Как в 1С ЗУП перевести сотрудника с совместительства на основное место работы

Перевод сотрудника с совместительства на основное место работы — типовая кадровая ситуация, но в 1С:ЗУП она оформляется не одним документом, а цепочкой операций. Причина в том, что совместитель и основной работник — это разные «места работы» в программе: у каждого свой трудовой договор, своя ставка, график и вид занятости. Просто поменять галочку в карточке сотрудника нельзя.

Способ оформления зависит от того, как происходит переход по трудовому праву: через увольнение с должности совместителя и новый приём, либо через кадровый перевод, когда совместительство становится основным местом без разрыва отношений. В 1С ЗУП поддерживаются оба сценария, и у каждого есть свои последствия для расчёта среднего заработка, отпусков и отчётности.

Ниже разобраны оба варианта с конкретными документами, настройками и типичными ошибками, которые приводят к двойным начислениям и неверным данным в отчётах.

Какой способ перевода выбрать

Юридически существует два пути. Первый — увольнение с должности по совместительству и приём на ту же должность как на основное место работы. Это классический вариант: старый трудовой договор прекращается, заключается новый. Второй — оформление дополнительного соглашения, по которому совместительство становится основным местом работы без увольнения. Такой порядок применяется, когда у сотрудника прекращается основная работа у другого работодателя и совместительство «переходит в основное».

В 1С ЗУП первый вариант реализуется парой документов «Увольнение» и «Приём на работу», второй — документом «Кадровый перевод», где меняется вид занятости. Выбор влияет на расчёты: при увольнении нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и произвести окончательный расчёт, при переводе накопленные отпускные остатки и стаж сохраняются внутри того же трудового договора.

Сравнение вариантов

Увольнение + приём

Подходит, когда стороны расторгают договор совместителя и заключают новый. Требует окончательного расчёта и компенсации отпуска, новый договор начинает «чистую» историю.

Кадровый перевод

Подходит при допсоглашении без разрыва договора. Сохраняет стаж и остатки отпусков, но требует аккуратной настройки вида занятости и графика.

Подготовка: что проверить перед оформлением

До создания документов убедитесь, что по совместительству нет незакрытых обязательств. Проверьте начисленную, но не выплаченную зарплату, остатки отпусков, незакрытые больничные и командировки. Если по совместительству числится открытый отпуск или отсутствие, пересекающее дату перевода, его нужно либо завершить, либо скорректировать — иначе после увольнения документы «повиснут» на уволенном сотруднике.

Также проверьте, как заведён сотрудник в справочнике. В 1С ЗУП физическое лицо и сотрудник — разные объекты: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место и совместительства). При переводе важно работать с правильным элементом справочника «Сотрудники», чтобы не оформить документы на другую должность того же человека.

Вариант 1: увольнение совместителя и приём на основное место

Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Увольнения») по сотруднику-совместителю. Укажите дату увольнения и основание. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт — проверьте эти суммы на вкладках начислений. Если расчёт зарплаты за последний месяц ещё не выполнен, сначала проведите «Начисление зарплаты и взносов».

После проведения увольнения создайте документ «Приём на работу» для того же физического лица. В поле «Сотрудник» выберите существующее физлицо — программа создаст новый элемент справочника «Сотрудники» с видом занятости «Основное место работы». Укажите подразделение, должность, график работы (теперь полный, а не сокращённый график совместителя), размер оплаты и плановые начисления.

Важный нюанс — дата приёма. Обычно она следующая за датой увольнения, чтобы не было разрыва. Если даты совпадут или пересекутся, в отчётах по страховым взносам и в форме ЕФС-1 могут возникнуть расхождения по периодам работы.

1. 1
   Рассчитайте зарплату за последний период по совместительству
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», проверьте компенсацию отпуска и окончательный расчёт
3. 3
   Проведите выплату окончательного расчёта
4. 4
   Создайте «Приём на работу» для того же физлица с видом занятости «Основное место работы»
5. 5
   Укажите полный график, оклад и плановые начисления
6. 6
   Проверьте сформированные кадровые отчёты и отсутствие пересечения периодов

Вариант 2: кадровый перевод без увольнения

Если трудовой договор не расторгается, а по дополнительному соглашению совместительство становится основным местом, используйте документ «Кадровый перевод» («Кадры» — «Переводы»). Выберите сотрудника-совместителя, укажите дату перевода и установите новый вид занятости — «Основное место работы».

На вкладке с условиями труда скорректируйте график работы: совместители обычно работают по сокращённому графику (например, половина ставки), а на основном месте нужен полный график подразделения. Проверьте и при необходимости измените размер оплаты — оклад в документе указывается, как правило, на полную ставку, а фактический заработок определяется отработанным временем по графику.

При таком переводе остатки отпусков и данные о стаже сохраняются, компенсация не начисляется. Это удобно, но требует точности: если вид занятости в документе не изменить, сотрудник так и останется совместителем, и отчётность (например, сведения для СФР) будет сформирована неверно.

Настройка графика и плановых начислений

Главное техническое отличие совместителя от основного работника в ЗУП — график и доля ставки. Совместитель работает по отдельному графику с неполным временем, его оклад рассчитывается пропорционально. При переводе на основное место назначьте стандартный график подразделения (например, пятидневку) и проверьте количество ставок — оно должно стать равным 1, если сотрудник переходит на полную ставку.

Плановые начисления (оклад, надбавки, премии) при приёме или переводе переносятся не всегда автоматически. Откройте документ и сверьте список начислений с тем, что было у совместителя, и с тем, что положено на основной должности. Удержания (например, по исполнительным листам) при новом приёме нужно завести заново — они привязаны к конкретному сотруднику, а не к физлицу.

Проверка результата и отчётность

После оформления документов выполните контрольный расчёт зарплаты за первый месяц после перевода. Начисление должно рассчитаться по новому графику и полной ставке, без «хвостов» от совместительства. Сформируйте расчётный листок сотрудника и сверьте оклад, отработанное время и удержания.

Проверьте кадровые отчёты: в штатном расписании и списке сотрудников человек должен числиться один раз как основной работник (если других совместительств нет). Также убедитесь, что в документах для СФР (ЕФС-1) отражены кадровые события — увольнение/приём или перевод с изменением условий, в зависимости от выбранного варианта и требований к отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Основное место работы

Тревожный признак

Осталось «Совместительство» — перевод не завершён

Расчётный листок за первый месяц

Норма

Оклад по полной ставке и новому графику

Тревожный признак

Сумма пропорционально занижена — неверный график или доля ставки

Список сотрудников физлица

Норма

Один активный сотрудник

Тревожный признак

Два активных — старое совместительство не уволено

Остатки отпусков

Норма

При переводе сохранены, при увольнении компенсированы

Тревожный признак

Компенсация не начислена при увольнении

Особые ситуации и ограничения

Совместитель — внешний, у другого работодателя

Если человек работал у вас по внешнему совместительству, а основное место было в другой компании, то при переходе к вам на основное место оформляется только увольнение совместителя и новый приём — кадровый перевод здесь неприменим, так как меняется правовая природа договора. У сотрудника запросите подтверждение увольнения с прежнего основного места для правильного ведения трудовой книжки (ЭТК).

Совместительство внутреннее, основное место уже есть в вашей компании

Если сотрудник уже числится у вас на основном месте и дополнительно как внутренний совместитель, а нужно просто прекратить совместительство, достаточно уволить только сотрудника-совместителя. Основной сотрудник в программе не затрагивается. Обратная ситуация — когда основное место закрывается, а совместительство становится основным — как раз случай кадрового перевода с изменением вида занятости.

Перед массовыми подобными операциями сделайте копию информационной базы и проведите перевод на тестовом примере: проверьте расчёт зарплаты, компенсацию отпуска и кадровые отчёты. Исправление ошибок после проведения увольнения заметно трудоёмче, чем профилактическая проверка.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто изменить вид занятости в карточке сотрудника вручную?

Нет, редактирование карточки напрямую не формирует кадровое событие и не меняет данные учёта. Изменение вида занятости должно проходить документом «Кадровый перевод» — только тогда оно попадёт в отчётность и историю трудового договора.

Нужно ли выплачивать компенсацию отпуска при кадровом переводе?

Нет. При переводе трудовой договор продолжает действовать, право на отпуск сохраняется, остатки отпусков переносятся. Компенсация выплачивается только при увольнении совместителя.

Что делать с исполнительными листами при увольнении и новом приёме?

Удержания привязаны к конкретному сотруднику, поэтому при увольнении совместителя действие исполнительного листа прекращается. После приёма на основное место заведите документ удержания заново и уведомите взыскателя или пристава о смене условий трудоустройства.

Почему после перевода зарплата считается меньше ожидаемой?

Чаще всего причина в графике: сотруднику остался назначен график неполного рабочего времени от совместительства. Откройте кадровый документ, назначьте полный график и проверьте количество ставок — затем пересчитайте зарплату.

Как оформить переход, если сотрудник увольняется с основного места в другой компании?

Ваше совместительство становится для него основным местом. В ЗУП это оформляется кадровым переводом с изменением вида занятости на «Основное место работы» на основании дополнительного соглашения к договору. Данные о прежнем работодателе в вашей базе не требуются.

Влияет ли перевод на расчёт среднего заработка?

При кадровом переводе внутри одного договора история начислений сохраняется и учитывается в среднем заработке. При увольнении и новом приёме расчётный период начинается заново по новому сотруднику — это нужно учитывать при ближайших отпусках и больничных.