Как в 1С:ЗУП установить неполный рабочий день

Неполное рабочее время в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется не простой сменой ставки, а связкой из трёх элементов: кадрового документа, специального графика работы и настройки начисления. Если изменить только один элемент, программа либо не пересчитает зарплату, либо посчитает её неверно.

Типовая ошибка бухгалтера — установить сотруднику 0,5 ставки в кадровом переводе и оставить прежний график «пятидневка». В этом случае норма времени останется полной, фактически отработанное время совпадёт с нормой, и программа начислит полный оклад, умноженный на долю ставки, — но табель и отчёты будут вводить в заблуждение. Правильный путь — создать отдельный график с сокращённым временем и указать его в кадровом документе.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания графика до проверки расчёта, а также частые ошибки и ответы на вопросы, которые возникают при оформлении неполного рабочего дня, неполной недели и работы по совместительству.

Когда какой способ применять

В 1С:ЗУП существует несколько сценариев неполного рабочего времени, и для каждого предусмотрен свой вариант настройки. Неполный рабочий день (например, 4 часа вместо 8 при пятидневке), неполная рабочая неделя (например, 3 дня по 8 часов) и комбинированный вариант оформляются одинаково — через график с сокращённым временем. Различается только заполнение расписания.

Работа по внутреннему совместительству — отдельный случай: для сотрудника заводится новый элемент справочника «Сотрудники» со своим графиком и начислениями, а доля ставки указывается при приёме. Временный перевод на неполное время (например, по заявлению на период ухода за ребёнком) оформляется кадровым переводом с указанием даты, а по окончании — обратным переводом.

Сравнение вариантов оформления

Кадровый перевод + новый график

Основной способ для неполного дня или недели. Подходит для постоянного и временного изменения условий.

Доля ставки без смены графика

Допустимо только если сотрудник работает полный день на неполную ставку по норме графика. Часто приводит к ошибкам в табеле.

Отдельный сотрудник (совместительство)

Для внутренних совместителей. Отдельный график, отдельные начисления, отдельный табель.

Шаг 1. Создайте график неполного рабочего времени

Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график. Не редактируйте типовую «пятидневку» — она может использоваться другими сотрудниками, и изменения затронут их расчёты.

В форме графика задайте понятное наименование, например «Неполный день 4 часа (0,5 ставки)». Перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» и настройте расписание: укажите способ заполнения «По дням недели», отметьте рабочие дни и задайте длительность рабочего дня. Для неполного дня по 4 часа укажите 4 часа в каждом рабочем дне; для неполной недели — полные 8 часов только в рабочие дни сотрудника.

Обратите внимание на флажок «Учитывать праздничные дни» и на заполнение производственного календаря: предпраздничные дни по общему правилу сокращаются на час, и программа учтёт это при расчёте нормы. Если график создаётся для неполной недели, проверьте, что выходные дни сотрудника отмечены именно как выходные, а не как дни с нулевой продолжительностью.

1. 1
   Откройте Настройка → Графики работы сотрудников → Создать
2. 2
   Задайте наименование, отражающее режим (например, «4 часа, пятидневка»)
3. 3
   Нажмите «Изменить свойства графика» и выберите способ заполнения «По дням недели»
4. 4
   Укажите часы работы по дням согласно режиму сотрудника
5. 5
   Заполните график на нужный год кнопкой «Заполнить» и проверьте итоговую норму часов

Шаг 2. Оформите кадровый перевод

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Кадровый перевод». Выберите сотрудника, укажите дату начала работы в новом режиме и установите флажок изменения графика работы — выберите созданный на первом шаге график.

На той же форме укажите количество занимаемых ставок, если оно меняется: например, 0,5 вместо 1. Доля ставки влияет на штатное расписание и на отображение размера оплаты, но сам расчёт пропорции в типовой ЗУП опирается прежде всего на отработанное время по графику.

На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления сотрудника. Если оклад задан в полном размере (за полную ставку), оставляйте его без изменений — программа пересчитает сумму пропорционально отработанному времени. Если в организации принято указывать оклад уже с учётом доли ставки, скорректируйте размер начисления, но не делайте и того и другого одновременно, иначе получите двойное уменьшение.

Шаг 3. Проверьте настройку начисления

Основное начисление (обычно «Оплата по окладу») должно рассчитываться по формуле, учитывающей отработанное время: оклад, делённый на норму времени и умноженный на фактически отработанное время. В типовой конфигурации это уже настроено, но если используются доработанные начисления, проверьте формулу в разделе «Настройка» → «Начисления».

Важный нюанс — показатель «Норма времени». Для корректного расчёта неполного времени норма должна браться по графику самого сотрудника, а не по общему производственному календарю. Если в начислении используется норма по графику сотрудника, то при 4-часовом дне норма и факт совпадут, и сотрудник получит полный оклад своей доли — это корректно, если оклад в документе уже указан за долю ставки.

Если же оклад указан в полном размере, а нужно платить пропорционально, используется схема, где норма берётся по полному графику. На практике в типовой ЗУП чаще применяют первый подход: оклад в кадровом документе соответствует занимаемой доле ставки, а график обеспечивает правильный табель. Выберите один подход и придерживайтесь его во всех документах организации.

Шаг 4. Проверьте расчёт и табель

После проведения кадрового перевода рассчитайте зарплату за первый месяц нового режима документом «Начисление зарплаты и взносов». Откройте строку сотрудника и проверьте колонки «Норма» и «Отработано»: они должны соответствовать новому графику (например, около 88 часов вместо 176 при 4-часовом дне).

Сформируйте табель учёта рабочего времени (Т-13) через «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени». В табеле должны отображаться сокращённые часы в рабочие дни, а не полные восьмичасовые смены. Расчётный листок сотрудника также должен показывать норму по новому графику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов в начислении зарплаты

Норма

Соответствует графику неполного времени

Тревожный признак

Осталась норма полной пятидневки — не сменили график

Сумма оклада в расчётном листке

Норма

Пропорциональна доле ставки или отработанному времени

Тревожный признак

Полный оклад или двойное уменьшение суммы

Табель Т-13

Норма

Сокращённые часы в рабочие дни, выходные по новому графику

Тревожный признак

Восьмичасовые смены или пустые дни

Особые ситуации

Неполное время по инициативе работодателя

Введение режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя требует документального оформления вне программы (приказ, уведомления сотрудников), а в ЗУП отражается так же — кадровым переводом со сменой графика. Для массового перевода используйте документ «Кадровый перевод списком», чтобы не создавать документы по каждому сотруднику вручную.

Сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком работает неполный день

Этот случай оформляется иначе: отпуск по уходу не прерывается, а в документе «Отпуск по уходу за ребенком» устанавливается флажок работы на условиях неполного рабочего времени и указывается график. Тогда сотрудница сохраняет пособие и получает зарплату за фактически отработанное время.

Возврат на полный режим

Оформите новый кадровый перевод с даты возврата: укажите прежний полный график и полную долю ставки. Проверьте, что на вкладке «Оплата труда» размер начисления соответствует полной ставке, если он менялся.

Частые вопросы

Можно ли установить неполное время без кадрового перевода?

Нет, корректный способ — именно кадровый перевод (или приём, если сотрудник новый). График работы и доля ставки являются кадровыми данными, и их изменение без документа приведёт к расхождениям между табелем, расчётом и отчётностью.

Как оформить неполную неделю, например 3 дня по 8 часов?

Создайте график, в котором рабочими отмечены только три дня недели с 8-часовой продолжительностью, остальные дни — выходные. Дальнейший порядок тот же: кадровый перевод со сменой графика и проверка расчёта.

Почему сотруднику начислился полный оклад после перевода на 0,5 ставки?

Наиболее вероятная причина: оклад в кадровом документе указан уже за долю ставки, а начисление считается по норме графика сотрудника — факт совпал с нормой, и программа выплатила сумму полностью. Проверьте, какой размер оклада указан в переводе, и какая норма используется в формуле начисления.

Нужно ли менять график, если меняется только размер оплаты, а часы прежние?

Нет. Если режим рабочего времени не меняется, а уменьшается только оплата, достаточно кадрового перевода с изменением доли ставки или размера начисления. График трогать не нужно.

Как оформить временный переход на неполный день на несколько месяцев?

Оформите кадровый перевод с даты начала нового режима, а по его окончании — второй перевод с возвратом прежнего графика и ставки. Автоматического «временного» перевода с датой окончания для графика в типовой ЗУП нет, поэтому обратный документ создаётся вручную.

Влияет ли неполное время на расчёт отпускных и больничных?

Отпускные рассчитываются из среднего заработка, который при неполном времени будет ниже пропорционально начислениям, — специальных настроек не требуется. Для больничных действуют правила сравнения с МРОТ с учётом доли ставки; программа учитывает это автоматически, если доля ставки указана в кадровых данных.