Как в 1С ЗУП создать диспансеризацию

Диспансеризация в 1С:ЗУП — это не отдельный сложный механизм, а сочетание настройки вида отсутствия, документа, фиксирующего дни прохождения обследования, и корректной оплаты этих дней по среднему заработку. По трудовому законодательству работнику положен один день на диспансеризацию раз в три года, а работникам предпенсионного возраста и пенсионерам по возрасту — два дня ежегодно. Все эти дни оплачиваются по среднему заработку, и программа должна это учитывать автоматически.

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 предусмотрен штатный вид расчета и причина отсутствия для диспансеризации, но во многих базах их требуется включить или создать вручную — особенно если конфигурация обновлялась со старых релизов или велась упрощенная настройка. Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до начисления оплаты и отражения в табеле.

Важно понимать разницу между диспансеризацией и обязательными медосмотрами. Медосмотры по приказу 29н для вредных профессий оформляются иначе и обычно не требуют отдельного вида отсутствия — работник считается исполняющим обязанности. Путать эти два случая — частая причина ошибок в учете.

Проверка настроек учета перед началом работы

Прежде чем оформлять первую диспансеризацию, убедитесь, что в программе включены нужные механизмы. Откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Расчет зарплаты» и проверьте, что включен учет отсутствий и начислений по среднему заработку. В большинстве типовых баз эти опции активны по умолчанию, но в упрощенных настройках часть документов может быть скрыта.

Далее проверьте классификатор видов использования рабочего времени: «Настройка» — «Виды рабочего времени». Для диспансеризации должен существовать вид времени с буквенным обозначением, которое попадет в табель. В типовой поставке используются обозначения в соответствии с унифицированной формой табеля; если вашей организации нужен свой код, его можно добавить вручную, но буквенный код должен быть уникальным.

Также откройте «Настройка» — «Начисления» и найдите начисление для оплаты дней диспансеризации. В актуальных релизах оно обычно уже создано с формулой расчета по среднему заработку. Если его нет — создайте копированием аналогичного начисления «Оплата дней медосмотра» или настройте вручную с назначением «Оплата времени сохраняемого среднего заработка».

Создание вида расчета для оплаты дней диспансеризации

Если готового начисления в базе нет, создайте его: «Настройка» — «Начисления» — «Создать». Укажите наименование, например «Оплата дней диспансеризации», назначение начисления — «Оплата времени сохраняемого среднего заработка», способ выполнения — «По отдельному документу» или «Ежемесячно», в зависимости от того, каким документом планируете регистрировать отсутствие.

На вкладке «Расчет базы» и «Зависимости» ничего необычного настраивать не нужно — расчет идет по формуле среднего заработка. На вкладке «Учет времени» укажите вид времени «Диспансеризация» и вариант «Дополнительная оплата за уже оплаченное время» либо «За работу сверхурочно» не подходит — правильный вариант зависит от того, вытесняет ли начисление основную оплату. Для диспансеризации дни не входят в отработанное время, поэтому выбирайте учет как отдельного вида времени без вытеснения оклада по дням отсутствия.

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» проверьте: НДФЛ — код дохода 2000 (оплата по среднему заработку за дни диспансеризации облагается), страховые взносы — облагается полностью, в бухучете отражается по настройкам способа отражения сотрудника. Ошибки на этой вкладке приведут к неверной отчетности, поэтому сверьте с аналогичным штатным начислением.

Оформление документа отсутствия на дни диспансеризации

Основной рабочий инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» или «Зарплата» (в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Диспансеризация». Если такого вида в списке нет, вернитесь к настройке видов времени и начислений — программа подставляет в документ только те причины, для которых настроен учет.

Укажите период отсутствия: дату начала и окончания. Для обычных работников это один день раз в три года, для предпенсионеров и пенсионеров — до двух дней в год. Программа не контролирует лимиты автоматически, поэтому ответственность за соблюдение норм лежит на кадровике: ведите учет использованных дней по каждому сотруднику, например в комментарии к документу или во внешнем реестре.

После проведения документа дни диспансеризации попадут в табель с соответствующим кодом, а при расчете зарплаты за месяц начисление по среднему заработку рассчитается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов». Если документ отсутствия введен после расчета зарплаты, потребуется перерасчет — программа предложит его в журнале перерасчетов.

1. 1
   Проверьте наличие вида времени «Диспансеризация» в классификаторе видов рабочего времени
2. 2
   Убедитесь, что начисление оплаты дней диспансеризации есть в плане видов расчета и настроено по среднему заработку
3. 3
   Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», выберите сотрудника и вид отсутствия «Диспансеризация»
4. 4
   Укажите период (1–2 дня) и проведите документ
5. 5
   Проверьте отражение дней в табеле и расчет среднего заработка в «Начислении зарплаты и взносов»
6. 6
   При необходимости сформируйте печатную форму приказа или распоряжения

Расчет оплаты и проверка среднего заработка

Оплата дней диспансеризации считается по общим правилам среднего заработка: база — начисления за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия, деленные на фактически отработанные дни. В документе отсутствия или в начислении зарплаты можно открыть расшифровку среднего заработка по кнопке с зеленым кружком-калькулятором рядом с суммой и проверить, какие начисления вошли в базу.

Частая ситуация: сотрудник отработал меньше года, и средний заработок получается заниженным из-за неполного периода. Это нормально — программа считает по фактическим данным. Но если в базу не попали премии или индексация, проверьте настройки этих начислений: признак включения в расчет среднего заработка задается в самом виде расчета.

Для контроля сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц: в нем должна быть отдельная строка с оплатой дней диспансеризации и отдельный код времени в разделе отработанного времени. Если строки нет, а дни в табеле есть — начисление не назначено или документ отсутствия не проведен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни диспансеризации отражены отдельным кодом, не входят в отработанные дни

Тревожный признак

Дни стоят как явка или как неоплачиваемое отсутствие

Расчетный листок сотрудника

Норма

Есть строка оплаты по среднему заработку за дни диспансеризации

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна нулю

Расшифровка среднего заработка

Норма

В базу вошли начисления за 12 предшествующих месяцев

Тревожный признак

Пустая база или пропущены периоды с начислениями

Диспансеризация предпенсионеров и особые случаи

Работники предпенсионного возраста (за 5 лет до наступления пенсионного возраста) и работающие пенсионеры по возрасту имеют право на два оплачиваемых дня в год. В 1С:ЗУП возрастная категория не определяется автоматически для целей диспансеризации, поэтому кадровик должен сам проверить дату рождения сотрудника и количество уже использованных дней в текущем году.

Если сотрудник просит два дня подряд или в разные месяцы, оформляйте отдельные документы отсутствия на каждый период — так проще контролировать лимит. Один документ на два дня тоже допустим, если дни идут подряд.

Отдельный случай — сотрудники, работающие по совместительству. Дни диспансеризации положены по каждому месту работы, поэтому в базе оформляйте отсутствие по каждому договору отдельно: и по основному месту, и по совместительству, если сотрудник предоставил подтверждающие документы.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — оформление дня диспансеризации как отпуска без сохранения зарплаты или как обычной явки с последующей «ручной» доплатой. В первом случае работник теряет деньги, во втором — ломается табель и расчет среднего заработка. Всегда используйте выделенный вид отсутствия.

Вторая ошибка — отсутствие контроля лимита дней. Программа не следит за тем, сколько дней диспансеризации сотрудник уже использовал за три года. Заведите простой учет: отчет по документам отсутствия с отбором по виду «Диспансеризация» позволит быстро проверить историю по конкретному сотруднику.

Третья типичная проблема — доначисление не происходит из-за того, что вид расчета не включен в план обмена с бухгалтерией или не настроен способ отражения. Перед первым массовым оформлением проведите тест на одном сотруднике: оформите документ, рассчитайте зарплату, сформируйте отражение в учете и проверьте проводки.

Отчеты и контроль учета диспансеризации

Для анализа используйте типовые отчеты раздела «Зарплата» — «Отчеты по зарплате»: «Анализ отсутствий» и «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В анализе отсутствий установите отбор по виду отсутствия, чтобы увидеть все дни диспансеризации по организации за период. Это удобно для планирования и ответов на запросы руководства.

Если в организации диспансеризацию проходят десятки сотрудников, имеет смысл вести график: например, в документе отсутствия заполнять комментарий с номером заявления работника. Заявление — обязательное основание: работник пишет его на имя руководителя, а кадровая служба на его основе оформляет дни в программе и издает приказ при необходимости.

Частые вопросы

Нужно ли требовать от сотрудника справку о прохождении диспансеризации?

Основанием для предоставления дней является заявление работника. Работодатель вправе запросить подтверждающий документ из медицинской организации, особенно если есть сомнения в фактическом прохождении обследования. В программе это никак не фиксируется — достаточно хранить документы в личном деле.

Что делать, если в списке видов отсутствия нет «Диспансеризации»?

Проверьте классификатор видов рабочего времени в разделе «Настройка» и наличие начисления с соответствующим назначением. Если конфигурация старая, создайте вид времени и начисление вручную по аналогии с оплатой дней медосмотра, после чего вид отсутствия станет доступен в документе.

Облагаются ли оплата дней диспансеризации НДФЛ и взносами?

Да. Оплата по среднему заработку за дни диспансеризации облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и другие выплаты по среднему заработку, предусмотренные трудовым законодательством. Проверьте соответствующие настройки на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» вида расчета.

Как оформить диспансеризацию, если сотрудник уже ушел в отпуск или на больничный?

Дни диспансеризации не могут совпадать с периодом отпуска или болезни — программа не даст провести документ на пересекающийся период. Сотрудник использует дни после выхода на работу, лимит при этом не сгорает.

Можно ли оформить два дня диспансеризации одним документом?

Да, если дни идут подряд — укажите период из двух дней в одном документе отсутствия. Если дни в разных месяцах, создавайте отдельные документы: это упрощает контроль лимита и расчет среднего заработка за каждый период.

Переносится ли неиспользованный день диспансеризации на следующий год?

Нет, дни не суммируются и не переносятся. Обычный работник может использовать один день раз в три года, предпенсионер — два дня в течение года. Неиспользованные дни просто не оплачиваются, компенсация за них не положена.