Как в 1С:ЗУП установить аванс сотруднику

Аванс в 1С:ЗУП (конфигурации «Зарплата и управление персоналом») настраивается двумя способами: как плановая сумма, назначенная сотруднику в кадровых документах, или как расчёт за первую половину месяца по фактически отработанному времени. Выбор способа зависит от того, как порядок выплаты закреплён во внутренних документах организации — трудовом договоре, положении об оплате труда или коллективном договоре.

Программа поддерживает три варианта аванса: фиксированная сумма, процент от тарифа (оклада) и расчёт за первую половину месяца. Первые два варианта задаются в документах приёма на работу, кадрового перевода или в специальном документе изменения аванса. Третий вариант включается в настройках учётной политики организации и требует заполнения табелей за первую половину месяца.

Прежде чем менять настройки, убедитесь, что в базе корректно заполнены графики работы сотрудников и введены все кадровые документы. Ошибка в графике или отсутствие кадрового перевода приведёт к неверному расчёту, и исправлять его придётся уже после выплаты — через сторнирование и перерасчёт.

Какие способы расчёта аванса поддерживает 1С:ЗУП

Программа предлагает три варианта. Фиксированная сумма — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму аванса независимо от отработанного времени. Это самый простой вариант для учёта, но он рискован: если сотрудник болел всю первую половину месяца, аванс всё равно будет начислен, и при окончательном расчёте может образоваться долг за работником.

Процент от тарифа — аванс рассчитывается как доля от оклада или тарифной ставки, например 40%. Сумма автоматически изменится при индексации оклада, но, как и фиксированный вариант, не учитывает фактическое отсутствие сотрудника.

Расчёт за первую половину месяца — наиболее точный вариант: программа считает начисления по табелю за период с 1 по 15 число. Он требует дисциплины учёта рабочего времени, зато исключает переплаты и претензии при проверках, поскольку соответствует требованию выплачивать зарплату за фактически отработанное время.

Сравнение вариантов аванса

Фиксированная сумма

Подходит при стабильном графике без частых отсутствий. Риск переплаты при больничных и отпусках без содержания в первой половине месяца.

Процент от тарифа

Удобен при окладной системе; сумма меняется вместе с окладом автоматически. Тот же риск переплаты при отсутствиях.

Расчёт за первую половину месяца

Самый точный и безопасный с точки зрения проверок. Требует своевременного ввода отсутствий и табелей до даты выплаты аванса.

Как установить аванс при приёме сотрудника на работу

При оформлении нового сотрудника аванс задаётся непосредственно в документе приёма. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Приёмы на работу»), создайте документ «Приём на работу» и заполните основные данные: сотрудника, подразделение, должность, график работы.

Перейдите на вкладку «Оплата труда». В нижней части вкладки находится поле «Аванс». Укажите способ: «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа» — и введите значение. Если организация рассчитывает аванс за первую половину месяца, поле может быть недоступно для ручного ввода, так как сумма определяется расчётом.

Проведите документ. С этого момента при формировании ведомости на выплату аванса программа автоматически подставит указанную сумму. Проверить назначенный аванс можно в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Оплата труда» или через отчёт «Полные сведения о сотруднике».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте документ
2. 2
   Заполните сотрудника, должность, подразделение и график работы
3. 3
   На вкладке «Оплата труда» найдите поле «Аванс»
4. 4
   Выберите «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа» и введите значение
5. 5
   Проведите документ и проверьте сумму в карточке сотрудника

Как изменить аванс действующему сотруднику

Если аванс нужно поменять одному сотруднику вместе с другими условиями труда (перевод на другую должность, изменение оклада), используйте документ «Кадровый перевод»: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». На вкладке «Оплата труда» установите флажок изменения условий и укажите новое значение аванса с даты перевода.

Когда меняется только аванс без кадрового перемещения, предназначен специальный документ «Изменение аванса». Он находится в разделе «Зарплата» (в части релизов — «Кадры») → «Изменение аванса». Документ позволяет подобрать списком сразу нескольких сотрудников или всех сотрудников подразделения, что удобно при массовом изменении — например, при повышении процента аванса по всей организации.

В документе укажите дату, с которой действует новый размер аванса, выберите способ расчёта и значение. После проведения программа будет использовать новую сумму начиная с указанной даты. Старые значения сохраняются в истории, поэтому при расчёте аванса за прошлые периоды программа учитывает действовавшие тогда настройки.

Как настроить расчёт аванса за первую половину месяца

Этот вариант включается на уровне организации. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Настройка» → «Организации»), перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». В поле «Аванс» установите вариант «Рассчитывается за первую половину месяца».

После этого в разделе «Зарплата» станет доступен документ «Начисление за первую половину месяца». Он рассчитывает начисления сотрудников с 1 по 15 число по данным табеля: оклад за отработанные дни, надбавки, доплаты. Перед расчётом обязательно введите все документы отсутствий за первую половину месяца — больничные, отпуска, командировки, прогулы, иначе аванс посчитается по полному графику.

Если часть сотрудников должна получать аванс по-другому (например, руководителям — фиксированной суммой), проверьте, как это сочетается с настройкой организации: в типовой конфигурации выбранный в реквизитах организации вариант применяется ко всем сотрудникам этой организации. Индивидуальные исключения придётся оформлять отдельными документами или пересматривать подход к настройке.

Как выплатить аванс: ведомости и проверка сумм

Для выплаты создайте ведомость: раздел «Зарплата» → «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета» — в зависимости от способа выплаты. В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс» и укажите месяц начисления. Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и подставит суммы аванса согласно их настройкам.

Если используется расчёт за первую половину месяца, сначала создайте и проведите документ «Начисление за первую половину месяца», затем заполняйте ведомость — суммы подтянутся из расчётного документа. Без расчётного документа ведомость по этому варианту аванса заполнится пустыми суммами.

НДФЛ с аванса в типовой конфигурации обычно не удерживается при выплате — налог исчисляется при окончательном расчёте за месяц. Однако при выплате аванса за первую половину месяца программа может исчислить НДФЛ по документу начисления — поведение зависит от настроек учётной политики по НДФЛ и релиза. Проверьте колонку «НДФЛ» в ведомости перед проведением, чтобы не допустить двойного удержания или, наоборот, пропуска налога.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма аванса в ведомости

Норма

Совпадает с назначенным значением в карточке сотрудника или расчётом за первую половину месяца

Тревожный признак

Пустая сумма, ноль или значение из прошлого периода — проверьте документ, задающий аванс

Наличие сотрудника в ведомости

Норма

Сотрудник подобрался автоматически при заполнении

Тревожный признак

Сотрудника нет — проверьте, оформлен ли приём на работу и задан ли аванс

Колонка НДФЛ

Норма

Соответствует принятой в организации политике удержания налога с аванса

Тревожный признак

НДФЛ удержан дважды или не там, где ожидался — проверьте настройки учётной политики

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — аванс не подтягивается в ведомость. Причины: аванс не задан в кадровом документе, документ приёма или изменения аванса не проведён, либо в ведомости выбран не тот месяц или организация. Проверяйте в указанном порядке: карточка сотрудника → проведённость документа → параметры ведомости.

Вторая типичная ситуация — переплата аванса при фиксированной сумме, когда сотрудник отсутствовал всю первую половину месяца. Программа выплатит назначенную сумму, а при расчёте зарплаты за месяц образуется отрицательное сальдо. Если такие ситуации регулярны, перейдите на расчёт за первую половину месяца или вручную корректируйте сумму в ведомости по сотрудникам с отсутствиями.

Третья ошибка — изменение аванса «задним числом» после того, как ведомости проведены. Это приводит к расхождениям между назначенными и фактически выплаченными суммами в отчётах. Исправляйте через новый документ «Изменение аванса» с корректной датой и при необходимости сторнирующие документы, а не редактированием проведённых ведомостей.

FAQ: частые вопросы об авансе в 1С:ЗУП

Можно ли установить разный аванс разным сотрудникам?

Да, если используется фиксированная сумма или процент от тарифа — значение задаётся индивидуально в кадровом документе каждого сотрудника или документом «Изменение аванса» по списку. Вариант «за первую половину месяца» задаётся в целом по организации.

Почему в ведомости на аванс сотрудник появляется с нулевой суммой?

Чаще всего аванс не назначен: откройте карточку сотрудника и проверьте значение в оплате труда. Если организация считает аванс за первую половину месяца — убедитесь, что создан и проведён документ «Начисление за первую половину месяца» за нужный период.

Удерживается ли НДФЛ при выплате аванса?

Поведение зависит от настроек учётной политики и способа расчёта. При фиксированном авансе налог обычно исчисляется при окончательном расчёте за месяц. При начислении за первую половину месяца программа может исчислить НДФЛ сразу. Проверяйте колонку НДФЛ в ведомости до проведения.

Как массово изменить аванс всем сотрудникам подразделения?

Используйте документ «Изменение аванса»: подберите сотрудников по кнопке «Подбор» или заполните список по подразделению, укажите новый способ расчёта и дату вступления в силу. Один документ заменяет десятки кадровых переводов.

Что делать, если аванс выплачен больше, чем сотрудник заработал за месяц?

В программе при расчёте зарплаты образуется долг за сотрудником, который отразится в расчётном листке и оборотно-сальдовой ведомости. Сумму удерживают из последующих выплат с соблюдением ограничений на удержания. Чтобы ситуация не повторялась, перейдите на расчёт аванса по фактически отработанному времени.

Можно ли выплатить аванс досрочно или в другую дату?

Да, дата выплаты определяется датой ведомости, а не жёсткой настройкой. Создайте ведомость с нужной датой — программа подставит аванс за месяц, указанный в поле «Месяц начисления». Даты выплаты аванса и расчёта задаются в реквизитах организации и влияют на автоматическое заполнение.