Как начислить пособие на ребенка в 1С

Пособия на детей в 1С:ЗУП начисляются не как обычная зарплата, а через специальные документы и виды расчета. Ошибка на любом этапе — в настройке вида начисления, в отражении отпуска по уходу за ребенком или в отправке сведений в СФР — приводит к заниженной выплате сотруднику или к вопросам при проверке. Ниже разобран рабочий порядок действий для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом».

Материал ориентирован на расчетчика или кадровика, который работает в типовой конфигурации без доработок. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика документооборота сохраняется: сначала регистрируется кадровое событие (отпуск по уходу), затем настраивается начисление, затем выполняется расчет и выплата.

Какие пособия на детей бывают и кто их платит

Прежде чем настраивать программу, важно разделить виды выплат, потому что механика в 1С у них разная. Пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет рассчитывает работодатель на основании среднего заработка, а выплачивает СФР (при прямых выплатах) или сам работодатель с последующим зачетом — в зависимости от региона и действующего порядка. Единое пособие на детей и пособие при рождении ребенка назначает СФР самостоятельно, работодатель лишь передает сведения.

В программе это отражается так: отпуск по уходу за ребенком и пособие до 1,5 лет оформляются кадровым документом и начислением, а для пособий, назначаемых фондом, используются документы обмена с СФР — «Заявление сотрудника на выплату пособия» и «Исходящий документ СФР». Смешивать эти механизмы нельзя: если начислить единое пособие как обычный вид расчета, оно попадет в расчет среднего заработка и налоговую базу некорректно.

Подготовка: проверка настроек учетной политики

Перед первым начислением откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» и проверьте, что указаны актуальные сведения для обмена с СФР: регистрационный номер, код подразделения, данные страхователя. Без корректных реквизитов документы обмена с фондом не сформируются или будут отклонены.

Далее проверьте список начислений: раздел «Настройка» — «Начисления». В типовой поставке уже есть предопределенный вид расчета «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». Убедитесь, что он не облагается НДФЛ и страховыми взносами — это критично, поскольку пособия освобождены от налогов, и ошибочная настройка налогообложения приведет к занижению выплаты сотруднику.

Оформление отпуска по уходу за ребенком

Основной документ — «Отпуск по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» — «Все кадровые документы» или «Зарплата» — «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату начала отпуска и планируемую дату окончания (по достижении ребенком 3 лет). В табличной части укажите данные ребенка: ФИО, дату рождения, а также признак, является ли ребенок первым — от этого зависит применение минимальных ограничений пособия.

Ключевой момент — флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». Без него программа зарегистрирует только кадровое событие (освобождение ставки), но начисление пособия выполняться не будет. Дата окончания выплаты пособия заполняется отдельно — это день, предшествующий достижению ребенком 1,5 лет.

После проведения документа сотруднику назначается плановое начисление пособия, а его основное начисление (оклад, тариф) приостанавливается на период отпуска. Проверьте это в карточке сотрудника на вкладке «Начисления и удержания»: там должна появиться строка пособия и признак прекращения оплаты труда.

1. 1
   Создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком» из раздела «Кадры»
2. 2
   Укажите сотрудника, период отпуска и данные ребенка
3. 3
   Установите флажок выплаты пособия до 1,5 лет и дату окончания выплаты
4. 4
   Проведите документ и проверьте плановые начисления в карточке сотрудника
5. 5
   Выполните расчет документом «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц

Расчет и начисление пособия

Само начисление выполняется автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Программа рассчитывает сумму от среднего заработка сотрудника за два предшествующих календарных года с применением установленного процента и с учетом минимального и максимального ограничений, которые обновляются при обновлении релиза конфигурации.

Если сотрудник работал в организации не весь расчетный период, сведения о заработке с предыдущих мест работы внесите через документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Без этих данных средний заработок будет занижен, а вместе с ним — и пособие.

За неполный месяц (первый или последний месяц отпуска) пособие рассчитывается пропорционально календарным дням. Проверить сумму можно, открыв в документе начисления строку сотрудника и нажав на ссылку суммы — программа покажет расшифровку: среднедневной заработок, процент, количество дней.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка пособия в «Начислении зарплаты и взносов»

Норма

Сумма соответствует расчету от среднего заработка, НДФЛ и взносы по строке равны нулю

Тревожный признак

Сумма нулевая, либо с пособия удержан налог

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие отображается отдельной строкой, не входит в облагаемую базу

Тревожный признак

Пособие отсутствует или попало в базу НДФЛ

Период начисления

Норма

Начисление есть в каждом месяце отпуска до даты окончания выплаты

Тревожный признак

Пропуски месяцев или начисление после достижения ребенком 1,5 лет

Пособия, назначаемые через СФР

Единовременное пособие при рождении ребенка и единое пособие работодатель не рассчитывает. Роль бухгалтерии — принять заявление сотрудника и передать сведения в фонд. Для этого используйте документ «Заявление сотрудника на выплату пособия» (раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или «Пособия за счет СФР»). Заполните вид пособия, данные ребенка и реквизиты для перечисления.

Отправка выполняется через встроенный сервис обмена с СФР: документ выгружается, получает статус, а после обработки фондом в программу возвращается результат. Следите за статусами документов — отклоненное заявление требует исправления и повторной отправки, иначе сотрудник просто не получит деньги.

Изменение условий и выход из отпуска

Если сотрудник выходит из отпуска досрочно или переходит на неполный рабочий день с сохранением пособия, не редактируйте исходный документ задним числом. Для этого предназначен документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» и «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры»). Они корректно прекращают или изменяют плановое начисление с нужной даты.

При выходе на неполный рабочий день пособие до 1,5 лет сохраняется, а оплата труда начисляется за фактически отработанное время. В документе изменения условий укажите новый график работы — программа пересчитает начисления автоматически со следующего расчетного периода.

Частые ошибки при начислении пособий

Большинство проблем возникает не из-за расчета, а из-за пропущенных шагов на этапе оформления. Ниже — типовые ситуации, которые стоит проверить в первую очередь, если сумма не сошлась или начисление не появилось.

FAQ

Пособие не начисляется в документе «Начисление зарплаты и взносов». Что проверить?

Сначала откройте документ «Отпуск по уходу за ребенком» и убедитесь, что он проведен и установлен флажок выплаты пособия. Затем проверьте, что расчетный месяц попадает в период выплаты (до даты окончания пособия). Если все настроено, но строки нет — проверьте, не оформлен ли возврат из отпуска более поздним документом.

Как начислить пособие, если сотрудник принят недавно и справки о заработке нет?

Начислите пособие из имеющихся данных — программа рассчитает его исходя из фактического заработка или минимального ограничения. Когда сотрудник принесет справку, внесите ее документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» и выполните перерасчет пособия за прошлые месяцы через документ «Перерасчет» или «Доначисление».

Облагается ли пособие по уходу за ребенком НДФЛ и взносами?

Нет, государственные пособия освобождены от НДФЛ и страховых взносов. В типовой конфигурации предопределенный вид расчета настроен корректно. Если в расчетном листке по строке пособия появился налог — проверьте настройки вида начисления, вероятно, использовался самодельный вид расчета.

Как отразить пособие за неполный месяц?

Ничего дополнительно делать не нужно: если отпуск начинается или заканчивается в середине месяца, программа автоматически рассчитывает пособие пропорционально календарным дням. Расшифровку расчета можно посмотреть, щелкнув по сумме в документе начисления.

Сотрудница вышла на неполный день — пособие пропадет?

Нет. При работе на условиях неполного рабочего времени право на пособие до 1,5 лет сохраняется. Оформите документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» с указанием нового графика — пособие продолжит начисляться, а оплата труда будет считаться за отработанное время.