Как в 1С:ЗУП создать отчет СЗВ-ТД

Отчет СЗВ-ТД — это сведения о трудовой деятельности сотрудников, которые работодатель передает в Социальный фонд России. В 1С:ЗУП отчет формируется автоматически на основании кадровых документов: приемов на работу, переводов, увольнений, переименований организации и отпусков без сохранения зарплаты. Если кадровый учет ведется корректно, создание отчета занимает несколько минут.

СЗВ-ТД подается по каждому кадровому событию в строго ограниченные сроки: при приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, по остальным событиям — до 25 числа месяца, следующего за отчетным. За отсутствие сведений о трудовой деятельности в ЕФС-1 при совмещении с отчетом по взносам предусмотрен отдельный блок. В этой инструкции разберем стандартный сценарий работы в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Подготовка: что должно быть настроено до формирования отчета

Перед созданием СЗВ-ТД убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. В карточке организации (раздел «Настройка» — «Реквизиты организации») должны быть указаны ИНН, КПП, ОГРН и регистрационный номер в СФР. Если организация обособленная, проверьте, что отчетность сдается по правильному регистрационному номеру.

В карточке каждого сотрудника проверьте СНИЛС, ИНН (если есть), ФИО и документ, удостоверяющий личность. Отсутствие СНИЛС — самая частая причина отказа в приеме отчета. Также убедитесь, что все кадровые приказы проведены и даты документов соответствуют реальным датам событий: именно дата приказа определяет срок сдачи отчета.

Дополнительно проверьте настройку способа сдачи. Если используете «1С-Отчетность», убедитесь, что подключение действует и заявка на подключение обработана. При выгрузке файлом потребуется действующая программа проверки или сервис СФР для контроля формата.

Какие кадровые события попадают в СЗВ-ТД

Программа регистрирует к отчету следующие события: прием на работу, кадровый перевод (в том числе перевод к другому работодателю), увольнение, переименование организации, установление или отмена запрета на ведение электронной трудовой книжки, а также подача заявления сотрудника о выборе формы трудовой книжки. Отдельно регистрируются отпуска без сохранения зарплаты, если они влияют на сведения о трудовой деятельности.

Каждое событие в отчете кодируется: например, «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». При увольнении дополнительно указывается статья ТК РФ — основание увольнения. Эти данные программа берет из кадровых документов, поэтому ошибка в документе автоматически станет ошибкой в отчете.

Создание отчета через журнал СЗВ-ТД

Основной способ — через специализированный журнал. Откройте раздел «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» — «СЗВ-ТД» (в некоторых релизах путь: «Отчетность, справки» — «СЗВ-ТД»). Нажмите «Создать». Программа предложит выбрать организацию и отчетный период.

После выбора периода нажмите «Заполнить» — табличная часть автоматически заполнится сотрудниками, по которым за период зарегистрированы кадровые события. Для каждого сотрудника указывается вид события, дата, номер и дата приказа, должность, структурное подразделение, а при увольнении — основание по ТК РФ.

Если нужно подать отчет только по одному сотруднику (например, срочное увольнение), создайте отчет и заполните его вручную кнопкой «Добавить», указав конкретного сотрудника и событие. Программа подтянет данные из кадрового документа.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» — «СЗВ-ТД»
2. 2
   Нажмите «Создать», выберите организацию и отчетный период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список событий
4. 4
   Откройте строки с предупреждениями и исправьте данные сотрудников
5. 5
   Нажмите «Проверить» для контроля формата
6. 6
   Проведите документ и отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл

Проверка отчета перед отправкой

Перед отправкой используйте встроенную проверку: кнопка «Проверить» в форме отчета. Программа контролирует заполненность обязательных полей, корректность СНИЛС (контрольное число), наличие дат и номеров приказов, соответствие кодов событий. Ошибки отображаются в отдельном окне с указанием сотрудника и поля.

Обратите внимание на строки, отмеченные восклицательным знаком. Типичные проблемы: не указан СНИЛС, отсутствует номер приказа, при увольнении не заполнено основание, у сотрудника не заполнены сведения о документе удостоверения личности. Все замечания устраняются в карточке сотрудника или в кадровом документе, после чего отчет нужно перезаполнить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список событий в отчете

Норма

Все приказы за период отражены с правильными датами

Тревожный признак

Событие отсутствует или дата не совпадает с приказом

СНИЛС сотрудников

Норма

Заполнен у всех, проходит контрольное число

Тревожный признак

Пустые поля или ошибка проверки СНИЛС

Основание увольнения

Норма

Указана статья и пункт ТК РФ

Тревожный признак

Поле пустое при событии «УВОЛЬНЕНИЕ»

Статус после отправки

Норма

Отчет принят СФР без ошибок

Тревожный признак

Получен отказ или протокол с ошибками

Отправка в СФР и выгрузка файла

При подключенной «1С-Отчетности» отправка выполняется из формы отчета: кнопка «Отправить» — отчет уходит в СФР, статус доставки отслеживается в журнале «1С-Отчетность». Дождитесь положительного протокола: только он подтверждает, что сведения приняты. Отрицательный протокол содержит коды ошибок — по ним нужно исправить данные и отправить отчет повторно.

Если электронный обмен не настроен, выгрузите файл кнопкой «Выгрузить» — программа сформирует XML-файл установленного формата. Файл проверяется в актуальной программе проверки СФР и сдается через личный кабинет страхователя на сайте фонда или на флеш-носителе в отделение. Перед выгрузкой убедитесь, что релиз конфигурации поддерживает действующую версию формата.

Типичные ошибки и спорные ситуации

Самая распространенная ошибка — событие не попало в отчет, потому что кадровый документ не проведен или проведен с неправильной датой. Решение: провести документ корректной датой и перезаполнить отчет. Если событие относится к прошлому периоду, а отчет за него уже сдан, формируется корректирующий (отменяющий) СЗВ-ТД с признаком отмены сведений.

Вторая группа ошибок — дубли событий. Они возникают, если кадровый документ отменяли и создавали заново, а старые записи остались в регистре. В этом случае проверьте журнал кадровых документов, удалите или отмените лишние документы и перезаполните отчет. Также внимательно относитесь к совместителям: по каждому месту работы события отражаются отдельно.

Отдельная ситуация — переименование организации. Событие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» регистрируется специальным документом, а не изменением названия в карточке организации. Если просто поменять наименование в реквизитах, событие в отчет не попадет.

Отмена и корректировка ранее сданных сведений

Если ошибка обнаружена после приема отчета фондом, в 1С:ЗУП формируется отменяющий отчет. В журнале СЗВ-ТД создайте новый документ, выберите сотрудника и событие, затем установите признак отмены сведений. Отменяющий отчет содержит те же реквизиты события, что и исходный, но с отметкой об аннулировании.

После отмены некорректных сведений при необходимости сдается новый отчет с правильными данными. Важно: корректировка не освобождает от ответственности за первоначальную ошибку, но принятые исправленные сведения снижают риск претензий при проверке.

Удобно завести правило: в конце каждого рабочего дня проверять журнал кадровых документов на предмет приемов и увольнений. Это занимает пару минут и полностью исключает пропуск суточного срока сдачи СЗВ-ТД.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если в месяце не было кадровых событий?

Нет. Отчет сдается только при наличии зарегистрированных событий: приемов, переводов, увольнений, переименований, заявлений о форме трудовой книжки. Нулевая форма законодательством не предусмотрена.

Почему сотрудник не попадает в отчет при автоматическом заполнении?

Чаще всего кадровый документ не проведен, проведен с датой вне отчетного периода или событие уже было включено в ранее сданный отчет. Проверьте статус документа и журнал ранее созданных СЗВ-ТД.

Как отразить увольнение, если приказ издан сегодня, а отчет нужен завтра?

Проведите документ «Увольнение» сегодня же, создайте СЗВ-ТД по этому сотруднику вручную через кнопку «Добавить», проверьте основание увольнения и отправьте отчет. Откладывать до конца месяца нельзя — срок по увольнениям один рабочий день.

Что делать, если СФР вернул отчет с ошибкой в СНИЛС?

Откройте карточку сотрудника, сверьте СНИЛС с оригиналом страхового свидетельства или данными личного кабинета сотрудника, исправьте номер, перезаполните отчет и отправьте повторно. Ошибка контрольного числа всегда означает опечатку в цифрах.

Можно ли сдать СЗВ-ТД на бумаге?

Бумажная сдача допускается только для работодателей с небольшой численностью в предусмотренных законом случаях. На практике подавляющее большинство организаций обязаны сдавать сведения в электронном виде, поэтому XML-выгрузка или 1С-Отчетность — основной рабочий вариант.

Как отчитаться по совместителю?

По совместителям сведения подаются в общем порядке по каждому трудовому договору. В 1С:ЗУП события по внутренним совместителям регистрируются отдельными кадровыми документами и автоматически попадают в отчет как отдельные строки.