Как провести отпуск за свой счет в 1С ЗУП

Отпуск без сохранения заработной платы в 1С: ЗУП оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры». Программа автоматически ставит в табель код «ДО» (или «ОЗ», «УД»), исключает дни из расчета среднего заработка и при необходимости корректирует стаж для ежегодного отпуска. Главное — правильно выбрать вид отсутствия и проверить даты, иначе искажаются расчеты и кадровые данные.

Отпуск за свой счет бывает двух типов: по соглашению с работодателем (ст. 128 ТК РФ) и обязательный для отдельных категорий работников — пенсионеров, инвалидов, участников ВОВ и других. В программе оба случая оформляются одним документом, но от вида отсутствия зависит, как отразится период в стаже и в отчетах.

Ниже — пошаговый порядок оформления, настройка видов отсутствий, влияние на расчеты и контроль результата. Инструкция актуальна для 1С: ЗУП редакции 3.1; в типовой конфигурации все необходимые виды отсутствий уже предопределены.

Подготовка: проверьте настройки и основание

Перед оформлением убедитесь, что у сотрудника есть действующее прием на работу на даты отпуска и что в учетной политике не отключен учет отсутствий. В типовой ЗУП 3.1 виды отсутствий «Отпуск без сохранения зарплаты» (код ДО), «Отпуск без сохранения по обязательным основаниям» (ОЗ) и «Учебный отпуск без оплаты» (УД) уже созданы, дополнительная настройка обычно не требуется.

Основанием служит заявление сотрудника и приказ руководителя. В документе есть поле для реквизитов приказа — заполните его, чтобы при печати формы Т-6 или собственного шаблона данные подтянулись автоматически. Если отпуск оформляется задним числом после закрытия периода, сначала оцените последствия: документ пересчитает отработанное время и может изменить уже начисленную зарплату.

Оформление документа «Отсутствие» пошагово

Откройте раздел «Кадры → Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата → Отсутствия» в зависимости от настройки интерфейса) и нажмите «Создать». Выберите документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Если отсутствие оформляется сразу на нескольких сотрудников, используйте документ «Отсутствие списком» — он экономит время при массовых отпусках, например в простой сезон.

Заполните поля: организация, сотрудник, месяц начисления. В поле «Вид отсутствия» выберите нужный тип — чаще всего «Отпуск без сохранения зарплаты». Укажите даты начала и окончания. Программа покажет количество календарных дней и при необходимости отметит пересечение с праздниками.

Если сотрудник отсутствует неполный рабочий день (несколько часов), установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите часы. Это важно для сотрудников с почасовой оплатой: дни в табеле останутся рабочими, а часы отсутствия вычтутся из нормы.

1. 1
   Откройте Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать → Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника и месяц начисления
3. 3
   В поле «Вид отсутствия» укажите «Отпуск без сохранения зарплаты» (ДО) или подходящий аналог
4. 4
   Задайте даты начала и окончания, при необходимости — часы для неполной смены
5. 5
   Заполните реквизиты приказа-основания
6. 6
   Проведите документ и проверьте табель за этот месяц

Выбор вида отсутствия: ДО, ОЗ или УД

От кода зависит отражение в табеле и в статистической отчетности. «ДО» — отпуск без сохранения по соглашению сторон, самый частый случай. «ОЗ» — отпуск, который работодатель обязан предоставить по закону (например, работающим пенсионерам до 14 дней в году, инвалидам — до 60 дней). «УД» — дополнительный учебный отпуск без оплаты, например для сдачи вступительных экзаменов.

Если ни один предопределенный вид не подходит (например, нужен отдельный код для внутренней аналитики), создайте новый вид отсутствия в справочнике «Виды отсутствий» и привяжите к нему собственный код табеля. Но для стандартного отпуска за свой счет этого делать не нужно — избыточные виды только усложняют отчетность.

Сравнение вариантов

ДО — отпуск без сохранения

По соглашению с работодателем. Стандартный случай, влияет на стаж свыше 14 дней в рабочем году.

ОЗ — обязательный отпуск без оплаты

Для льготных категорий по ст. 128 ТК РФ. Отдельный код в табеле и отчетах.

УД — учебный без оплаты

Для учебных целей без сохранения заработка. Не путать с оплачиваемым учебным отпуском.

Как отпуск за свой счет влияет на расчеты

Дни отпуска без сохранения зарплаты не оплачиваются: программа исключает их из отработанного времени, и оклад за месяц начисляется пропорционально фактически отработанным дням. Отдельного начисления по этому виду отсутствия нет — в расчетном листке вы увидите лишь уменьшенную сумму оплаты по окладу.

Период отпуска за свой счет исключается из расчетного периода при исчислении среднего заработка (для отпускных, командировок, больничных по правилам учета). Это значит, что средний дневной заработок сотрудника не занижается — дни и суммы за время отсутствия просто не участвуют в расчете.

По стажу для ежегодного отпуска действует правило: до 14 календарных дней отпуска без сохранения в рабочем году засчитываются в стаж, превышение — нет. ЗУП отслеживает это автоматически в отчете «Остатки отпусков», если все отсутствия оформлены корректными видами. Проверьте остатки после ввода документа, особенно если сотрудник часто берет дни за свой счет.

Проверка результата после проведения

Сформируйте табель учета рабочего времени (Т-13) за месяц: дни отпуска должны быть отмечены кодом ДО, ОЗ или УД без часов. Если вместо кода стоят рабочие часы — документ не проведен или период указан неверно. Если стоит «НН» (неявка по невыясненным причинам) — вид отсутствия выбран неправильно.

Затем проверьте расчет зарплаты за месяц: сумма оплаты по окладу должна уменьшиться пропорционально дням отсутствия. Откройте расчетный листок сотрудника — там видно отработанное время и примененную норму. Дополнительно сформируйте отчет «Остатки отпусков» и убедитесь, что при длительном отпуске рабочий год сдвинулся корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

Дни отмечены кодом ДО/ОЗ/УД без часов

Тревожный признак

Стоят рабочие часы или код НН

Расчетный листок

Норма

Оклад начислен пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Оклад начислен полностью или обнулен целиком

Остатки отпусков

Норма

При превышении 14 дней рабочий год сдвинут

Тревожный признак

Стаж не изменился при длительном отпуске

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление отпуска задним числом после расчета зарплаты. Документ «встанет» в закрытый период, и программа потребует перерасчет. Если период уже закрыт для редактирования, согласуйте исправление с расчетчиком и выполните перерасчет осознанно, зафиксировав разницу в следующем месяце или через исправительные документы.

Вторая ошибка — пересечение с другими отсутствиями: больничным, командировкой, ежегодным отпуском. ЗУП при проведении выдаст предупреждение о конфликте — не игнорируйте его. Если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет, больничный за эти дни не оплачивается, но документы нужно оформить корректно: отпуск без сохранения не продлевается на дни болезни.

Особые сценарии: часть смены, отмена, список сотрудников

Отсутствие на несколько часов

Если сотрудник отпрашивается на полдня, в документе «Отсутствие» установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов и дату. В табеле день останется рабочим с уменьшенными часами, а оплата снизится пропорционально. Не оформляйте такой случай целым днем отпуска — это уменьшит и зарплату, и показатели сверх фактического отсутствия.

Отмена или изменение отпуска

Если отпуск отменяется до расчета зарплаты, достаточно пометить документ на удаление или отредактировать даты. Если зарплата уже рассчитана, используйте механизм исправлений: в ЗУП 3.1 для многих кадровых документов доступна команда «Исправить», которая создает документ-исправление вместо прямого редактирования прошлого периода.

Массовое оформление

Для оформления отпуска без сохранения сразу группе сотрудников (например, при вынужденном простое по соглашению) используйте документ «Отсутствие списком». Он создает одни и те же условия для нескольких сотрудников и экономит время, но проверять табель и расчеты нужно по каждому человеку отдельно.

Удобно вести отдельный журнал заявлений на отпуск за свой счет и сверять его с документами в ЗУП раз в месяц. Это помогает вовремя заметить отсутствия, которые сотрудник согласовал устно, но кадровик не внес в программу.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск за свой счет частями в течение года?

Да, количество и длительность частей законом не ограничены — вопрос решается соглашением с работодателем. В ЗУП каждая часть оформляется отдельным документом «Отсутствие». Помните про суммарный лимит 14 дней в рабочем году, влияющий на стаж для ежегодного отпуска.

Продлевается ли отпуск за свой счет на праздничные дни?

Нет. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни не продлевают отпуск без сохранения зарплаты — они просто входят в его период. В документе указываются фактические даты начала и окончания.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет?

Больничный за дни, совпадающие с отпуском без сохранения, не оплачивается, и отпуск на дни болезни не продлевается. Пособие назначается только со дня, когда сотрудник должен был выйти на работу. В ЗУП больничный вводится обычным документом, программа учтет пересечение.

Как распечатать приказ на отпуск без сохранения?

В документе «Отсутствие» доступна печать по форме Т-6 или по шаблону, настроенному в организации. Предварительно заполните реквизиты приказа (номер и дату) в шапке документа, иначе печатная форма будет неполной.

Влияет ли отпуск за свой счет на средний заработок?

Дни отпуска без сохранения исключаются из расчетного периода вместе с суммами, поэтому средний дневной заработок не снижается. Но если отпусков много, уменьшается общая база начислений — это может косвенно влиять на выплаты, зависящие от объема начислений, например на некоторые премии.