Как в 1С:ЗУП принять на работу ранее уволенного сотрудника

Повторный приём ранее уволенного сотрудника — штатная ситуация в 1С:ЗУП 3.1, и конфигурация предусматривает для неё отдельный механизм. Главная особенность: не нужно создавать нового физического лица, иначе в базе появятся дубли, которые испортят отчётность по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту. Программа умеет находить уже существующую карточку физлица и предлагать её при вводе данных.

Ошибки при повторном приёме чаще всего связаны не с самим документом «Приём на работу», а с подготовительным этапом: кадровик создаёт новое физлицо, не заметив подсказку программы, или не проверяет актуальность паспортных данных, ИНН и СНИЛС за время, пока человек не работал в организации. В результате сведения в отчётах расходятся с данными фондов.

Ниже разобран полный порядок действий: от поиска карточки физического лица до проверки результата, а также варианты оформления, типичные ошибки и способы их исправления.

Почему нельзя создавать новое физическое лицо

В 1С:ЗУП 3.1 учёт ведётся на двух уровнях: справочник «Физические лица» хранит персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, документы), а справочник «Сотрудники» — привязку человека к организации и его кадровую историю. Один и тот же человек может быть принят в организацию несколько раз, и у него может быть несколько элементов справочника «Сотрудники», но физическое лицо должно оставаться одним.

Если при повторном приёме создать новое физлицо, программа будет считать это разными людьми. Налоговая карточка по НДФЛ раздвоится, стандартные вычеты могут быть предоставлены дважды, а сведения в отчётах (6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1) уйдут с ошибками или не сойдутся по контрольным соотношениям.

Шаг 1. Найдите карточку уволенного сотрудника

Прежде чем оформлять приём, убедитесь, что человек действительно есть в базе. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и снимите отбор по активным сотрудникам, либо воспользуйтесь поиском по фамилии в поле поиска списка. Уволенный сотрудник отобразится с пометкой о прекращении трудового договора.

Из карточки сотрудника перейдите по ссылке на физическое лицо и проверьте заполненность данных: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, документ, удостоверяющий личность. Если за время отсутствия человек сменил фамилию или паспорт, эти сведения нужно актуализировать до оформления приёма — через документ «Изменение фамилии» или редактирование документа, удостоверяющего личность, в карточке физлица.

Шаг 2. Оформите документ «Приём на работу»

Создайте новый документ: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа покажет выпадающий список, в том числе с ранее уволенными сотрудниками. Выберите нужного из списка, не нажимая «Создать нового».

Если человек раньше работал по основному месту, а теперь принимается снова, программа может создать новый элемент справочника «Сотрудники» автоматически — это нормально и не является дублем физлица. Признак правильного выбора: в карточке сотрудника видна ссылка на прежнее физическое лицо с историей прошлых приёмов и увольнений.

Заполните реквизиты документа стандартно: дата приёма, подразделение, должность, количество ставок, график работы, вид занятости (основное место или совместительство), условия оплаты труда на вкладке «Оплата труда». Если в организации ведётся учёт по трудовым договорам, укажите номер и дату договора.

1. 1
   Найдите уволенного сотрудника в справочнике «Сотрудники» и проверьте карточку физлица
2. 2
   Актуализируйте фамилию, ИНН, СНИЛС и паспортные данные, если они изменились
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите сотрудника из списка существующих
4. 4
   Заполните дату приёма, должность, подразделение, график и оплату труда
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте отсутствие дублей физлиц и корректность отражения в отчётах

Шаг 3. Проверьте льготы, вычеты и обязательства

После проведения приёма проверьте, что к сотруднику применились нужные настройки учёта. Если человек имеет право на стандартные вычеты по НДФЛ, заявление о вычетах вводится заново — через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги» → «Заявления на вычеты»), так как действие старого заявления завершилось увольнением.

Отдельно проверьте статус застрахованного лица и права на льготные стажи, если они были заданы при прошлой работе. Также убедитесь, что в карточке сотрудника корректно указан способ отражения зарплаты в бухучёте, если он отличается от настройки по умолчанию для подразделения или организации.

Если сотрудник принимается на ту же должность, можно ориентироваться на данные прошлого приёма: откройте старый документ «Приём на работу» из истории кадровых документов физлица и сверьте условия. Это быстрее, чем собирать настройки заново, и снижает риск расхождений.

Варианты оформления: основное место, совместительство, ГПХ

Технология повторного приёма почти не зависит от вида трудовых отношений, но есть нюансы. При приёме по основному месту работы используется стандартный документ «Приём на работу» с видом занятости «Основное место работы». При внутреннем совместительстве создаётся тот же документ, но с видом «Внутреннее совместительство» — при этом у физлица появляется ещё один сотрудник.

Если человек раньше работал по трудовому договору, а теперь оформляется по договору ГПХ, используется документ «Договор (работы, услуги)» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Физическое лицо при этом также выбирается из существующих — правило «одно физлицо на человека» действует во всех сценариях.

Сравнение вариантов оформления

Приём на работу (основное место или совместительство)

Полноценный трудовой договор, запись в трудовой, начисление зарплаты по окладу. Подходит для штатной работы.

Договор ГПХ

Для разовых работ и услуг. Не формирует запись в трудовой книжке, оплата по актам. Нельзя использовать для подмены трудовых отношений.

Восстановление на рабочем месте

Если увольнение признано незаконным и сотрудник восстановлен решением суда — оформляется отмена увольнения, а не новый приём.

Особый случай: восстановление после незаконного увольнения

Если сотрудник восстановлен на работе по решению суда или инспекции труда, оформлять новый приём нельзя — это исказит стаж и кадровую историю. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен механизм отмены увольнения: документ увольнения помечается как отменённый, либо вводится документ «Восстановление в должности» (в зависимости от версии конфигурации и настроек).

После восстановления проверьте, что период вынужденного прогула корректно учтён: за него начисляется средний заработок, а в учёте рабочего времени он отражается соответствующим образом. Этот сценарий заметно сложнее обычного приёма, и при сомнениях его лучше выполнять на копии базы или с привлечением специалиста по 1С.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа выполните контрольные проверки. Во-первых, убедитесь, что в справочнике «Физические лица» нет дублей: найдите человека по фамилии и проверьте, что карточка одна. Во-вторых, сформируйте по сотруднику справку о доходах или карточку учёта НДФЛ и убедитесь, что в ней отражается история за все периоды работы, а не только с новой даты приёма.

В-третьих, проверьте кадровые отчёты: «Штатное расписание» (должность должна показывать занятую ставку), «Сотрудники организации» и при необходимости печатную форму приказа Т-1. Если сведения о трудовой деятельности подаются в электронном виде, убедитесь, что мероприятие «Приём» корректно попадёт в отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1) за текущий период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество карточек физлица по фамилии

Норма

Одна карточка с полной историей приёмов и увольнений

Тревожный признак

Две и более карточки с похожими ФИО — дубль, требуется объединение

Карточка учёта НДФЛ

Норма

Отражаются доходы за все периоды работы в организации

Тревожный признак

Виден доход только с новой даты приёма — вероятен дубль физлица

Штатное расстановка / штатное расписание

Норма

Ставка по должности отображается как занятая этим сотрудником

Тревожный признак

Ставка свободна или занята дважды — проверьте дату приёма и прежнее увольнение

Сведения для ЕФС-1

Норма

Мероприятие «Приём» формируется с актуальными СНИЛС и ФИО

Тревожный признак

Мероприятие не формируется или содержит старые данные физлица

Часто задаваемые вопросы

Программа не показывает уволенного сотрудника в списке выбора. Что делать?

Проверьте, что в списке сотрудников снят отбор «только работающие» и что поиск ведётся по правильной организации, если в базе их несколько. Также убедитесь, что документ увольнения был проведён — при непроведённом увольнении сотрудник может отображаться некорректно. Если сотрудника нет совсем, возможно, он работал в другой базе или до миграции данных.

Можно ли скопировать старый документ приёма вместо создания нового?

Технически копирование возможно, но делать это не рекомендуется: вместе с документом скопируются старые даты, номер приказа и условия оплаты, которые легко забыть исправить. Надёжнее создать новый документ и сверить условия со старым приёмом визуально.

Нужно ли заново вводить СНИЛС и ИНН при повторном приёме?

Нет, если физическое лицо выбрано из существующих — все персональные данные подтянутся из его карточки автоматически. Вводить заново нужно только изменившиеся сведения, и делается это в карточке физлица, а не в документе приёма.

Что делать, если дубль физлица уже создан?

Не проводите по дублю новые документы. Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») либо вручную перенесите документы на правильное физлицо и пометьте лишнее на удаление. После объединения перепроверьте отчёты по НДФЛ и взносам за затронутые периоды.

Влияет ли повторный приём на расчёт среднего заработка?

Да. Расчётный период для среднего заработка определяется от новой даты приёма: прежние начисления до увольнения в расчёт не попадают, если перерыв между увольнением и приёмом разрывает расчётный период. Это стоит учитывать при планировании отпусков и командировок в первые месяцы после повторного приёма.

Как оформить приём, если сотрудник уволен в другой организации этой же базы?

Если в базе ведётся несколько организаций, физическое лицо общее для всех. При приёме просто укажите нужную организацию в документе — программа создаст нового сотрудника, привязанного к тому же физлицу. Проверьте, что в прежней организации увольнение проведено, чтобы не было пересечения трудовых договоров.