Материальная помощь в связи со смертью родственника в 1С:ЗУП

Материальная помощь работнику в связи со смертью члена семьи — особая выплата: при соблюдении условий Налогового кодекса она полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только если оформлена правильно. В 1С:ЗУП такая выплата проводится отдельным видом расчета с нужной налоговой настройкой, а не «просто премией», иначе программа удержит налог и отчетность придется исправлять.

Ключевое условие льготы — помощь выплачивается в связи со смертью члена семьи работника (супруга, родителей, детей, в том числе усыновителей и усыновленных) и подтверждается документами. Помощь по смерти других родственников (брата, сестры, бабушки) под эту льготу не подпадает и облагается по общим правилам — в пределах необлагаемого лимита по материальной помощи. Это различие напрямую определяет, какой вид расчета выбирать в программе.

Ниже — пошаговый порядок: какие документы запросить, как настроить или проверить вид начисления, каким документом провести выплату в 1С:ЗУП и как убедиться, что НДФЛ и взносы рассчитаны корректно.

Какие документы запросить у работника

До проведения выплаты в программе бухгалтер или кадровик должен получить от работника пакет подтверждающих документов. Без них применять необлагаемый статус рискованно: при проверке налоговая может доначислить НДФЛ, взносы, пени и штраф.

Стандартный комплект: заявление работника на выплату материальной помощи с указанием причины и суммы, копия свидетельства о смерти, а также документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении), если родство не очевидно из фамилий. На основании заявления руководитель издает приказ или распоряжение о выплате.

Настройка вида расчета

В типовой 1С:ЗУП предопределенный вид расчета для такой выплаты обычно уже есть — «Материальная помощь при смерти родственника» или аналогичный. Откройте его через раздел «Настройка» — «Начисления» и проверьте вкладки с налогами и взносами, прежде чем использовать.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» для НДФЛ должно быть указано, что доход не облагается, с соответствующим кодом дохода, предусмотренным для помощи в связи со смертью члена семьи. Страховые взносы должны быть настроены как «не облагаются». Если типового вида расчета нет или он изменен, создайте копию стандартного начисления и скорректируйте настройки, не трогая основной вид расчета.

Отдельно проверьте отражение в бухгалтерском учете — способ отражения обычно берется из настроек организации или указывается явно, если помощь финансируется за счет прибыли, а не расходов на оплату труда.

Каким документом провести выплату

Основной способ — документ «Материальная помощь» (раздел «Зарплата» или «Все начисления», в зависимости от версии конфигурации). Создайте документ, выберите вид расчета, дату выплаты, добавьте работника и укажите сумму по приказу.

В поле «Дата выплаты» укажите планируемую дату — от нее зависит, в каком месяце выплата попадет в ведомость и отчетность. Если помощь выплачивается в межрасчетный период, убедитесь, что в документе установлен признак выплаты в межрасчет, иначе сумма «повиснет» до расчета зарплаты.

Альтернатива — документ «Разовое начисление», если в вашей настройке вид расчета материальной помощи доступен в нем. Результат тот же, но документ «Материальная помощь» удобнее: он сразу ориентирован на выплаты социального характера и корректно группирует их в отчетах.

1. 1
   Получите заявление, копию свидетельства о смерти и документ о родстве; оформите приказ
2. 2
   Проверьте или создайте вид расчета с необлагаемыми НДФЛ и взносами
3. 3
   Создайте документ «Материальная помощь», укажите сотрудника, сумму и дату выплаты
4. 4
   Проведите документ и проверьте отсутствие НДФЛ и взносов
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и выплатите сумму
6. 6
   Проверьте отражение в отчетах: расчетный листок, 6-НДФЛ, РСВ

Проверка НДФЛ и взносов после проведения

После проведения документа откройте его движение или форму «Начисления, удержания» по сотруднику. Признак правильной настройки: НДФЛ по выплате не рассчитан, страховые взносы не начислены, сумма отражена с нужным кодом дохода.

В расчетном листке работника выплата должна отображаться отдельной строкой как материальная помощь. В 6-НДФЛ такая выплата, полностью необлагаемая, как правило, не включается в облагаемую базу, но порядок отражения зависит от настройки кода дохода — сверьте с методологией вашей версии программы. В расчете по страховым взносам сумма не должна попасть в облагаемую базу.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ по документу

Норма

Налог не рассчитан, код дохода соответствует необлагаемой помощи

Тревожный признак

Удержан НДФЛ — неверная настройка вида расчета

Страховые взносы

Норма

Взносы не начислены

Тревожный признак

Сумма попала в базу РСВ

Расчетный листок

Норма

Отдельная строка «материальная помощь»

Тревожный признак

Выплата выглядит как премия или зарплата

Если умерший родственник не входит в льготный круг

Когда помощь выплачивается в связи со смертью брата, сестры, бабушки или иного родственника, льгота «по смерти члена семьи» не применяется. В этом случае используйте обычный вид расчета «Материальная помощь», где НДФЛ и взносы не начисляются только в пределах установленного необлагаемого лимита за год, а с превышения налоги считаются в общем порядке.

Программа отслеживает лимит автоматически по коду вычета, если вид расчета настроен корректно. Проверьте, не получал ли работник ранее в этом году другую материальную помощь — лимит общий по всем подобным выплатам.

Сравнение вариантов

Помощь по смерти члена семьи (супруг, родители, дети)

Полностью не облагается НДФЛ и взносами при подтверждающих документах. Отдельный вид расчета.

Помощь по смерти иного родственника

Необлагаемый лимит по материальной помощи за год, сверх него — НДФЛ и взносы. Стандартный вид расчета.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — проведение выплаты обычной премией с ручной корректировкой налога. Это ломает коды дохода в отчетности и ведет к расхождениям при сверке с ИФНС. Вторая типичная проблема — применение льготы без документов о родстве: при проверке льготу снимут.

Еще одна ошибка — неверная дата выплаты в документе, из-за чего сумма попадает не в тот отчетный период. И наконец, использование льготного вида расчета для родственника вне льготного круга — занижение налоговой базы.

FAQ

Можно ли выплатить помощь бывшему работнику в связи со смертью родственника?

Льгота по НДФЛ для выплат в связи со смертью члена семьи привязана к работнику. Выплаты бывшим сотрудникам обычно облагаются по общим правилам; перед оформлением сверьте позицию с актуальными разъяснениями и настройте вид расчета соответственно.

Нужно ли включать такую помощь в средний заработок?

Нет, материальная помощь — выплата социального характера и в расчет среднего заработка не включается, если вид расчета настроен корректно.

Что делать, если НДФЛ все же удержался?

Проверьте настройку вида расчета на вкладке «Налоги, взносы, учет». После исправления пересчитайте документ и налог; при необходимости оформите возврат излишне удержанного НДФЛ работнику.

Облагается ли помощь, выплаченная родственникам умершего работника?

Выплаты членам семьи в связи со смертью самого работника также имеют льготный порядок, но оформляются иначе — получателем является не сотрудник. Это отдельный сценарий с собственной настройкой.

Как отразить выплату в бухучете?

Способ отражения задается в настройках начисления или документа. Уточните у бухгалтера, за счет каких источников выплачивается помощь, и выберите соответствующий способ отражения до синхронизации с бухгалтерской программой.