Другое · 13 мин
Где в 1С находится справочник должностей
Где находится справочник должностей в 1С:ЗУП 3.1, Бухгалтерии 8.3 и других конфигурациях. Как создать, заполнить и настроить должности, типичные ошибки.
Справочник должностей — один из базовых элементов кадрового учёта в 1С: без него нельзя оформить приём сотрудника на работу, кадровый перевод или штатное расписание. Однако его расположение в меню зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 он находится в одном разделе, в 1С:Бухгалтерии 8.3 — в другом, а в управленческих программах вроде УНФ — в третьем. Из-за этого у новых пользователей поиск нужного справочника часто занимает больше времени, чем сама работа с ним.
Важно понимать, что «должности» в разных конфигурациях могут быть устроены по-разному. В 1С:ЗУП 3.1 это полноценный справочник с настройками вредных условий труда, освобождённых должностей и связью со штатным расписанием. В 1С:Бухгалтерии должность — чаще простой текстовый или справочный реквизит внутри кадрового документа. Поэтому перед поиском стоит определить, в какой именно программе вы работаете.
Ниже разобраны пути к справочнику должностей в основных конфигурациях, порядок создания и заполнения элементов, настройки, влияющие на расчёты и отчётность, а также типичные ошибки, из-за которых должности дублируются или не выбираются в документах.
Где находится справочник должностей в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» есть два рабочих пути к справочнику. Первый — через раздел «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → пункт «Должности» в блоке кадровых справочников. Второй путь быстрее: раздел «Кадры» → в панели навигации пункт «Должности». Если пункта нет на видном месте, откройте меню раздела через кнопку со стрелкой или троеточием — состав панели навигации настраивается.
Если в разделе «Кадры» должностей не видно, проверьте настройку состава панелей: «Настройка навигации» раздела позволяет добавить нужные команды. Также справочник можно найти через строку поиска в правом верхнем углу окна программы — введите «Должности» и выберите нужную команду из результатов. Это самый быстрый способ, когда интерфейс изменён под конкретную организацию.
Обратите внимание: если в программе ведётся штатное расписание, должности тесно связаны с позициями штатного расписания, но это разные объекты. Должность — это наименование и характеристики; позиция — конкретная ставка в конкретном подразделении. Сначала создаётся должность в справочнике, затем на её основе — позиция штатного расписания.
- 1Откройте раздел «Настройка» в верхней панели разделов.
- 2Перейдите в «Реквизиты и справочники».
- 3В списке найдите «Должности» и откройте справочник.
- 4Альтернатива: раздел «Кадры» → «Должности» в панели навигации.
- 5Если команды нет — воспользуйтесь поиском в правом верхнем углу окна.
Где должности в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» кадровый блок урезан по сравнению с ЗУП, и должности там работают иначе. Справочник доступен через раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». В некоторых настройках интерфейса путь выглядит как «Зарплата и кадры» → «Настройки» → «Должности».
На практике чаще всего должность в Бухгалтерии создаётся «на лету»: при заполнении документа «Приём на работу» в поле «Должность» можно нажать кнопку выбора и создать новый элемент прямо из формы документа. Созданная таким образом должность попадает в тот же справочник и дальше доступна для выбора во всех кадровых документах.
Если пункт «Должности» в меню отсутствует, проверьте функциональность программы: раздел «Главное» → «Функциональность» → вкладка «Сотрудники и зарплата». При отключённой зарплатной части кадровые справочники могут быть скрыты. Также проверьте права пользователя — роль без доступа к зарплате не увидит соответствующие пункты меню.
Должности в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) справочник должностей находится в разделе «Компания» → блок справочников → «Должности», либо через раздел «Зарплата и персонал» в зависимости от версии. В УНФ должность также используется в штатном расписании и кадровых документах.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» кадровый подсистема унаследована от ЗУП, поэтому логика та же: раздел «Настройка» → «Реквизиты и справочники» или кадровый раздел с пунктом «Должности». В «1С:Управление торговлей» отдельного полноценного справочника должностей, как правило, нет — там используется простое поле в карточке пользователя или физлица.
Если вы работаете в отраслевой или доработанной конфигурации и стандартные пути не срабатывают, универсальный способ — глобальный поиск по меню «Все функции». Откройте главное меню (кнопка с логотипом или «Сервис») → «Все функции» → в дереве найдите ветку «Справочники» → «Должности». Этот режим доступен при соответствующих правах и показывает все объекты конфигурации независимо от настроек интерфейса.
Где искать должности в разных программах
«Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Должности» или «Кадры» → «Должности». Полноценный справочник с настройками.
«Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». Часто создаётся прямо из документа приёма на работу.
«Компания» → справочники → «Должности», либо через раздел зарплаты и персонала.
Логика как в ЗУП: «Настройка» → «Реквизиты и справочники» или кадровый раздел.
Как создать и заполнить должность
Откройте справочник и нажмите «Создать». Минимально обязательное поле — наименование должности. Заполняйте его по штатному расписанию организации: так, как должность указана в трудовом договоре и локальных актах. Не добавляйте в наименование подразделение или ФИО сотрудника — должность едина для всех, кто её занимает.
В ЗУП 3.1 в карточке должности доступны дополнительные настройки. Если организация проводит спецоценку условий труда, можно указать класс условий, вредные факторы и доплаты за вредность — эти данные подтянутся в штатное расписание и кадровые отчёты. Также есть признак «Освобождённая должность» для случаев, когда сотрудник избирается на должность и за ним сохраняется место.
Полезные поля, которые часто пропускают: краткое наименование (используется в печатных формах приказов), категория или разряд, ОКПДТР-код. Если планируется выгрузка данных в отчётность или интеграция с другими системами, заполнение кодов избавит от доработок позже. После заполнения нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что должность доступна для выбора в кадровом документе.
Настройки, влияющие на отображение и работу справочника
В ЗУП 3.1 поведение должностей зависит от настроек штатного расписания: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Если штатное расписание включено, при приёме на работу выбирается не просто должность, а позиция штатного расписания, и незаполненная позиция не даст провести документ. Это частая причина вопроса «почему должность не выбирается».
Ещё одна влияющая настройка — ведение истории изменений штатного расписания и использование филиалов. При многофирменном учёте в одной базе убедитесь, что вы создаёте должность в контексте нужной организации, иначе она может не отображаться в документах другой организации при настроенном разделении данных.
В Бухгалтерии 8.3 проверьте функциональность: «Главное» → «Функциональность». Отключённые опции кадрового учёта скрывают и справочники, и документы. Также на видимость влияет выбранный интерфейс (Такси) и настройки панелей разделов — команда может быть просто убрана из панели навигации, при этом сам справочник существует.
Как проверить результат
Элемент виден в списке справочника, открывается без ошибок
Элемент не сохраняется или выдаёт ошибку записи — проверьте права и обязательные поля
В поле «Должность» документа приёма элемент доступен в списке выбора
Список пуст — проверьте настройку штатного расписания и отборы по организации
Поиск по наименованию находит один элемент
Несколько одинаковых должностей — требуется объединение с заменой ссылок
Типичные ошибки при работе со справочником
Самая распространённая проблема — дубли должностей. Они появляются, когда пользователи создают элементы из разных документов, не проверяя существующие: «Менеджер», «менеджер», «Менеджер по продажам» как три разных элемента. Дубли искажают отчёты по штатной расстановке и мешают аналитике. Для исправления в ЗУП и Бухгалтерии есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), которая объединяет элементы с автоматической заменой ссылок в документах.
Вторая ошибка — создание отдельной должности под каждое подразделение: «Бухгалтер (отдел продаж)», «Бухгалтер (склад)». Это неверно: должность — одна, принадлежность к подразделению определяется позицией штатного расписания или кадровым документом. Такое раздувание справочника усложняет отчётность и сопоставление при обменах.
Третья группа ошибок связана с правами. Если пользователь не видит справочник или не может создать элемент, причина почти всегда в роли доступа. В типовых конфигурациях работа с кадровыми справочниками требует роли кадровика или добавления справочника в профиль группы доступа. Настройка выполняется администратором: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Группы доступа».
Как выбрать правильное действие в вашей ситуации
Если вы только начинаете учёт в программе — сначала включите и настройте штатное расписание (при необходимости), затем загрузите или создайте должности по действующему штатному расписанию организации. Если программа уже ведётся, а должность не находится — начните с глобального поиска и «Все функции», прежде чем создавать новый элемент.
Если данные переносились из старой программы (например, из ЗУП 2.5 или ЗиК), после переноса обязательно проверьте справочник на дубли и пустые наименования — типовые переносы часто создают технические элементы. Их нужно объединить с корректными должностями до начала регулярной работы.
Как выбрать действие
Перед массовыми изменениями справочника — объединением дублей, переименованием группы элементов, настройкой обмена — сделайте резервную копию информационной базы. Для файловой базы достаточно скопировать файл базы или выполнить выгрузку через конфигуратор; для клиент-серверной — штатную выгрузку dt или средства СУБД. Это страховка на случай ошибочной замены ссылок: откатить объединение дублей без копии практически невозможно.
Что важно запомнить
В ЗУП 3.1 должности открываются через «Настройка» → «Реквизиты и справочники» или раздел «Кадры», в Бухгалтерии 8.3 — через «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки». Создавайте должности один раз по штатному расписанию, не удаляйте элементы с историей, а дубли устраняйте штатной обработкой объединения.
Частые вопросы
Почему в списке выбора документа нет созданной должности?
Чаще всего включено штатное расписание: документ требует позицию штатного расписания, а не саму должность. Создайте позицию в штатном расписании для нужного подразделения. Также проверьте отбор по организации и дату документа — позиция должна действовать на дату приёма.
Можно ли переименовать должность, если по ней есть сотрудники?
Да, переименование элемента справочника безопасно: новое наименование отобразится во всех документах, где используется ссылка. Но учтите, что печатные формы приказов за прошлые периоды при перепечатке покажут новое название. Если нужно сохранить историю, корректнее создать новую должность и оформить кадровые переводы.
Как удалить ошибочно созданную должность?
Установите пометку на удаление (клавиша Del или команда из меню «Ещё»), затем выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если на элемент есть ссылки в документах, программа покажет их список — сначала замените ссылки или оставьте должность помеченной, она перестанет предлагаться при выборе.
Чем должность отличается от позиции штатного расписания?
Должность — это справочное наименование и характеристики работы, единые для всей организации. Позиция штатного расписания — конкретная ставка (или её доля) по этой должности в конкретном подразделении с окладом и надбавками. Один справочный элемент должности может использоваться в десятках позиций.
Нужно ли создавать должности заново после обновления конфигурации?
Нет, обновление конфигурации не удаляет пользовательские данные справочников. После обновления проверьте, что справочник открывается и элементы на месте. Если пропали команды меню — вероятно, изменилась структура интерфейса, найдите справочник через поиск или «Все функции».
Как загрузить должности списком из Excel?
В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (обычно в разделе «Администрирование» или доступна по команде «Загрузить из файла» в форме списка справочника). Подготовьте таблицу с колонкой наименований, сопоставьте поля в мастере загрузки и проверьте результат на дубли после импорта.