Другое · 11 мин
Как оформить возврат из отпуска в 1С ЗУП
Как оформить досрочный выход из отпуска в 1С ЗУП 8.3: отмена документа, кадровый перевод, перерасчет отпускных и зарплаты, исправление табеля.
Досрочный выход сотрудника из отпуска — типичная ситуация: отпуск прерывается по приказу руководителя, по соглашению с работником или из-за болезни. В 1С ЗУП 8.3 нет отдельного документа «Возврат из отпуска», поэтому кадровику приходится выбирать способ отражения: отменить исходный документ, ввести исправление или скорректировать период вручную. От выбора зависит, как программа пересчитает отпускные, зарплату и табель.
Главная сложность в том, что отпускные уже начислены и, возможно, выплачены, НДФЛ удержан, а страховые взносы рассчитаны. Если просто «стереть» отпуск, в учете останутся лишние выплаты, а расчетный листок и отчетность перестанут сходиться. Поэтому возврат из отпуска всегда оформляют с перерасчетом.
Ниже разобраны рабочие способы для типовой конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3: когда можно отменить документ, когда нужно исправление, как пересчитать начисления и что проверить перед закрытием месяца.
Определите ситуацию: какой отпуск прерывается и закрыт ли период
Прежде чем что-то исправлять, ответьте на три вопроса. Первый — какой это отпуск: ежегодный основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам или по уходу за ребенком. Для отпуска по уходу за ребенком в ЗУП есть отдельный механизм — документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», а для обычных отпусков его нет.
Второй вопрос — выплачены ли отпускные и сдана ли отчетность за период. Если месяц еще открыт и ведомости не проведены, достаточно отменить или исправить документ. Если деньги выплачены, НДФЛ перечислен, а 6-НДФЛ отправлен, потребуется сторнирование с корректировкой отчетности.
Третий вопрос — с какой даты сотрудник фактически приступил к работе. От нее зависит, сколько дней отпуска нужно «обрезать» и за какие дни начислить зарплату. Дату выхода фиксируют в приказе руководителя — именно она используется при исправлении документа.
Как выбрать способ оформления
Способ 1. Отмена или исправление документа «Отпуск»
Самый чистый вариант — когда отпускные начислены, но еще не выплачены, и расчетный период открыт. Найдите документ через раздел «Кадры» → «Отпуска» или «Зарплата» → «Отпуска». Если выплаты не было, можно отменить проведение документа, изменить дату окончания отпуска на фактическую и провести его заново — программа пересчитает отпускные и НДФЛ автоматически.
Если документ уже участвовал в выплате, простое редактирование будет заблокировано. В этом случае в шапке документа нажмите «Исправить» — ЗУП создаст новый документ-исправление, связанный с исходным. В исправлении укажите фактическую дату окончания отпуска. Программа сторнирует излишне начисленные отпускные за неиспользованные дни и пересчитает налоги.
Исправление доступно, только если включена соответствующая настройка: раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» → флажок использования исправлений документов. В свежих релизах она включена по умолчанию. Проверьте также, что у пользователя есть права на исправление кадровых и расчетных документов.
- 1Откройте исходный документ «Отпуск» и нажмите «Исправить»
- 2В документе-исправлении укажите фактическую дату окончания отпуска
- 3Проведите документ и проверьте сторно отпускных на вкладке начислений
- 4Пересчитайте зарплату за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов»
- 5Проверьте табель и расчетный листок сотрудника
Способ 2. Сторнирование начислений, когда период закрыт
Если отпускные выплачены, налоги перечислены и отчетность сдана, исправлять прошлый период «задним числом» нельзя — это разрушит уже отправленные формы. Вместо этого в текущем месяце вводят документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» → «Сторнирование начислений»).
В документе укажите сотрудника и исходный документ «Отпуск». Программа подтянет начисления и сформирует сторно. Если сотрудник отгулял часть отпуска, сторнировать нужно не всю сумму, а только дни, приходящиеся на период после фактического выхода на работу — в этом случае сумму корректируют вручную или через исправление исходного документа с последующим сторно разницы.
После сторнирования образуется долг за сотрудником: он получил отпускные за дни, которые фактически работал. Этот долг закрывается при следующем расчете — излишне выплаченная сумма зачтется против зарплаты текущего месяца. Удерживать долг принудительно без согласия работника нельзя, поэтому согласие на зачет фиксируют письменно.
Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком
Для отпуска по уходу за ребенком в ЗУП предусмотрен штатный документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска» или журнал кадровых документов, в зависимости от релиза). Он прекращает отпуск с указанной даты и возобновляет действие графика работы сотрудника.
В документе укажите дату возврата и при необходимости измените условия: сотрудник может выйти на полную ставку или на неполный рабочий день с сохранением пособия. Для работы на условиях неполного времени в документе ставят соответствующий флажок и назначают график неполного рабочего времени.
После проведения документа пособие перестанет начисляться с даты выхода (или продолжит начисляться при неполном рабочем времени), а в «Начисление зарплаты и взносов» за месяц попадет оплата по окладу за отработанные дни. Проверьте, что в табеле дни до возврата отмечены как отпуск, а после — как рабочие.
Перерасчет зарплаты, НДФЛ и взносов после возврата
После любого способа оформления обязательно пересчитайте месяц. Откройте «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий период и заполните его заново: за дни фактической работы после выхода из отпуска должна появиться оплата по окладу или тарифу. Если строка с зарплатой не появилась, чаще всего причина в том, что отпуск все еще «перекрывает» эти дни — проверьте даты в исправленном документе.
НДФЛ пересчитывается автоматически вместе со сторно отпускных. Обратите внимание на излишне удержанный налог: он зачтется при ближайшей выплате дохода. Если отпускные были выплачены в одном квартале, а сторно прошло в другом, потребуется уточненный 6-НДФЛ за период выплаты.
Страховые взносы пересчитаются при расчете за месяц, в котором проведено сторно. База по взносам уменьшится на сумму сторнированных отпускных и увеличится на зарплату за отработанные дни. Сверьте итоги с отчетом «Анализ взносов» до сдачи расчета.
Как проверить результат в табеле и отчетах
Итоговая проверка начинается с табеля: откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Дни с начала отпуска по дату выхода должны быть отмечены кодом «ОТ» (или «ДО» для отпуска без сохранения), а с даты фактического выхода — явкой «Я». Если табель показывает отпуск до конца изначального периода, исправление документа не проведено или даты указаны неверно.
Затем сформируйте расчетный листок сотрудника. В нем должны быть: сторно отпускных за неиспользованные дни, начисление зарплаты за отработанные дни, корректный НДФЛ. Итоговая сумма к выплате не должна быть отрицательной без видимой причины — минус обычно говорит о том, что сторно есть, а зарплата не начислена.
Дополнительно сверьте регистр отсутствий: отчет «Отсутствия сотрудников» или «Остатки отпусков» покажет, сколько дней отпуска фактически использовано. Неиспользованные из-за досрочного возврата дни должны вернуться в остаток и быть доступны для будущих отпусков.
Как проверить результат
Дни после выхода отмечены «Я», до выхода — «ОТ»
Весь период стоит «ОТ» или дни работы пустые
Есть сторно отпускных и начисление зарплаты за отработанные дни
Только сторно, зарплата отсутствует, отрицательный итог
Неиспользованные дни вернулись в остаток
Все дни числятся использованными
Налог пересчитан с учетом сторно
Излишне удержанный НДФЛ не уменьшился
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — простое удаление или отмена проведения документа «Отпуск» после того, как отпускные выплачены. В результате в ведомости остается выплата, которой не соответствует ни одно начисление, НДФЛ зависает, а расчетный листок перестает сходиться с регистрами. Удалять документ можно только до любых выплат по нему.
Вторая ошибка — исправление дат в исходном документе прошлого закрытого периода. Это меняет данные, по которым уже сдана отчетность, и приводит к расхождениям с ИФНС и СФР. Для закрытых периодов работайте только через сторнирование текущим месяцем.
Третья ошибка — забыть про остаток отпуска. Если сторно выполнено вручную через корректировку сумм без связи с документом «Отпуск», программа может не вернуть неиспользованные дни в остаток. Всегда проверяйте отчет «Остатки отпусков» после оформления возврата.
Наконец, помните про кадровую сторону: досрочный выход из ежегодного отпуска возможен только с согласия работника, а из отпуска по уходу за ребенком — по его заявлению. Отзыв из отпуска без документального оформления создает риски при проверке трудовой инспекцией, даже если в программе все посчитано верно.
Что важно запомнить
Возврат из отпуска в 1С ЗУП оформляется исправлением документа «Отпуск» или сторнированием начислений — в зависимости от того, выплачены ли отпускные и закрыт ли период. После оформления обязательно пересчитайте зарплату, проверьте табель, расчетный листок и остаток отпусков.
Частые вопросы
Можно ли в ЗУП оформить отзыв из отпуска отдельным приказом?
Отдельного документа «Отзыв из отпуска» в типовой конфигурации нет. Кадровый приказ оформляют в бумажном виде или во внешней системе, а в программе отражают только расчетные последствия — исправление отпуска и перерасчет. Для печати приказа можно использовать дополнительные печатные формы.
Что делать, если сотрудник вышел из отпуска, а потом заболел?
Оформите возврат из отпуска на фактическую дату выхода, затем введите документ «Больничный лист» на период нетрудоспособности. Программа начислит пособие за дни болезни и зарплату за отработанные дни между выходом и больничным. Проверьте, что периоды в документах не пересекаются.
Вернется ли НДФЛ с излишне выплаченных отпускных автоматически?
Да, при сторнировании начислений НДФЛ пересчитывается автоматически и образуется излишне удержанный налог. Он зачтется при ближайшей выплате дохода сотруднику. Если сторно попало в другой квартал, потребуется уточненный расчет 6-НДФЛ за период первоначальной выплаты отпускных.
Как оформить выход из отпуска без сохранения зарплаты?
Отпуск за свой счет не оплачивается, поэтому сторно начислений не нужно. Достаточно исправить документ «Отпуск» (вид — без сохранения оплаты), указав фактическую дату окончания, либо отменить его проведение и ввести заново, если период открыт. После этого пересчитайте зарплату — за отработанные дни начислится оплата по окладу.
Почему после исправления отпуска в табеле все равно стоит «ОТ»?
Чаще всего документ-исправление создан, но не проведен, либо в нем не изменена дата окончания отпуска. Откройте исправление, проверьте даты и проведите документ. Если табель формируется до перерасчета месяца, обновите его после проведения «Начисление зарплаты и взносов».
Нужно ли удерживать с сотрудника излишне выплаченные отпускные?
Принудительно удерживать нельзя — законодательство не относит переплату при отзыве из отпуска к случаям допустимого удержания. На практике сумма зачитывается против зарплаты текущего месяца по согласованию с работником, поскольку за дни работы ему полагается оплата труда. В программе этот зачет происходит автоматически при расчете месяца.