Как в 1С ЗУП рассчитать отпускные

Расчёт отпускных в «1С: Зарплата и управление персоналом» выполняется документом «Отпуск», который автоматически определяет среднедневной заработок за расчётный период, начисляет сумму отпускных и удерживает НДФЛ. Программа берёт данные из начислений и отработанного времени сотрудника, поэтому корректность результата напрямую зависит от того, как велись кадровые и расчётные документы в предыдущих месяцах.

Ошибки чаще всего возникают не в самом документе «Отпуск», а в исходных данных: не проведены начисления за расчётный период, неверно настроены виды расчёта, сотруднику не оформлены отсутствия. Поэтому рабочий процесс удобно строить по схеме: проверка исходных данных → создание документа → анализ расчёта среднего заработка → проверка НДФЛ и выплаты.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до контроля результата, а также сценарии для нестандартных ситуаций — отпуска с последующим увольнением, доначисления, отзыва из отпуска.

Подготовка: что проверить перед расчётом

Перед созданием документа «Отпуск» убедитесь, что в базе отражены все начисления за расчётный период — как правило, это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если зарплата за какой-то месяц ещё не начислена, средний заработок будет занижен, и отпускные придётся пересчитывать.

Проверьте, что сотруднику назначен график работы и корректно заполнен производственный календарь: от этого зависит учёт рабочего времени. Также убедитесь, что все периоды отсутствий (больничные, командировки, отпуска без сохранения) оформлены документами, а не просто отмечены в табеле, — программа исключает эти периоды из расчёта только по проведённым документам.

Отдельно проверьте виды расчёта, которые участвуют в среднем заработке. Премии, доплаты и надбавки должны иметь корректное назначение в настройках начислений. Если премия настроена как «не входящая в средний заработок», сумма отпускных окажется ниже, чем должна быть.

Создание документа «Отпуск»

Документ создаётся из раздела «Зарплата» → «Отпуска» или «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Отпуск». В шапке укажите организацию (если их несколько), сотрудника и месяц начисления. Затем задайте период отпуска: даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней.

Если отпуск основной ежегодный, оставьте вид отпуска по умолчанию. Для дополнительных отпусков (за вредные условия, ненормированный день) отметьте соответствующие флажки в нижней части документа — каждый вид отпуска рассчитывается отдельной строкой, но с единым средним заработком.

После заполнения периода программа автоматически рассчитывает среднедневной заработок и сумму отпускных. Не торопитесь проводить документ: сначала откройте детализацию расчёта и проверьте, какие суммы и дни попали в расчёт.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отпуска» → «Создать»
2. 2
   Укажите сотрудника и месяц начисления
3. 3
   Задайте даты начала и окончания отпуска
4. 4
   Проверьте вид отпуска и количество дней
5. 5
   Откройте детализацию среднего заработка (значок калькулятора или печатная форма)
6. 6
   Проверьте НДФЛ и сумму к выплате
7. 7
   Проведите документ

Как программа считает средний заработок

Среднедневной заработок для отпускных определяется как сумма учитываемых выплат за расчётный период, делённая на количество учитываемых календарных дней. Для полностью отработанного месяца берётся среднемесячное число календарных дней 29,3. Если месяц отработан не полностью (были исключаемые периоды), дни пересчитываются пропорционально.

Из расчётного периода исключаются время и начисления за периоды больничных, отпусков, командировок, простоев и других случаев сохранения среднего заработка, а также периоды отпуска без сохранения зарплаты — по дням. Материальная помощь и социальные выплаты в средний заработок не включаются.

Детализацию расчёта можно посмотреть прямо в документе: нажмите на сумму среднего заработка или сформируйте печатную форму «Расчёт среднего заработка». Там видно по каждому месяцу, какие суммы взяты в расчёт и сколько дней учтено. Это основной инструмент проверки при расхождениях.

НДФЛ, взносы и выплата отпускных

Документ «Отпуск» одновременно исчисляет НДФЛ: налог считается на дату выплаты отпускных с учётом положенных сотруднику вычетов. Вкладка с НДФЛ доступна по ссылке в документе — там видно применённые вычеты и итоговую сумму налога. Страховые взносы на отпускные начисляются позже, в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц.

Выплата оформляется ведомостью с видом «Отпуска» — программа предложит создать её прямо из документа по кнопке «Выплатить». По закону отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, поэтому контролируйте дату ведомости: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ.

Если отпуск переходит на следующий месяц (например, начинается в конце июня, а заканчивается в июле), сумма отпускных начисляется целиком в месяце оформления документа, но в учёте и отчётности распределяется по месяцам. В ЗУП это происходит автоматически, вручную делить сумму не нужно.

Проверка результата перед проведением

Минимальный контроль — сопоставить сумму отпускных с примерной оценкой: среднедневной заработок обычно близок к отношению месячного дохода сотрудника к 29,3. Если среднедневной заработок заметно ниже ожидаемого, ищите неучтённые премии или лишние исключённые дни; если заметно выше — проверьте, не попали ли в расчёт разовые выплаты, которые должны исключаться.

Сформируйте печатную форму «Записка-расчёт о предоставлении отпуска» (форма Т-60) прямо из документа. Она показывает и расчёт среднего заработка, и итоговые суммы, и НДФЛ — это удобный документ для сверки и для выдачи сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок

Норма

Близок к отношению среднемесячного дохода к 29,3

Тревожный признак

Резко отличается от ожиданий без объяснимых причин

Учтённые дни по месяцам

Норма

За полные месяцы стоит 29,3, за неполные — пропорция

Тревожный признак

В полном месяце стоит меньше 29,3 без исключаемых периодов

НДФЛ

Норма

Учтены действующие вычеты, ставка соответствует доходу

Тревожный признак

Вычеты не применились или налог посчитан дважды

Сумма к выплате

Норма

Равна отпускным минус НДФЛ

Тревожный признак

Есть непонятные удержания или разница

Нестандартные сценарии

Отпуск с последующим увольнением

В документе «Отпуск» установите флажок «Отпуск с последующим увольнением» и укажите дату увольнения. Программа рассчитает отпускные и компенсацию за неиспользованные дни, а также предложит оформить окончательный расчёт. Проверьте, что все начисления и удержания по сотруднику закрыты до даты увольнения.

Доначисление отпускных

Если после выплаты отпускных выяснилось, что средний заработок был занижен (например, позже начислили премию за расчётный период), используйте механизм доначисления: создайте документ «Доначисление, перерасчет» из раздела «Зарплата» или исправьте исходный документ «Отпуск», если период ещё не закрыт. Не изменяйте суммы вручную в уже проведённом документе прошлого периода — это нарушит последовательность учёта НДФЛ.

Отзыв из отпуска

Отзыв оформляется документом «Отзыв из отпуска» (или кадровым отсутствием с корректировкой) с указанием даты выхода сотрудника на работу. Программа сторнирует отпускные за неиспользованные дни, а излишне выплаченная сумма будет учтена при следующем расчёте зарплаты. Проверьте, что сторно корректно отразилось в расчётном листке сотрудника.

Частые вопросы

Почему в документе «Отпуск» средний заработок равен нулю?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника нет проведённых начислений за расчётный период — например, он только принят на работу или все месяцы пришлись на исключаемые периоды. Проверьте «Полный свод начислений» по сотруднику. Если расчётного периода нет, программа должна предложить расчёт из установленного оклада — убедитесь, что плановые начисления назначены корректно.

Как рассчитать отпускные сотруднику, принятому менее года назад?

Никаких специальных настроек не требуется: программа автоматически возьмёт в расчёт фактически отработанные месяцы с даты приёма. Проверьте только, что дата приёма в кадровом документе указана верно и все начисления с момента приёма проведены.

Можно ли выплатить отпускные вместе с зарплатой?

Технически можно, но срок выплаты отпускных определяется законодательно — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если зарплатная ведомость попадает в этот срок, нарушения не будет; если нет — оформите отдельную ведомость с видом «Отпуска» на более раннюю дату.

Что делать, если отпускные рассчитаны, а потом сотрудник заболел перед отпуском?

Отпуск по заявлению сотрудника переносится. Оформите сторнирование исходного документа «Отпуск» (или отмените его проведение, если период открыт), зарегистрируйте больничный, а затем создайте новый документ «Отпуск» на новые даты. Средний заработок при этом пересчитается автоматически.

Как посмотреть, какие суммы вошли в расчёт среднего заработка?

В документе «Отпуск» нажмите на сумму среднего заработка — откроется форма с детализацией по месяцам: начисленные суммы и учтённые дни. Ту же информацию показывает печатная форма «Расчёт среднего заработка» и записка-расчёт Т-60.

Нужно ли вручную делить отпускные, если отпуск переходит на следующий месяц?

Нет. Программа сама распределяет сумму по месяцам в учёте и отчётности. Документ проводится одним месяцем начисления, а в расчётном листке и регистрах сумма корректно отражается за каждый месяц отдельно.