Как занести остатки в 1С ЗУП вручную

Перенос данных в 1С:Зарплату и управление персоналом 3.1 при переходе с другой программы или старой версии часто сводится к одной задаче — внести начальные остатки на дату начала учёта. Речь идёт об остатках отпусков, задолженности по зарплате, стаже, данных по НДФЛ и взносам. Если объём данных небольшой или штатный перенос недоступен, остатки заносят вручную специальными документами.

В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный блок «Начальная штатная расстановка» и документы ввода остатков. Ручной ввод не требует программирования, но требует аккуратности: ошибка в остатке отпуска или стаже напрямую повлияет на расчёты сотрудников. Ниже разобраны все основные виды остатков, порядок их ввода и способы проверки результата.

Важно определить дату начала учёта заранее. Чаще всего это начало месяца, с которого в ЗУП начинают начислять зарплату. Все остатки вводятся по состоянию на эту дату, а документы прошлых периодов в базу не переносятся.

Подготовка: что сделать до ввода остатков

До начала работы создайте резервную копию базы через конфигуратор или средства СУБД. Ручной ввод остатков — это массовое изменение данных, и откатить его проще всего восстановлением копии, а не ручным удалением документов.

Определите и зафиксируйте дату начала учёта. Стандартная практика — первое число месяца, с которого зарплата будет начисляться уже в ЗУП. Все остатки должны быть собраны по состоянию на конец предыдущего месяца: остатки отпусков, долги по зарплате, данные по НДФЛ и взносам с начала года.

Подготовьте исходные данные: штатное расписание или список сотрудников с должностями и окладами, справки 2-НДФЛ или регистры по НДФЛ за текущий год, данные о стаже для больничных, остатки отпусков по каждому сотруднику, задолженность по зарплате на дату перехода. Чем полнее исходники, тем меньше корректировок потребуется потом.

Кадровые данные: начальная штатная расстановка

Основной документ для ввода кадровых данных — «Начальная штатная расстановка» (раздел «Кадры» или «Главное» → «Начальная штатная расстановка»). Он заменяет приёмы на работу для сотрудников, которые уже работают на дату начала учёта.

В документе по каждому сотруднику указывают подразделение, должность, дату фактического приёма на работу, график работы, количество ставок и плановые начисления (оклад, надбавки) с их размерами. Дата приёма должна быть реальной датой трудоустройства — от неё зависит расчёт стажа и права на отпуск.

Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребёнком или в другом длительном отсутствии, это фиксируют отдельно — документом отсутствия с нужной датой начала, иначе программа будет считать его работающим и начислять оклад.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и создайте документ «Начальная штатная расстановка»
2. 2
   Укажите организацию и месяц начала учёта
3. 3
   Добавьте сотрудников, для каждого заполните подразделение, должность, дату приёма и график
4. 4
   В табличной части укажите плановые начисления и их размеры
5. 5
   Проведите документ и сверьте списочную численность со штатным расписанием

Остатки отпусков по сотрудникам

Остатки неиспользованных отпусков вводятся документом «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отсутствия» → «Остатки отпусков», либо через карточку сотрудника). Без этого документа программа будет считать, что у сотрудника нет накопленных дней отпуска, и при увольнении или расчёте отпускных даст неверные данные.

По каждому сотруднику указывают вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный и т.д.), рабочий год, за который остались дни, и количество дней остатка. Остаток берут из личных карточек Т-2 или из прежней программы по состоянию на дату начала учёта.

Если сотрудник использовал отпуск авансом, остаток вводят с минусом. Это нормальная ситуация, и программа корректно её обрабатывает при последующих расчётах.

Задолженность по зарплате и плановые авансы

Если на дату перехода перед сотрудниками есть долг по зарплате (или долг сотрудника перед организацией), его вносят документом «Начальная задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Сервис» или «См. также»). В документе указывают месяц, за который образовалась задолженность, и сумму по каждому сотруднику.

Задолженность важна для корректной выплаты: при первой выплате зарплаты в новой базе программа учтёт этот долг. Если задолженность не внести, ведомости сформируются только на суммы, начисленные уже в ЗУП.

Взаиморасчёты по зарплате в ЗУП ведутся в разрезе месяцев начисления, поэтому при вводе долга за несколько месяцев корректно указывать реальный месяц начисления, а не сводить всё одной строкой.

Данные по НДФЛ, взносам и стажу

Если переход происходит в середине года, в базу нужно внести данные по НДФЛ с начала года: доходы, вычеты, исчисленный и удержанный налог. Для этого используют документы группы «Операции учёта НДФЛ» и специальные документы ввода данных (раздел «Налоги и взносы»). Без этих данных программа не сможет правильно применять вычеты и считать налог нарастающим итогом.

Аналогично вносятся данные по страховым взносам за текущий расчётный период — через документы операций учёта взносов. Они нужны для корректной отчётности (РСВ, персонифицированные сведения) в первом же квартале работы в новой базе.

Стаж для больничных (страховой стаж, в том числе нестраховые периоды) указывают в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» / «Стажи». От него зависит процент оплаты больничного листа.

Проверка результата после ввода

После ввода всех остатков выполните контрольные проверки. Списочную численность сверьте отчётом «Штатное расписание» или «Списочный состав» с данными прежней программы. Остатки отпусков проверьте одноимённым отчётом в разделе «Кадры».

Главная проверка — пробный расчёт зарплаты за первый месяц. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», заполните его и сверьте итоги по нескольким сотрудникам с расчётом в старой программе. Расхождения обычно указывают на неверные плановые начисления, графики или отсутствующие данные по НДФЛ.

Также сформируйте расчётный листок сотрудника с вычетами: в нём должны отражаться удержанный НДФЛ с учётом вычетов и задолженность на начало месяца, если она вводилась.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность

Норма

Совпадает со штатным расписанием и личными карточками

Тревожный признак

Лишние или отсутствующие сотрудники, неверные даты приёма

Остатки отпусков

Норма

Отчёт показывает те же дни, что и данные прежней программы

Тревожный признак

Нулевые остатки у сотрудников с накопленными днями

Пробный расчёт зарплаты

Норма

Суммы совпадают с расчётом в старой системе

Тревожный признак

Расхождения по окладу, НДФЛ или вычетам

Задолженность по зарплате

Норма

В ведомости на выплату подтягивается введённый долг

Тревожный признак

Ведомость формируется без учёта начальной задолженности

Типичные ошибки и ограничения ручного ввода

Самая частая ошибка — неверная дата приёма в начальной штатной расстановке. Если указать дату начала учёта вместо реальной даты трудоустройства, собьётся расчёт отпускного стажа и права на отпуск. Вторая типичная проблема — забытые отсутствия: сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком получает начисление оклада в первом же расчёте.

Ручной ввод оправдан при небольшой численности — ориентировочно до нескольких десятков сотрудников. При большем штате трудоёмкость и риск ошибок растут, и стоит рассмотреть штатный перенос данных из ЗУП 2.5, ЗУП 8 ред. 2.5 или загрузку из файлов, если прежняя система позволяет выгрузить данные.

Ещё одно ограничение: ручной ввод не переносит историю. Отчёты за прошлые периоды в новой базе будут пустыми, а справки сотрудникам за прежние годы придётся формировать в старой программе или из архивов.

FAQ: частые вопросы по вводу остатков в ЗУП

Можно ли ввести остатки после того, как уже начислили зарплату?

Технически можно, но потребуется перепровести или отменить расчётные документы, а в отдельных случаях — пересчитать НДФЛ. Безопаснее вводить остатки до первого начисления, предварительно сделав резервную копию базы.

Что делать, если переход происходит с 1 января?

Это самый простой сценарий: данные по НДФЛ и взносам за прошлые периоды вносить не нужно, поскольку новый налоговый период начинается с чистого листа. Достаточно штатной расстановки, остатков отпусков, стажа и задолженности по зарплате за декабрь, если она не выплачена.

Как ввести остаток отпуска, если сотрудник работает неполный год?

Остаток считается пропорционально отработанному времени: за каждый полный месяц работы полагается соответствующая доля годового отпуска. Рассчитанное количество дней вносят в документ «Остатки отпусков» с указанием рабочего года сотрудника.

Нужно ли переносить уволенных сотрудников?

Нет, уволенных до даты начала учёта переносить не требуется. Исключение — если по ним есть невыплаченная задолженность или нужны данные для отчётности текущего года: тогда сотрудника заводят с реальной датой увольнения и вводят соответствующие суммы.

Как проверить, что НДФЛ считается правильно после ввода данных?

Создайте пробное начисление зарплаты и сравните исчисленный НДФЛ с расчётом вручную: доход с начала года минус вычеты, умноженные на ставку, минус ранее удержанный налог. Также помогает отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» — в нём должны отражаться введённые данные с начала года.

Можно ли загрузить остатки из Excel вместо ручного ввода?

В типовой ЗУП штатной загрузки остатков из Excel нет, но список сотрудников и некоторые данные можно загрузить через универсальные механизмы или внешние обработки. Для остатков отпусков и задолженности обычно используют документы ввода, заполняя их вручную или через групповое изменение.