Как в 1С:ЗУП провести договор подряда с физическим лицом

Договор подряда с физическим лицом в 1С:ЗУП оформляется через документы группы «Договоры ГПХ», а не через приём на работу. Это принципиально: исполнитель по ГПХ не является сотрудником, на него не распространяется трудовое законодательство, но с его вознаграждения удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы на ОПС и ОМС. Взносы на травматизм и на случай временной нетрудоспособности уплачиваются, только если это прямо предусмотрено условиями договора.

Дальше разберём полный цикл: от создания карточки физлица до отражения выплаты в отчётности 6-НДФЛ и РСВ. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1. Названия пунктов меню в вашей базе могут незначительно отличаться в зависимости от настроек интерфейса.

Проверка настроек учётной политики перед оформлением

Прежде чем вводить первый договор, убедитесь, что в программе включён учёт договоров ГПХ. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Учётная политика». Проверьте порядок учёта страховых взносов и вид тарифа — от этого зависит, какие взносы программа рассчитает автоматически.

Также проверьте настройку «Настройка» → «Расчёт зарплаты»: в составе начислений должны быть активны виды расчёта по договорам ГПХ. В типовой поставке они уже созданы — «Оплата по договорам подряда» и аналогичные. Если их нет, возможно, функциональность договоров отключена: зайдите в «Настройка» → «Функциональность» и включите соответствующую опцию учёта договоров ГПХ.

Ещё один важный момент — регистрация в налоговом органе. Если договор заключает обособленное подразделение, убедитесь, что в базе корректно настроена регистрация, иначе НДФЛ попадёт не в ту инспекцию в отчёте 6-НДФЛ.

Создание карточки физического лица и договора подряда

Если исполнитель ранее не работал в организации, сначала создайте его в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица»). Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность. ИНН и СНИЛС обязательны: без них отчётность по НДФЛ и взносам не пройдёт форматно-логический контроль.

Далее переходите к самому договору. Откройте раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или «Кадры» → «Договоры подряда» — расположение зависит от настроек. Создайте документ «Договор (работы, услуги)» и заполните ключевые поля:

• Организация и подразделение — подразделение влияет на отражение расходов в учёте;
• Физическое лицо — выберите ранее созданного исполнителя;
• Период действия договора — даты начала и окончания работ;
• Сумма договора — общая стоимость работ по договору, если оплата разовая;
• Вид расчёта — обычно «Оплата по договорам подряда»;
• Способ отражения в учёте — счёт затрат для бухгалтерского учёта (например, 20, 25, 26 или 44).

Проведите документ. На этом этапе никаких начислений в учёте ещё не возникает — договор лишь фиксирует условия сотрудничества и служит основанием для последующих начислений.

Начисление вознаграждения по договору

Начисление выполняется по факту выполнения работ — как правило, на основании подписанного акта. Создайте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата». Укажите организацию, месяц начисления и дату документа. По кнопке «Подбор» или «Добавить» выберите исполнителя и конкретный договор.

В табличной части укажите сумму начисления. Если оплата производится частями (например, аванс и окончательный расчёт), создавайте отдельный документ начисления на каждый этап. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке 13% (или по прогрессивной шкале при превышении порога) и страховые взносы на ОПС и ОМС по действующему тарифу организации.

1. 1
   Создайте документ «Договор (работы, услуги)» и проведите его
2. 2
   Подпишите акт выполненных работ с исполнителем
3. 3
   Создайте «Начисление по договорам», выберите договор и укажите сумму
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные НДФЛ и взносы на вкладках документа
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля

Если начисление не рассчитывает налоги

Иногда после проведения документа вкладки «НДФЛ» и «Взносы» остаются пустыми. Чаще всего причина в том, что у физлица не заполнен статус налогового резидента или не указана категория застрахованного лица. Откройте карточку физлица, перейдите по ссылке «Налог на доходы» и проверьте статус, затем проверьте сведения о страховании. После исправления перепроведите документ начисления.

Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ

Выплата по договорам ГПХ оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа расчётов. Ключевой момент: в поле «Выплачивать» выберите вариант, связанный с договорами ГПХ (в типовой конфигурации — «Договоры (работы, услуги)»), иначе программа не подберёт задолженность по договору.

При заполнении ведомости программа покажет сумму к выплате за вычетом НДФЛ. Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для целей НДФЛ — именно она попадёт в отчёт 6-НДФЛ. Удержанный налог перечисляется в бюджет в общие сроки: по НДФЛ, удержанному до 22-го числа, — до 28-го числа текущего месяца, по удержанному с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца.

Отражение в отчётности: 6-НДФЛ, РСВ и персучёт

Договоры ГПХ попадают во все основные формы зарплатной отчётности. В расчёте 6-НДФЛ вознаграждение отражается в разделе 2 по дате выплаты, а удержанный налог — по срокам перечисления. В годовом приложении со справками о доходах исполнитель появится с кодом дохода 2010 (выплаты по договорам ГПХ, кроме авторских).

В расчёте по страховым взносам исполнитель включается в число застрахованных лиц, а суммы — в базу по пенсионным и медицинским взносам. В разделе 3 РСВ формируется персонифицированный блок на физлицо. Кроме того, сведения о начислениях по договорам ГПХ передаются в персонифицированные сведения о физлицах (ежемесячная форма) и в ЕФС-1 — в части сведений о стаже, где период действия договора отражается отдельным кодом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок физлица

Норма

Видны начисление, НДФЛ и взносы по договору

Тревожный признак

Начисление есть, а НДФЛ или взносов нет

Отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов»

Норма

Доход появляется с датой ведомости на выплату

Тревожный признак

Доход отсутствует или дата не совпадает с выплатой

РСВ, раздел 3

Норма

Физлицо включено, суммы совпадают с начислением

Тревожный признак

Исполнителя нет в персонифицированной части

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76

Норма

Задолженность перед исполнителем закрыта выплатой

Тревожный признак

Висит остаток после оплаты

Особые ситуации и ограничения

Если исполнитель — самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) или индивидуальный предприниматель, оформлять его в 1С:ЗУП как подрядчика не нужно: организация не является налоговым агентом, НДФЛ и взносы не начисляются. Такие выплаты проходят через бухгалтерскую программу. Обязательно запросите у исполнителя чек из приложения «Мой налог» или подтверждение статуса ИП.

Вторая ситуация — договор с собственным штатным сотрудником. Это допустимо, если работы выходят за рамки его трудовой функции. В ЗУП договор оформляется на то же физлицо, и программа корректно объединит базы по НДФЛ и взносам. Но помните о риске переквалификации: если работа совпадает с должностными обязанностями, инспекция может признать договор притворным.

Третья ситуация — компенсация расходов подрядчика (проезд, материалы). Компенсация, предусмотренная договором, не облагается НДФЛ и взносами в части документально подтверждённых расходов. В ЗУП её следует отражать отдельным видом расчёта с соответствующими настройками налогообложения, а не включать в общую сумму вознаграждения.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Исполнитель — обычное физлицо без статуса ИП и самозанятогоОформляйте договор в ЗУП, начисляйте НДФЛ и взносы на ОПС и ОМС

Исполнитель предъявил чек «Мой налог» или статус ИПНе вводите договор в ЗУП — отражайте выплату в бухгалтерской программе без налогов

Работы выполняет штатный сотрудник вне его должностных обязанностейОформите договор ГПХ на то же физлицо и зафиксируйте отличие работ от трудовой функции

Договор предусматривает взносы на травматизмПроверьте настройку вида расчёта и учётной политики по взносам на НС и ПЗ

Частые вопросы

Нужно ли заводить сотрудника в ЗУП для договора подряда?

Нет. Договор ГПХ оформляется на физическое лицо без создания сотрудника и без приёма на работу. Достаточно карточки в справочнике «Физические лица» и документа «Договор (работы, услуги)».

Какие взносы начисляются на вознаграждение по договору подряда?

Обязательно начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование по единому тарифу. Взносы на случай временной нетрудоспособности не начисляются, а взносы на травматизм — только если это прямо прописано в договоре.

Можно ли выплатить вознаграждение авансом до подписания акта?

Да. Оформите начисление и ведомость на аванс с датой фактической выплаты. Для целей НДФЛ датой получения дохода будет день выплаты аванса. После подписания акта создайте окончательное начисление на оставшуюся сумму.

Почему договор не виден в ведомости на выплату?

Проверьте два момента: в поле «Выплачивать» выбран вариант «Договоры (работы, услуги)», а не «Зарплата за месяц», и документ начисления по договору проведён. Также убедитесь, что месяц выплаты в ведомости совпадает с месяцем начисления или идёт позже.

Как отразить договор подряда в 6-НДФЛ?

Никаких ручных действий не требуется: при корректно введённых начислении и ведомости программа включит доход в раздел 2 по дате выплаты, а удержанный налог — по сроку перечисления. В годовой справке о доходах сумма отразится с кодом 2010.

Что делать, если ошибочно оформили подрядчика как сотрудника?

Удалите или отмените кадровый документ приёма, если по нему ещё нет начислений. Если начисления уже были, потребуется сторнировать их и пересдать отчётность 6-НДФЛ и РСВ уточнёнными расчётами. До исправления сверьте, какие суммы уже выплачены и какие налоги перечислены.