Другое · 10 мин
Как в 1С ЗУП сделать график отпусков на следующий год
Пошаговая инструкция по формированию графика отпусков в 1С ЗУП: настройка, ввод остатков, утверждение, печать формы Т-7 и контроль исполнения.
График отпусков — обязательный кадровый документ, который организация утверждает не позднее чем за две недели до начала календарного года. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный документ «График отпусков», который позволяет спланировать отпуска всех сотрудников, учесть неиспользованные остатки прошлых лет и вывести унифицированную форму Т-7 на печать.
Документ доступен в типовой конфигурации без доработок, но требует корректной настройки прав и предварительной проверки данных по остаткам отпусков. Если остатки в программе не совпадают с реальными, график будет содержать недостоверные сведения, а сотрудники получат неверное количество дней.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки данных до утверждения графика и контроля его исполнения в течение года. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, в редкой редакции 2.5 механизм отсутствует — там график ведётся вне программы.
Подготовка: что проверить перед созданием графика
Прежде чем формировать график, убедитесь, что в программе корректно рассчитаны остатки отпусков по каждому сотруднику. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») и сверьте данные с личными карточками и прошлогодним графиком. Если сотрудник не использовал отпуск полностью, остаток должен переноситься в новый график — это требование трудового законодательства.
Проверьте, что все кадровые документы прошлого периода проведены: приёмы, переводы, увольнения, отпуска, отсутствия. Непроведённые документы искажают расчёт остатков. Также убедитесь, что в карточках сотрудников заполнены виды отпусков, на которые они имеют право: основной, дополнительный за вредные условия, за ненормированный день и другие.
Отдельно проверьте список работающих сотрудников на дату формирования графика. Уволенные сотрудники не должны попасть в документ, а вновь принятые — должны быть включены, если они работают в организации на момент утверждения графика.
Настройка прав и доступа к документу
Работа с графиком отпусков регулируется правами доступа. Пользователю нужна роль, позволяющая добавлять и изменять документы «График отпусков» — обычно это профиль «Кадровик» или «Кадровик-расчётчик». Если документ не виден в меню «Кадры», проверьте настройки прав в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
В некоторых организациях график заполняют руководители подразделений, а кадровик только сводит и утверждает. Для такого сценария в ЗУП 3.1 предусмотрен механизм согласования: руководители вносят пожелания сотрудников, после чего кадровая служба формирует итоговый документ. Права настраиваются раздельно — на ввод данных и на утверждение.
Создание и автоматическое заполнение документа
Перейдите в раздел «Кадры» → «Графики отпусков» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение (если график формируется по подразделениям) и год, на который составляется график. Программа предложит заполнить документ автоматически по кнопке «Заполнить».
При автозаполнении система подбирает всех работающих сотрудников и рассчитывает планируемое количество дней отпуска с учётом остатков прошлых лет и положенных дней за текущий рабочий год. Даты отпусков при этом могут проставляться по данным прошлогоднего графика или оставаться пустыми — это зависит от настроек и требует ручной доработки.
- 1Откройте «Кадры» → «Графики отпусков» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию и год планирования
- 3Нажмите «Заполнить» для автоматического подбора сотрудников и остатков
- 4Скорректируйте даты и периоды отпусков по каждому сотруднику
- 5Проверьте итоговое количество дней по видам отпусков
- 6Проведите документ и распечатайте форму Т-7 для утверждения
Для каждого сотрудника можно добавить несколько строк — если отпуск делится на части. Законодательство допускает дробление при условии, что хотя бы одна часть составляет не менее 14 календарных дней. Программа не блокирует нарушение этого правила автоматически, поэтому контролируйте разбивку вручную.
Ручная корректировка дат и учёт пожеланий сотрудников
Автоматическое заполнение — это заготовка, а не готовый график. Даты отпусков нужно согласовать с производственным календарём, взаимозаменяемостью сотрудников и их пожеланиями. Отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное время: несовершеннолетние, женщины перед декретом, многодетные родители и другие льготные категории. Их пожелания приоритетны.
В табличной части документа для каждой строки укажите дату начала и количество календарных дней — программа рассчитает дату окончания. Если сотрудник переносит неиспользованный отпуск с прошлого года, добавьте отдельную строку с соответствующим количеством дней и комментарием, чтобы при проверке было понятно происхождение дней.
Утверждение графика и печать формы Т-7
После заполнения и проверки документ проводится в программе. Из документа доступна печатная форма Т-7 — унифицированная форма графика отпусков. Её выводят на бумагу, подписывают у руководителя кадровой службы и руководителей структурных подразделений, после чего график утверждается приказом руководителя организации.
Печатная форма содержит графы для виз согласования и ознакомления сотрудников. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком под подпись — это подтверждает, что они уведомлены о времени своего отдыха. Хранить подписанный экземпляр следует в кадровом деле вместе с приказом об утверждении.
Как проверить результат
Все работающие включены, уволенных нет
Есть дубли, уволенные или пропущенные сотрудники
Совпадает с остатком плюс положенными днями за год
Дней меньше положенного или есть непонятные расхождения
Хотя бы одна часть — 14 календарных дней и более
Все части короче 14 дней
Формируется без пустых колонок, подписана и утверждена
Форма пустая, без подписей и приказа об утверждении
Контроль исполнения графика в течение года
Утверждённый график обязателен и для работника, и для работодателя. В течение года фактические отпуска оформляются документом «Отпуск» в ЗУП, и программа автоматически сопоставляет их с плановыми датами. Отчёт «График отпусков» или специализированные отчёты по исполнению показывают, какие отпуска использованы по плану, какие перенесены, а какие ещё предстоят.
Если даты фактического отпуска отличаются от графика, изменение должно быть оформлено: по соглашению сторон отпуск переносится, а в график вносятся корректировки — в ЗУП для этого предусмотрены соответствующие графы документа. За две недели до начала отпуска сотруднику направляется уведомление о времени начала отдыха.
Удобно формировать график в два этапа: сначала выгрузить автозаполненный черновик в Excel и разослать руководителям подразделений для согласования дат, а затем внести согласованные даты в документ ЗУП. Это сокращает число правок уже проведённого документа и упрощает сбор пожеланий.
Ограничения типового механизма и альтернативы
Типовой документ «График отпусков» в ЗУП 3.1 покрывает стандартный сценарий, но имеет ограничения. Он не поддерживает сложные схемы многоуровневого электронного согласования без доработки, а автоматический контроль пересечений отпусков взаимозаменяемых сотрудников отсутствует — это нужно проверять вручную или отчётами.
Организации, использующие 1С:ЗУП КОРП, получают расширенные возможности: согласование графиков руководителями подразделений через сервис 1С:Кабинет сотрудника, сбор пожеланий работников в электронном виде. Если такой функциональности нет, сбор пожеланий ведётся вне программы, а в ЗУП вносятся только итоговые согласованные даты.
Как выбрать сценарий работы
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать график отпусков в 1С:ЗУП 2.5?
Полноценного документа «График отпусков» в редакции 2.5 нет. График ведётся вне программы (например, в Excel), а в ЗУП отражаются только фактические отпуска. Для автоматизации планирования рекомендуется переход на редакцию 3.1.
Что делать, если сотрудник принят после утверждения графика?
Для нового сотрудника график дополняется отдельной строкой или оформляется дополнительный документ. По общему правилу право на отпуск у нового работника возникает после шести месяцев работы, хотя по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен раньше.
Нужно ли включать в график сотрудниц в отпуске по уходу за ребёнком?
Такие сотрудницы обычно не включаются в график, поскольку не работают и отпуск им не предоставляется. После выхода на работу их отпуска планируются отдельно. Если сотрудница работает на условиях неполного времени, она включается в график на общих основаниях.
Как учесть в графике дополнительные отпуска?
В карточке сотрудника или в позиции штатного расписания должны быть указаны положенные виды дополнительных отпусков (за вредные условия, ненормированный день и др.). Тогда при автозаполнении графика программа учтёт эти дни, а в документе можно добавить отдельные строки по каждому виду отпуска.
Можно ли изменить утверждённый график в середине года?
Да, изменения допускаются по соглашению между сотрудником и работодателем. В ЗУП корректировки вносятся в документ графика, а фактический перенос оформляется приказом и документом «Отпуск» с новыми датами. Изменения фиксируются в графе переноса формы Т-7.
Почему автозаполнение проставило сотруднику неверное количество дней?
Чаще всего причина в некорректных остатках: непроведённые отпуска, ошибки в дате приёма на работу или незаполненные виды отпусков в карточке сотрудника. Сверьте данные отчётом «Остатки отпусков», исправьте исходные документы и перезаполните график.