Как в 1С ЗУП сформировать список сотрудников

Список сотрудников — одна из самых частых задач в 1С:Зарплата и управление персоналом. Он нужен для кадровой отчётности, проверки штатного расписания, подготовки данных для руководства, сверки перед расчётом зарплаты и выгрузки в сторонние системы. В конфигурации есть несколько штатных инструментов: справочник «Сотрудники», отчёты по штатной расстановке, списки работников и универсальный отчёт.

Выбор инструмента зависит от того, какой именно список нужен: все лица, с кем заключены договоры; только работающие на дату; сотрудники конкретного подразделения; работники с определёнными начислениями. Ниже разобраны основные способы с настройками отборов, типичными ошибками и способами выгрузки результата.

Какой список нужен: определяем задачу

Прежде чем открывать отчёт, уточните, что должно попасть в список. В ЗУП «сотрудник» — это не просто человек в штате: у одного физического лица может быть несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), а приёмы, переводы и увольнения фиксируются кадровыми документами с датами.

Типовые варианты задачи:

• все сотрудники организации, включая уволенных — для сверки архива;
• работающие на конкретную дату — для отчётности и списков на ознакомление;
• сотрудники подразделения или должности — для руководителя подразделения;
• работники с конкретным видом договора (ГПХ, совместители, декретники);
• список с контактами, табельными номерами или датами приёма.

От ответа зависит выбор отчёта и отборов. Ошибка на этом этапе — самая частая причина «неправильных» списков: например, в список работающих попадают уволенные, потому что не установлен отбор по дате.

Список через справочник «Сотрудники»

Самый простой способ — открыть справочник: раздел «Кадры» → «Сотрудники». Здесь видны все зарегистрированные сотрудники выбранной организации с возможностью быстрого поиска по ФИО и табельному номеру.

Для выборки только работающих используйте кнопку настройки списка («Ещё» → «Настроить список») и добавьте отбор. В типовых релизах доступен быстрый фильтр по статусу: работающие, уволенные, все. Также можно отобрать по подразделению, если оно указано в текущей кадровой позиции.

Ограничение справочника: он показывает текущее состояние, а не состояние на произвольную дату в прошлом. Если нужен список работающих, например, на первое число прошлого месяца, используйте отчёты — они строятся по кадровой истории.

Из справочника список можно вывести на печать или сохранить через «Ещё» → «Вывести список». Полученный табличный документ сохраняется в Excel или PDF стандартной командой «Файл» → «Сохранить копию».

Отчёт «Штатная расстановка» и списки работников

Основной рабочий инструмент кадровика — отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Наиболее востребованные:

• «Штатная расстановка» — позиции штатного расписания с занятыми ставками и работающими сотрудниками;
• «Списки сотрудников» (в некоторых релизах — «Список работников организаций») — перечень работающих на дату с реквизитами, которые можно настроить;
• «Остатки отпусков», «Стажи», «Уволенные» — специализированные списки под конкретные задачи.

В отчёте «Списки сотрудников» задайте период или дату, выберите организацию и при необходимости откройте «Настройки» для добавления отборов: по подразделению, должности, виду занятости, полу, дате приёма. Колонки тоже настраиваются — можно добавить табельный номер, дату рождения, дату приёма на работу.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников».
2. 2
   Укажите дату, на которую нужен список, и организацию.
3. 3
   В «Настройках» добавьте отборы: подразделение, должность, вид занятости.
4. 4
   На закладке с полями отметьте нужные колонки: ФИО, табельный номер, подразделение, должность.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк.
6. 6
   Сохраните результат: «Файл» → «Сохранить копию» → формат Excel или PDF.

Признак правильно сформированного списка: количество строк совпадает с данными отчёта «Численность работников» за тот же период, а в списке нет уволенных до указанной даты. Если цифры расходятся — проверяйте отборы и дату.

Универсальный отчёт для нестандартных выборок

Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список сотрудников с конкретным начислением, определённым графиком работы или датой приёма в заданном диапазоне — используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» или «Отчёты», в зависимости от настроек интерфейса).

В универсальном отчёте выберите источник данных:

• справочник «Сотрудники» — для списка по карточкам без учёта даты;
• регистр сведений «Кадровая история сотрудников» — для выборки с учётом периодов работы, подразделений и должностей на дату;
• регистр «Виды занятости сотрудников» — для разделения основных работников, совместителей и работников по ГПХ.

Добавьте нужные поля и отборы, сгруппируйте при необходимости по подразделениям. Универсальный отчёт требует аккуратности: при работе с регистрами важно правильно указать период, иначе в выборку попадут все записи истории, и один сотрудник появится несколько раз.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой сформированный отчёт или список в ЗУП — это табличный документ, который сохраняется стандартными средствами платформы. Порядок: «Файл» → «Сохранить копию» (или «Сохранить как»), выбор формата — XLSX, PDF, HTML, ODS.

Если список нужен для дальнейшей обработки в Excel, предпочтителен формат XLSX: структура колонок сохраняется, и данные можно фильтровать. Для передачи на подпись или в архив используйте PDF.

Для печати проверьте настройки страницы: широкие списки с большим числом колонок удобнее печатать в альбомной ориентации с масштабированием по ширине листа. Лишние колонки лучше убрать в настройках отчёта до формирования, а не скрывать в готовом документе.

Если список нужен регулярно с одними и теми же настройками, сохраните вариант отчёта через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз достаточно будет открыть сохранённый вариант и поменять только дату.

Типичные ошибки и проверка результата

Большинство проблем со списками связано не с программой, а с настройками отбора или состоянием учёта. Перед передачей списка дальше сверьте его с контрольными цифрами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк списка

Норма

Совпадает с отчётом «Численность работников» на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины — проверьте отборы и дату

Уволенные сотрудники

Норма

В списке работающих их нет

Тревожный признак

Уволенный присутствует — проверьте проведение приказа об увольнении

Дубли ФИО

Норма

У дублей разные табельные номера и должности

Тревожный признак

Один и тот же сотрудник с одним табельным номером повторяется — ошибка группировки

Подразделения

Норма

Сотрудник отражается в подразделении, где работал на дату списка

Тревожный признак

Все отражаются по текущему подразделению — отбор не по истории

Если расхождения не удаётся объяснить настройками отчёта, проверьте кадровые документы за период: непроведённые приказы, документы с неправильной датой, ручные корректировки. Исправлять данные нужно в документах, а не в готовом списке.

Частые вопросы

Как получить список сотрудников, работавших в конкретном месяце, включая уволенных в середине месяца?

Используйте отчёт «Списки сотрудников» с указанием периода (начало и конец месяца), а не одной даты. В настройках отключите отбор «только работающие на конец периода». Альтернатива — универсальный отчёт по регистру «Кадровая история сотрудников» за нужный период.

Почему в списке одно и то же ФИО встречается дважды?

Это означает, что у физического лица заведено несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство или договор ГПХ. Проверьте колонки «Табельный номер» и «Вид занятости» — они будут различаться. Если дубль не объясняется кадровой ситуацией, проверьте, не создан ли сотрудник ошибочно.

Как выгрузить список сотрудников в Excel?

Сформируйте нужный отчёт или откройте список справочника, затем используйте «Файл» → «Сохранить копию» и выберите формат XLSX. Для списка справочника предварительно выведите его через «Ещё» → «Вывести список».

Нужен список только внешних совместителей. Как отобрать?

В отчёте «Списки сотрудников» откройте настройки и добавьте отбор по полю «Вид занятости» со значением «Внешнее совместительство». Аналогично можно отобрать работников по договорам ГПХ или внутренних совместителей.

В список попал сотрудник, который ещё не вышел на работу. Это ошибка?

Если приказ о приёме проведён с датой, попадающей в период отчёта, сотрудник считается принятым, даже если фактически не приступил к работе. Уточните дату приёма в документе. Если приём отменён, отмените проведение приказа — тогда сотрудник исчезнет из списка.

Можно ли сформировать список с телефонами и адресами?

Да, в настройках отчёта добавьте поля контактной информации, если она заполнена в карточках физических лиц. Учитывайте, что такой список содержит персональные данные и требует ограниченного доступа.