Как ввести начальные остатки в 1С:ЗУП

Переход на 1С:Зарплата и управление персоналом с другой программы или начало учёта в середине года требует ввода начальных остатков. Без них расчёт зарплаты, среднего заработка, НДФЛ и страховых взносов будет неверным: программа не узнает о выплаченных авансах, накопленных днях отпуска и доходах с начала года.

В ЗУП 3.1 для этого предусмотрены специальные документы группы «Начальные остатки» и механизм переноса данных из старых конфигураций. Выбор способа зависит от того, с какой программы вы переходите и с какого месяца начинаете учёт в новой базе.

Ниже разобраны оба пути: автоматический перенос и ручной ввод остатков, а также проверка корректности данных после загрузки.

Когда нужен ввод начальных остатков и какие данные потребуются

Остатки вводятся в трёх типовых ситуациях: переход с другой конфигурации (например, ЗУП 2.5 или 1С:КАМИН), переход из сторонней программы или Excel, а также начало ведения учёта в ЗУП не с января, а с середины года. В последнем случае накопленные с начала года данные критичны для правильного расчёта НДФЛ нарастающим итогом и контроля предельных баз по взносам.

Перед началом работы подготовьте из старой системы: задолженность по зарплате на дату перехода (расчётные листки, свод), остатки неиспользованных дней отпуска по каждому сотруднику, обороты по доходам, вычетам и НДФЛ с начала года, базы по страховым взносам, а также данные по займам, удержаниям и депонированным суммам, если они есть.

Настройка программы перед вводом остатков

До ввода остатков должны быть заполнены базовые настройки: сведения об организации, учётная политика, графики работы, виды начислений и удержаний. Также нужно завести сотрудников и оформить их приём на работу — остатки вводятся в разрезе физических лиц и сотрудников, поэтому кадровая база должна быть готова заранее.

Ключевой параметр — месяц начала эксплуатации. Он задаётся при первоначальной настройке программы (помощник начальной настройки) или в настройках реквизитов организации. От этого месяца зависит, каким периодом будут датироваться документы остатков: они всегда вводятся месяцем, предшествующим началу учёта.

Автоматический перенос данных из прежних конфигураций

Если вы переходите с 1С:ЗУП 2.5, используйте штатный механизм переноса: в ЗУП 3.1 откройте раздел «Администрирование — Перенос данных из прежних программ» и следуйте помощнику. Переносятся справочники, кадровые данные, остатки отпусков и расчётные данные. Перенос рекомендуется выполнять на начало года — тогда не требуется загружать обороты по НДФЛ и взносам, и объём переносимых данных минимален.

При переходе из сторонних программ (Excel, SAP, самописные решения) штатного конвертера может не быть. В этом случае данные загружают через типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» для справочников, а остатки вводят вручную документами — об этом ниже.

Способы ввода начальных данных

Перенос из ЗУП 2.5 помощником

Подходит при типовом переходе; переносит справочники и остатки автоматически, но требует проверки результата

Ручной ввод документами остатков

Универсальный способ при переходе из любой системы; трудоёмко при большом штате, но полностью контролируемо

Загрузка из Excel + ручные остатки

Справочники и сотрудники грузятся из файла, остатки вводятся документами; разумный компромисс для средних компаний

Ручной ввод остатков по зарплате

Задолженность по зарплате на начало учёта вводится документом «Начальная задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата — Начальные остатки», в некоторых релизах — «Настройка — Начальные остатки»). В документе указывается месяц остатков, затем по каждому сотруднику вносятся суммы: начислено, удержано, НДФЛ и сумма к выплате.

Заполнять документ удобнее кнопкой подбора сотрудников списком. Если задолженность состоит из одной итоговой суммы к выплате, достаточно заполнить колонку «К выплате» — остальные поля нужны для детализации расчётных листков. После проведения документа суммы попадут в отчёт «Задолженность по зарплате» и будут доступны для выплаты через ведомости.

1. 1
   Откройте «Зарплата — Начальные остатки — Начальная задолженность по зарплате»
2. 2
   Создайте документ, укажите месяц остатков (месяц перед стартом учёта)
3. 3
   Подберите сотрудников и введите суммы начислено, удержано, НДФЛ, к выплате
4. 4
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате»
5. 5
   Сверьте итоги с данными старой программы по каждому сотруднику

Ввод остатков отпусков

Остатки неиспользованных отпусков вводятся документом «Начальные остатки отпусков» или непосредственно в карточке сотрудника: откройте карточку, перейдите по ссылке «Отсутствия» или в форму остатков отпусков и укажите количество дней по каждому виду отпуска с датой, на которую задан остаток.

Важно вводить остатки по видам отпусков раздельно: основной ежегодный, дополнительный, за ненормированный день и т.д. От корректности этих данных зависит расчёт дней компенсации при увольнении и контроль положенных дней при планировании отпусков. Дату остатка указывайте на конец месяца, предшествующего началу учёта.

Ввод данных по НДФЛ и страховым взносам

Если учёт начинается не с января, необходимо ввести обороты с начала года, иначе НДФЛ будет считаться без учёта уже полученных доходов и применённых вычетов. Для этого служат документы группы «Начальные остатки»: «Операция учёта НДФЛ» и «Операция учёта взносов» (доступны через раздел «Налоги и взносы» или «Зарплата — Начальные остатки» в зависимости от релиза).

В операции учёта НДФЛ вносятся начисленные доходы по кодам, предоставленные вычеты и исчисленный налог помесячно. В операции учёта взносов — базы по каждому виду взносов нарастающим итогом. Эти документы не формируют выплату и начисления, а только заполняют регистры учёта, поэтому ошибка здесь не создаст лишних долгов, но исказит отчётность 6-НДФЛ и РСВ.

Проверка корректности введённых остатков

После ввода всех документов выполните контрольную сверку. Сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» на дату начала учёта — итог должен совпасть с кредиторской задолженностью перед сотрудниками из старой системы. Проверьте остатки отпусков отчётом «Остатки отпусков» в разделе «Кадры — Отчёты».

Для налоговой части сформируйте справку 2-НДФЛ по нескольким сотрудникам и сверьте обороты с начала года с данными прежней программы. Финальный тест — проведите первое начисление зарплаты в новой базе и сравните НДФЛ и взносы с параллельным расчётом в старой системе. Расхождения на этом этапе почти всегда означают неполный ввод операций учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Задолженность по зарплате» на дату старта

Норма

Итог совпадает с задолженностью в старой программе

Тревожный признак

Расхождения по суммам или лишние сотрудники

Отчёт «Остатки отпусков»

Норма

Дни по каждому сотруднику совпадают с кадровыми данными

Тревожный признак

Нулевые остатки у сотрудников с неиспользованным отпуском

Справка 2-НДФЛ по сотруднику

Норма

Доходы и вычеты с начала года соответствуют прежней системе

Тревожный признак

Пустые обороты до месяца перехода

Первое начисление зарплаты

Норма

НДФЛ и взносы совпадают с контрольным расчётом

Тревожный признак

Налог заметно отличается без объективных причин

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести остатки после того, как уже начислили зарплату?

Технически можно, но потребуется перепровести расчётные документы и пересчитать НДФЛ и взносы за затронутые месяцы. Если остатки влияют на налоговую базу, придётся также корректировать отчётность. Поэтому остатки всегда вводят до первого расчётного периода.

Что делать, если переходим с середины года, а перенос из ЗУП 2.5 рекомендуют делать с января?

Оптимальный вариант — доработать учёт в старой базе до конца года и перейти с января. Если это невозможно, выполните перенос с середины года, а затем вручную введите операции учёта НДФЛ и взносов за месяцы с января по месяц перехода.

Нужно ли вводить остатки по больничным и пособиям?

Отдельного документа остатков по пособиям нет. Для расчёта среднего заработка по больничным вводятся справки о заработке за предыдущие два года (документ «Справка о заработке для расчёта пособий») — без них больничные будут считаться из МРОТ.

Почему после ввода остатков в расчётном листке пусто?

Расчётный листок формируется по периодам начисления. Остатки, введённые месяцем, предшествующим началу учёта, отображаются в отчётах по задолженности, но не в расчётных листках текущих периодов. Это нормальное поведение программы.

Как исправить ошибку во введённых остатках?

Откройте нужный документ начальных остатков, отмените проведение, исправьте суммы и проведите снова. Если документов много, удобнее найти их через журнал «Начальные остатки» с отбором по месяцу. После исправления повторите сверку отчётами.

Обязательно ли вводить остатки по взносам, если переходим в середине года?

Да, если хотите корректный контроль предельной базы и правильные РСВ. Без операций учёта взносов программа начнёт считать базу с нуля, и взносы за год будут занижены или завышены относительно фактических лимитов.