Как в 1С ввести график работы

График работы в 1С — это не просто справочная запись, а основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. Если график введён неверно, программа будет неправильно считать норму часов, оплату за работу в выходные и отпускные. Поэтому настройку стоит выполнять внимательно, особенно при сменных и суммированных режимах.

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3 и 1С:Бухгалтерия 8 (с кадровым учётом) графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Для каждого графика задаётся шаблон: какие дни рабочие, сколько часов длится смена, как учитываются предпраздничные дни и переносы праздников. Далее график назначается сотруднику при приёме на работу или кадровым переводом.

Ниже разобраны основные сценарии: стандартная пятидневка, сменный график, гибкие режимы и работа с производственным календарем. Инструкции применимы к типовым конфигурациям; в отраслевых решениях названия пунктов меню могут немного отличаться.

Где в 1С находится справочник графиков работы

В 1С:ЗУП 3 откройте раздел «Настройка» — «Графики работы сотрудников». В некоторых релизах тот же справочник доступен через «Кадры» — «Графики работы». В 1С:Бухгалтерии 8 с кадровым учётом путь обычно такой: «Зарплата и кадры» — «Справочники и настройки» — «Графики работы».

Перед созданием графика убедитесь, что в программе заполнен производственный календарь на нужный год: «Настройка» — «Производственные календари». Именно из него график берёт сведения о праздниках, переносах выходных и сокращённых предпраздничных днях. Если календарь не заполнен, норма рабочего времени будет считаться с ошибками.

Если в вашей организации несколько режимов (офис на пятидневке, склад посменно, сторожа «сутки через трое»), создавайте отдельный элемент справочника под каждый режим. Не редактируйте один график под разные категории сотрудников — это сломает расчёт уже начисленных периодов.

Создание стандартного графика (пятидневка, шестидневка)

Нажмите «Создать» в списке графиков. Укажите наименование, понятное кадровику, например «Пятидневка 40 часов». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — это подходит для всех режимов с фиксированными рабочими и выходными днями.

В таблице дней недели проставьте часы: для полной пятидневки это 8 часов с понедельника по пятницу, суббота и воскресенье — по нулям. Для шестидневки распределите часы с учётом требования о сокращённой субботе, чтобы недельная норма не превышала установленную. Для неполного рабочего времени (например, 0,5 ставки) укажите фактические часы — 4 часа в день.

Обратите внимание на флажки внизу формы. «Учитывать праздники» должен быть включён, чтобы программа автоматически уменьшала норму в предпраздничные дни и не считала праздники рабочими. «Неполное рабочее время» ставится только для графиков неполной ставки, при этом выбирается вид неполного времени (неполный день или неполная неделя).

1. 1
   Откройте «Настройка» — «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите наименование и способ заполнения «По дням недели»
3. 3
   Проставьте 8 часов с понедельника по пятницу, субботу и воскресенье оставьте нулевыми
4. 4
   Включите флажок «Учитывать праздники»
5. 5
   Запишите график и проверьте норму времени на вкладке или в отчёте по графику

Настройка сменного и скользящего графика

Для режимов «два через два», «сутки через трое» и подобных используется способ заполнения «Произвольной длины (сменный)». В этом случае задаётся цикл: последовательность видов дней (рабочий, выходной) и их длительность. Программа повторяет цикл автоматически, начиная с даты отсчёта.

Дата отсчёта — критически важный параметр. Это точка, с которой начинается цикл графика. Если для двух сотрудников, работающих в разных сменах по одинаковому шаблону, нужна разная фаза (один работает, когда другой отдыхает), создайте два графика с разными датами отсчёта. Не пытайтесь «подогнать» фазу ручными исправлениями табеля — при следующем перерасчёте данные снова возьмутся из графика.

Для сменных режимов, где смена захватывает двое календарных суток (например, ночная смена с 20:00 до 08:00), проверьте настройку учёта ночных часов. Ночные часы должны выделяться отдельным видом времени, иначе доплата за ночную работу не рассчитается автоматически.

Назначение графика сотруднику

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно связать с сотрудником. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если сотрудник уже работает, смену режима оформляют документом «Кадровый перевод» (или «Изменение графика работы» в отдельных релизах).

Массовое изменение графиков для подразделения выполняется документом «Кадровый перевод списком». Это удобно, когда, например, весь склад переводится на новый сменный режим. Дата документа определяет, с какого момента действует новый график; до этой даты расчёт идёт по старому.

Если сотруднику нужно временно изменить режим на конкретный месяц без кадрового перевода, в 1С:ЗУП есть документ «Индивидуальный график». Он переопределяет стандартный график на указанный период, после чего автоматически возвращается основной режим.

Проверка результата после настройки

После создания графика и назначения его сотрудникам проверьте норму рабочего времени. В 1С:ЗУП это можно сделать через отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» или «График работы сотрудника»: сформируйте его за месяц и сверьте количество рабочих дней и часов с производственным календарём.

Для сменных графиков дополнительно проверьте первую неделю месяца: правильно ли «легла» фаза цикла, совпадают ли рабочие дни с реальным расписанием. Ошибка в дате отсчёта проявляется именно здесь.

Финальная проверка — тестовый расчёт зарплаты за месяц. Норма дней и часов в документе «Начисление зарплаты и взносов» должна совпадать с данными табеля. Расхождение означает, что где-то в цепочке «календарь — график — кадровый документ» допущена ошибка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц

Норма

Совпадает с производственным календарём для пятидневки или с расчётом по циклу для сменного графика

Тревожный признак

Норма больше или меньше ожидаемой, праздники посчитаны рабочими

Фаза сменного графика

Норма

Рабочие дни в табеле совпадают с фактическим расписанием смен

Тревожный признак

График сдвинут на один-два дня относительно реальности

Предпраздничные дни

Норма

Рабочий день сокращён на час автоматически

Тревожный признак

Предпраздничный день считается полным

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — редактирование существующего графика вместо создания нового. Изменение шаблона влияет на все прошлые и будущие периоды, по которым используется этот график, и вызывает перерасчёты. Правильный путь: новый элемент справочника плюс кадровый документ о переводе.

Вторая ошибка — незаполненный производственный календарь на следующий год. В январе графики внезапно начинают показывать неверную норму, потому что праздники и переносы не загружены. Проверяйте календарь заранее, до начала расчётного периода.

Третья группа проблем — попытка отразить в графике разовые отклонения. Разовая работа в выходной, перенос смены по приказу, донорские дни — всё это оформляется отдельными документами (работа в выходные, отсутствия, индивидуальный график), а не правкой шаблона графика.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли настроить график, если рабочие дни каждую неделю разные?

Да, если закономерность повторяется циклом — используйте способ заполнения «Произвольной длины (сменный)» и задайте полный цикл, например 28 дней. Если закономерности нет и расписание каждый месяц утверждается отдельно, назначьте сотруднику базовый график, а фактические дни корректируйте документом «Индивидуальный график» за соответствующий месяц.

Как ввести график для сотрудника на 0,5 ставки?

Создайте отдельный график с фактическими часами работы (например, 4 часа в день при пятидневке) и включите признак «Неполное рабочее время». В кадровом документе укажите этот график и количество ставок. Тогда программа корректно рассчитает и окладную часть, и норму времени.

Почему в табеле праздничный день показывается рабочим?

Чаще всего не заполнен или устарел производственный календарь, либо в графике снят флажок «Учитывать праздники». Проверьте оба места: сначала календарь на нужный год, затем настройки самого графика. Для сменных графиков работа в праздник может быть нормой — тогда она оплачивается по особым правилам, а не считается ошибкой.

Нужно ли создавать новый график каждый год?

Нет. График в 1С бессрочный: он опирается на производственный календарь, который и определяет праздники и переносы каждого года. Достаточно вовремя обновлять календарь. Новый график создаётся только при смене самого режима работы.

Как перевести целое подразделение на новый график?

Используйте документ «Кадровый перевод списком»: добавьте всех сотрудников подразделения, укажите новый график и дату начала действия. До этой даты расчёт пойдёт по старым графикам, после — по новому, история сохранится корректно.

Что делать, если после изменения графика зарплата пересчиталась за прошлые месяцы?

Это признак того, что отредактировали сам шаблон графика, а не оформили перевод сотрудника. Отмените изменения в графике, восстановив прежний шаблон, затем создайте новый график и оформите кадровый перевод с нужной даты. После этого проверьте и при необходимости пересчитайте затронутые начисления.