Как в 1С ЗУП сделать аванс по зарплате

Аванс в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это выплата зарплаты за первую половину месяца, которая обязательна по Трудовому кодексу РФ. Программа поддерживает несколько способов его расчёта: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) и расчётом за фактически отработанное время в первой половине месяца. Выбор способа задаётся в настройках организации и может быть переопределён для конкретного подразделения или сотрудника.

Типовая цепочка действий выглядит так: проверить настройку способа расчёта аванса, при необходимости создать документ «Начисление за первую половину месяца», затем сформировать ведомость на выплату с видом «Аванс» и проверить удержанный НДФЛ. В современных релизах ЗУП НДФЛ исчисляется и при выплате аванса, поэтому пропускать этап проверки налога нельзя.

Ниже разобраны все этапы: от настройки до контроля результата, а также типичные ошибки, из-за которых аванс считается неправильно или не попадает в ведомость.

Как выбрать и настроить способ расчёта аванса

Способ расчёта аванса задаётся в карточке организации: раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Там же указывается дата выплаты аванса — она подставляется в ведомости автоматически.

Доступны три варианта. Фиксированная сумма — сотрудник получает одну и ту же сумму независимо от отработанного времени; сумма задаётся в кадровых документах или документе «Изменение аванса». Процент от оклада — аванс считается как доля от месячного тарифа (например, 40%). Расчёт за первую половину месяца — программа считает начисления пропорционально фактически отработанному времени с 1 по 15 число.

Если для части сотрудников аванс должен отличаться, способ можно переопределить: в карточке подразделения («Настройка» → «Подразделения») или в кадровом документе сотрудника — «Кадры» → «Приёмы на работу», «Кадровый перевод» либо специальный документ «Изменение аванса».

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Просто и предсказуемо, но при длительных отсутствиях сотрудника легко выплатить лишнее — сумму придётся удерживать при окончательном расчёте.

Процент от оклада

Подходит при стабильных окладах; не учитывает фактические отсутствия, поэтому возможна переплата за неотработанные дни.

Расчёт за первую половину месяца

Самый точный вариант: учитывает табель и отсутствия. Требует ввода документа начисления и актуальных данных об отработанном времени.

Как настроить дату и порядок выплаты

В той же настройке «Бухучёт и выплата зарплаты» укажите дату выплаты аванса (например, 20-е число) и дату окончательного расчёта (например, 5-е число следующего месяца). Эти даты используются при автоматическом заполнении ведомостей и влияют на дату фактического получения дохода для НДФЛ.

Для сотрудников, получающих зарплату на карту, проверьте зарплатный проект: «Зарплата» → «Зарплатные проекты» — и заполнение лицевых счетов в документе «Заявка на открытие лицевых счетов» или в карточке сотрудника. Если лицевой счёт не заполнен, сотрудник не попадёт в ведомость в банк.

Начисление аванса за первую половину месяца

Если выбран расчёт за первую половину месяца, перед выплатой создайте документ «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца». Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, рассчитает начисления пропорционально отработанному с 1 по 15 число времени, а также исчислит НДФЛ.

Перед расчётом убедитесь, что введены все кадровые документы и документы отсутствий (отпуска, больничные, командировки) за первую половину месяца. Если отсутствие введено после расчёта аванса, сумма будет завышена — документ придётся пересчитать кнопкой «Обновить» или заполнить заново.

При способах «фиксированная сумма» и «процент от оклада» документ начисления не нужен: сумма аванса подтянется в ведомость напрямую из кадровых данных сотрудника.

1. 1
   Проверьте способ расчёта аванса в настройках организации, подразделения или сотрудника.
2. 2
   Введите все отсутствия и кадровые изменения за 1–15 число.
3. 3
   При расчёте за первую половину месяца создайте и проведите «Начисление за первую половину месяца».
4. 4
   Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс», заполните её кнопкой «Заполнить».
5. 5
   Проверьте суммы «К выплате» и исчисленный НДФЛ, проведите документ.
6. 6
   Подтвердите выплату: обмен с банком, выписка или кассовый документ.

Как создать ведомость на выплату аванса

Перейдите в «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). Создайте новый документ, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и дату выплаты.

Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками с суммами аванса. Колонка «НДФЛ» покажет налог, исчисленный с аванса; сумма «К выплате» — это аванс за вычетом НДФЛ. Если сотрудник отсутствует в списке, проверьте: не выплачен ли аванс ранее, нет ли увольнения до даты выплаты, заполнен ли лицевой счёт или способ выплаты в карточке.

После проверки проведите ведомость. Для зарплатного проекта далее формируется выгрузка в банк («Зарплата» → «Обмен с банками по зарплатным проектам») либо подтверждение выплаты по выписке. До подтверждения факта выплаты ведомость можно отменить и перезаполнить.

НДФЛ при выплате аванса

В актуальных релизах ЗУП аванс считается доходом, с которого НДФЛ исчисляется на дату выплаты. Программа автоматически рассчитывает налог в документе «Начисление за первую половину месяца» и в ведомости — отдельной настройки для этого не требуется, но контролировать суммы нужно.

Удержанный при выплате аванса НДФЛ перечисляется в бюджет в общие сроки по единому налоговому платежу. Отразить перечисление можно через уведомление об исчисленных суммах и операции по ЕНП — в ЗУП для этого есть соответствующие отчёты и обработки в разделе «Отчётность, справки».

Проверить исчисленный налог удобно отчётом «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или расчётным листком сотрудника: в нём аванс и НДФЛ с аванса видны отдельными строками за первую половину месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в ведомости

Норма

Совпадает с настройкой аванса или расчётом за первую половину месяца

Тревожный признак

Ноль у работавшего сотрудника или сумма вдвое больше обычной

НДФЛ в ведомости

Норма

Исчислен с суммы аванса, ставка соответствует доходу сотрудника

Тревожный признак

Налог отсутствует при наличии налогооблагаемого дохода

Расчётный листок

Норма

Аванс отображается как выплата первой половины месяца

Тревожный признак

Аванс задвоился или не отражён вовсе

Остаток к выплате

Норма

В отчёте «Задолженность по зарплате» аванс уменьшил долг

Тревожный признак

Долг не изменился — ведомость не проведена или не подтверждена выплата

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — сотрудник не попадает в ведомость. Причины: не заполнен способ выплаты (банк/касса), отсутствует лицевой счёт, аванс уже выплачен другой ведомостью, либо сотрудник уволен до даты выплаты. Проверьте карточку сотрудника и журнал ведомостей за месяц.

Вторая типичная ситуация — переплата аванса при способе «фиксированная сумма» или «процент», когда сотрудник болел всю первую половину месяца. Переплата автоматически зачтётся при окончательном расчёте, но если сотрудник увольняется, взыскать сумму будет сложно. Для таких случаев надёжнее расчёт за фактически отработанное время.

Если после изменения настройки аванса сумма в ведомости не изменилась, проверьте, на каком уровне задан способ: настройка сотрудника приоритетнее настройки подразделения, а та — приоритетнее настройки организации. Программа берёт самое «нижнее» значение.

Как проверить результат и отчитаться

После выплаты сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и убедитесь, что аванс отражён в разделе «Выплачено» за первую половину месяца. Для контроля по организации используйте отчёты «Свод начислений и удержаний» и «Задолженность по зарплате».

При окончательном расчёте за месяц документ «Начисление зарплаты и взносов» учтёт выплаченный аванс: в ведомость на окончательную выплату попадёт только остаток. Если вместо остатка программа снова предлагает полную сумму — значит, ведомость на аванс не проведена или не подтверждена выплата.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс отдельному сотруднику раньше остальных?

Да. Создайте отдельную ведомость с видом «Аванс» и заполните её вручную кнопкой «Подбор», выбрав нужного сотрудника. Дату выплаты укажите фактическую — она определит дату получения дохода для НДФЛ.

Почему в ведомости пустая колонка «Аванс» у части сотрудников?

Чаще всего не задан способ расчёта аванса или не введён документ «Начисление за первую половину месяца» при соответствующем способе. Также проверьте, не выплачен ли аванс ранее и не числится ли сотрудник в отпуске без сохранения с нулевым начислением.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

В актуальных релизах ЗУП налог исчисляется при выплате аванса автоматически и отражается в ведомости. Если в вашей версии программы колонка НДФЛ пуста, проверьте обновление конфигурации — порядок исчисления налога с аванса менялся законодательно.

Как изменить размер аванса одному сотруднику?

Используйте документ «Кадры» → «Изменение аванса»: укажите сотрудника, новый способ (фиксированная сумма или процент) и дату, с которой он действует. Настройка сотрудника имеет приоритет над настройками подразделения и организации.

Что делать, если аванс выплачен дважды?

Не проводите вторую ведомость, а уже проведённую отмените до подтверждения выплаты. Если деньги фактически ушли сотруднику, переплата зачтётся при окончательном расчёте за месяц; при увольнении сотрудника вопрос возврата решается отдельно, в программе переплата отразится в расчётном листке.

Влияет ли аванс на расчёт среднего заработка и отпускных?

Нет. Аванс — это не отдельный вид начисления, а форма выплаты уже начисленной зарплаты (или предварительная выплата в счёт неё). В базу среднего заработка попадают начисления за месяц целиком, независимо от того, какими частями они выплачивались.