Другое · 10 мин
Как в 1С ЗУП провести отпуск без сохранения заработной платы
Как провести отпуск без сохранения заработной платы в 1С ЗУП: создание документа, настройка вида отсутствия, влияние на расчёт зарплаты, стаж и средний заработок.
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счёт) в 1С:ЗУП оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или «Отпуск» в зависимости от ситуации. Документ фиксирует период отсутствия сотрудника, исключает эти дни из отработанного времени и влияет на расчёт зарплаты за месяц.
Корректное отражение такого отпуска важно не только для начисления зарплаты, но и для кадрового учёта: период отпуска за свой счёт свыше 14 календарных дней в течение рабочего года не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Ошибки в оформлении приводят к неверному расчёту отпускных в будущем и искажению табеля.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1): от создания документа до проверки результатов в расчётных документах и отчётах.
Каким документом оформляется отпуск за свой счёт
В 1С:ЗУП 3.1 для отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено два основных варианта. Первый — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», который используется для любых неоплачиваемых отсутствий. Второй — документ «Отпуск», в котором можно установить флажок «Отпуск без сохранения оплаты», если отпуск предоставляется как единый период с кадровой точки зрения.
На практике чаще применяется «Отсутствие», поскольку он проще и не требует настройки расчёта среднего заработка. Документ «Отпуск» удобен, когда нужно оформить кадровый приказ по унифицированной форме Т-6 именно как отпуск, а не как прочее отсутствие.
Если сотрудник отсутствует часть месяца, документ регистрируется до расчёта зарплаты за этот месяц — тогда программа автоматически уменьшит начисление пропорционально отработанному времени. Если зарплата уже рассчитана, документ отсутствия отменит начисления за дни отпуска при следующем перерасчёте.
Проверка настроек вида отсутствия
Перед первым оформлением убедитесь, что в программе есть нужный вид отсутствия. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Отпуск без оплаты» или аналогичное. В типовой поставке оно уже создано и называется «Отпуск без сохранения заработной платы».
Проверьте ключевые параметры начисления: назначение — «Отпуск без оплаты», способ отражения в бухучёте обычно не требуется (начислений нет), обозначение в табеле — «ДО» (отпуск без сохранения заработной платы) или «ОЗ» для отдельных категорий. Если вид отсутствия отсутствует, создайте его копированием типового.
Для отпусков, предоставляемых по законодательству отдельным категориям (участникам ВОВ, пенсионерам по возрасту, инвалидам и другим), может понадобиться отдельный вид отсутствия с обозначением «ОЗ» — он учитывается иначе при подсчёте стажа для ежегодного отпуска.
Пошаговое оформление документа
Порядок действий одинаков для большинства ситуаций. Документ создаётся в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Все отсутствия» — оба пути ведут к одному журналу.
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и нажмите «Создать» → «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».
- 2Укажите организацию, сотрудника и месяц, в котором регистрируется отсутствие.
- 3Выберите вид отсутствия «Отпуск без сохранения заработной платы».
- 4Задайте период отпуска: дату начала и дату окончания. Программа покажет количество календарных и рабочих дней.
- 5При необходимости заполните основание (заявление сотрудника, дата и номер).
- 6Проведите документ и проверьте результат в расчёте зарплаты и табеле.
Поле «Месяц» в документе определяет, в каком расчётном периоде отсутствие повлияет на зарплату. Если отпуск захватывает два месяца (например, с 28 января по 5 февраля), программа корректно распределит дни между месяцами при условии, что в документе указан один непрерывный период.
Если сотруднику положены удержания или начисления, не зависящие от отработанного времени (например, алименты с фиксированной суммы), они продолжат действовать. Повременные начисления (оклад, надбавки за отработанное время) будут уменьшены пропорционально.
Отпуск на часть дня и длительные периоды
Если сотрудник отсутствует неполный день, в документе установите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Это важно для сотрудников с почасовой оплатой и для точного учёта рабочего времени в табеле.
Для длительного отпуска без сохранения (несколько месяцев или весь месяц целиком) тот же документ подходит без ограничений. Если отсутствие длится весь месяц, программа просто не начислит зарплату за этот период — отдельный документ «Простой, отсутствие» не требуется.
При длительных отпусках проверьте, не действуют ли на сотрудника разовые начисления, назначенные вручную (премии, компенсации). Они не отменяются автоматически и могут быть начислены человеку, который фактически не работает.
Влияние на расчёт зарплаты и средний заработок
Дни отпуска без сохранения исключаются из нормы рабочего времени при расчёте оклада. Формула стандартная: оклад делится на норму дней по графику и умножается на фактически отработанные дни. Проверить результат можно в документе «Начисление зарплаты и взносов» — в строке сотрудника колонка «Оплачено дней (часов)» покажет уменьшенное время.
Периоды отпуска за свой счёт исключаются из расчёта среднего заработка для отпускных и командировок: сами дни и начисления за них (которых нет) не участвуют в расчёте. Программа делает это автоматически на основании вида времени в табеле.
Отдельно контролируйте стаж для ежегодного отпуска. Дни отпуска без сохранения свыше 14 календарных дней в рабочем году сдвигают дату окончания рабочего года. В ЗУП это отражается в отчёте «Остатки отпусков» и справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом «ДО», количество отработанных дней уменьшено
Дни отсутствия пустые или отмечены как рабочие — документ не проведён или неверный вид времени
Оплата по окладу уменьшена пропорционально дням отсутствия
Оклад начислен полностью — проверьте дату документа и месяц начисления
Видно строку с отсутствием и уменьшенную оплату
Отсутствие не отражено — документ создан после расчёта, требуется перерасчёт
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — документ создан после расчёта зарплаты. В этом случае программа зафиксирует необходимость перерасчёта (раздел «Зарплата» → «Сервис» → «Перерасчёты»), и сумма будет сторнирована в следующем месяце, что вызывает вопросы у сотрудника и лишние проводки.
Вторая ошибка — использование прогула или «Отсутствия по невыясненной причине» вместо отпуска за свой счёт. Это искажает табель, статистику и может привести к спорам с сотрудником, поскольку прогул — дисциплинарное нарушение, а отпуск по заявлению — нет.
Третья группа ошибок связана с графиком работы: если у сотрудника индивидуальный график или сменный режим, убедитесь, что период отпуска корректно накладывается на график. При сменных графиках проверяйте часы, а не только дни.
Альтернативные сценарии оформления
Не каждая неоплачиваемая ситуация — это отпуск за свой счёт. Если сотрудник не вышел на работу и причина неизвестна, сначала оформляется «Отсутствие по невыясненной причине» (код «НН» в табеле), а после получения объяснений документ заменяется или уточняется.
Для отпуска без сохранения по семейным обстоятельствам с обязательным предоставлением (рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близких родственников — до 5 календарных дней) используется тот же документ, но целесообразно выделять такие случаи отдельным видом отсутствия для статистики.
Если в организации массово оформляются отпуска без сохранения (например, при простое по соглашению), рассмотрите документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск) списком» — он позволяет оформить одинаковое отсутствие сразу для группы сотрудников.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Входит ли отпуск без сохранения зарплаты в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска?
Включаются только первые 14 календарных дней такого отпуска в течение рабочего года. Дни сверх этого лимита сдвигают окончание рабочего года. В 1С:ЗУП это видно в отчёте «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.
Нужно ли начислять страховые взносы за период отпуска за свой счёт?
Начислений за этот период нет, поэтому базы для взносов не возникает. Взносы рассчитываются только с фактически начисленных сумм за отработанное время.
Что делать, если документ отсутствия создан, а зарплата не уменьшилась?
Проверьте три вещи: проведён ли документ, совпадает ли месяц в документе с расчётным периодом, и не был ли расчёт выполнен раньше создания отсутствия. В последнем случае перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» или выполните перерасчёт.
Можно ли оформить отпуск без сохранения на один день?
Да, ограничений по минимальной продолжительности в программе нет. Укажите одинаковую дату начала и окончания — в табеле день будет отмечен кодом «ДО», а оплата за него не начислится.
Как отменить ошибочно оформленный отпуск за свой счёт?
Если зарплата ещё не рассчитана — просто пометьте документ на удаление или распроведите его. Если расчёт выполнен, после отмены документа перезаполните начисление зарплаты за месяц, чтобы восстановить суммы.
Что важно запомнить
Отпуск без сохранения зарплаты оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» до расчёта зарплаты за месяц. Программа автоматически уменьшит оклад, отразит код «ДО» в табеле и исключит дни из расчёта среднего заработка. Контролируйте суммарную продолжительность таких отпусков — свыше 14 дней в рабочем году сдвигается стаж для ежегодного отпуска.