшим сотрудникам и третьим лицам. Убедитесь, что в ведомости указаны корректные реквизиты: ФИО получателя, документ, удостоверяющий личность, банковские реквизиты.

После проведения ведомости пособие считается выплаченным. Сохраните подтверждение: платежное поручение или кассовый документ, подписанную ведомость.

Контрольные точки

Как проверить результат

Долг по пособию в отчетах по зарплате

Норма

После проведения ведомости задолженность по пособию закрыта

Тревожный признак

Сумма висит как невыплаченная — ведомость не проведена или получатель указан неверно

Получатель в ведомости

Норма

Указан родственник, фактически организовавший похороны

Тревожный признак

Выплата оформлена на умершего сотрудника без указания получателя

Сумма пособия

Норма

Соответствует актуальному установленному размеру

Тревожный признак

Сумма взята из устаревших данных или введена произвольно

Налогообложение и отражение в отчетности

Социальное пособие на погребение не облагается НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении установленных условий. В 1С:ЗУП документ пособия за счет ФСС уже настроен с нужным налогообложением — поэтому важно использовать именно его, а не произвольное начисление, созданное вручную.

Если же организация выплачивает средства на похороны по собственной инициативе (материальная помощь сверх государственного пособия), такая выплата оформляется отдельным начислением «Материальная помощь» и облагается по своим правилам: существует необлагаемый лимит для материальной помощи, установленный Налоговым кодексом, а сверх него начисляются НДФЛ и взносы.

Пособие за счет средств соцстраха отражается в отчетности по взносам в составе расходов на социальное страхование. Проверьте после проведения документа, что сумма попала в соответствующие строки расчета по страховым взносам.

Сравнение вариантов

Пособие за счет ФСС (документ соцпособия)

Подходит для государственного пособия на погребение. Не облагается НДФЛ и взносами, отражается в расходах на соцстрахование. Требует справку о смерти и соблюдения сроков.

Материальная помощь (начисление)

Подходит для выплаты за счет средств организации по локальному акту. Облагается по правилам матпомощи: действует необлагаемый лимит, сверх него — НДФЛ и взносы.

Типичные ошибки при оформлении

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за неверного выбора инструмента или документов. Разберите ситуацию до создания документа: кто умер, кто получает деньги, какой источник выплаты.

Если документ уже проведен с ошибкой, не редактируйте его «задним числом» без анализа последствий: исправление может затронуть отчетность прошлого периода. В таких случаях корректнее сделать сторнирование или исправительный документ и пересдать отчетность при необходимости.

Частые вопросы

Можно ли выплатить пособие наличными через кассу?

Да, способ выплаты законодательно не ограничен: допускается перечисление на банковский счет получателя или выдача через кассу. В 1С:ЗУП для кассовой выплаты создается «Ведомость через кассу», на ее основании формируется расходный кассовый ордер. Получатель должен расписаться в ведомости.

Что делать, если за пособием обратился не родственник, а другое лицо, организовавшее похороны?

Законодательство допускает выплату пособия лицу, фактически взявшему на себя организацию похорон, а не только родственникам. В таком случае запросите документы, подтверждающие факт организации похорон, и справку о смерти. В программе получатель указывается в ведомости на выплату.

Какую сумму пособия указывать в документе?

Размер социального пособия на погребение установлен законодательством и периодически индексируется. Актуальное значение на дату смерти сверьте с действующей нормой или данными фонда социального страхования. Не используйте сумму из прошлых выплат без проверки.

Облагается ли пособие НДФЛ, если организация доплачивает сверх установленного размера?

Государственное пособие в установленном размере не облагается. Доплата за счет средств организации оформляется как материальная помощь: в пределах необлагаемого лимита НДФЛ не удерживается, сверх лимита — удерживается. В ЗУП доплату регистрируйте отдельным начислением «Материальная помощь».

Как быть, если сотрудник умер, а зарплату за последний месяц еще не начисляли?

Сначала оформите увольнение с основанием «смерть работника» — программа рассчитает зарплату и компенсацию отпуска. Эти суммы выплачиваются членам семьи через ведомость с указанием получателя. Пособие на погребение оформляется отдельным документом и не смешивается с расчетом при увольнении.

Нужно ли отражать пособие в расчете по страховым взносам?

Да, пособие за счет средств социального страхования отражается в расчете по взносам в составе расходов на выплату страхового обеспечения. Если документ проведен корректным видом пособия, 1С:ЗУП включит сумму в отчет автоматически — проверьте это перед сдачей расчета.