Другое · 9 мин
Как в 1С ЗУП отразить самозанятых
Как отразить самозанятых в 1С ЗУП: настройка видов расчета, договоры ГПХ, начисление вознаграждения, отсутствие взносов и НДФЛ, проверка чеков из «Мой налог».
Самозанятый — это физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). С точки зрения 1С:ЗУП такой исполнитель не является сотрудником: с ним не заключают трудовой договор, ему не начисляют зарплату, а компания не платит за него страховые взносы и не удерживает НДФЛ — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог».
В программе расчеты с самозанятыми отражаются через механизм договоров гражданско-правового характера (ГПХ), но с важной особенностью: нужно отключить начисление страховых взносов и НДФЛ, иначе программа посчитает их автоматически и исказит отчетность. Ошибка здесь ведет к лишним начислениям взносов, исправительным расчетам и вопросам со стороны налоговой.
Ниже разобран полный цикл работы: от проверки статуса исполнителя до выплаты вознаграждения и контроля отражения в отчетности. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1; названия отдельных пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза.
Проверка статуса самозанятого перед оформлением
Прежде чем заводить исполнителя в программу, убедитесь, что он действительно применяет НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН физического лица — сервис показывает, зарегистрирован ли человек в качестве плательщика налога на профессиональный доход. Проверку рекомендуется делать на дату заключения договора и на дату каждой оплаты, потому что статус можно утратить в любой момент.
Если компания выплатит доход человеку без действующего статуса самозанятого, по общему правилу возникает обязанность налогового агента: удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Ретроспективно «перекрыть» такую выплату чеком нельзя — это одна из самых дорогих ошибок при работе с НПД.
Дополнительно проверьте, что исполнитель не является вашим действующим сотрудником и не был им в течение последних двух лет: законодательство запрещает переводить бывших работников на НПД для выполнения аналогичных функций ранее чем через два года после увольнения.
Настройка программы: вид расчета без налогов и взносов
Типовой механизм договоров ГПХ в ЗУП по умолчанию предполагает исчисление НДФЛ и страховых взносов. Для самозанятых нужен отдельный вид расчета, который не попадет ни в облагаемую базу по налогу, ни в базу по взносам.
Порядок настройки: откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление, например «Оплата по договору с самозанятым». В параметрах укажите, что начисление выполняется по договору ГПХ, назначение — «Оплата по договору ГПХ», а в настройках НДФЛ установите, что доход не облагается (либо используйте код дохода, исключенный из обложения, в соответствии с методикой вашего учета). На закладке страховых взносов укажите вид дохода, не облагаемый взносами.
В разделе «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» при необходимости добавьте для физлиц признак «Самозанятый» — это упростит отбор и аналитику. Также проверьте шаблон проводок в настройках отражения зарплаты в учете, чтобы вознаграждение самозанятым попадало на нужный счет затрат.
- 1Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление
- 2Укажите назначение «Оплата по договору ГПХ» и способ выполнения — по договору
- 3Отключите обложение НДФЛ и выберите необлагаемый вид дохода по страховым взносам
- 4Настройте способ отражения в бухгалтерском учете (счет затрат)
- 5Проведите тестовое начисление на тестовом физлице и проверьте отсутствие НДФЛ и взносов
Заведение физического лица и договора ГПХ
Самозанятого заводят в справочник «Физические лица» (раздел «Кадры»), а не в «Сотрудники» — приема на работу не будет. Заполните ФИО, ИНН, СНИЛС при наличии, паспортные данные и адрес. ИНН критичен: именно по нему выполняется проверка статуса НПД и идентификация плательщика.
Далее оформите документ «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)» или через карточку физлица. В документе укажите организацию, физическое лицо, период действия договора, сумму вознаграждения и созданный ранее вид расчета без НДФЛ и взносов. Реквизиты самого гражданско-правового договора (номер, дату) внесите в соответствующие поля.
Если в вашей версии ЗУП доступен документ «Договор подряда» или «Акт приемки выполненных работ», используйте его для поэтапной оплаты: договор фиксирует общую сумму, а акты — фактически выполненные этапы. Это удобно при длительных работах с промежуточными выплатами.
Начисление и выплата вознаграждения
Если начисление по договору не было рассчитано сразу в документе договора, создайте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата». Подберите физлицо с действующим договором, проверьте сумму и вид расчета. В документе не должны появляться строки НДФЛ и страховых взносов — это ключевой контрольный признак правильной настройки.
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомость в банк» (или в кассу). При подборе получателей выберите тип выплаты по договорам ГПХ и добавьте самозанятого. Дата ведомости важна для учета: именно на нее фиксируется факт выплаты дохода.
После выплаты получите от самозанятого чек, сформированный в приложении «Мой налог». Чек — обязательное условие признания расхода: без него налоговая может не принять затраты по договору. Реквизиты чека (номер, дату) храните вместе с договором и актом; при желании фиксируйте их в комментарии к документу начисления.
Как проверить результат
Есть только сумма вознаграждения, НДФЛ и взносы отсутствуют
Программа рассчитала НДФЛ или взносы — неверный вид расчета
Самозанятый подобран по договору ГПХ, сумма совпадает с начислением
Физлицо не подбирается или сумма отличается
Есть договор, акт и чек из «Мой налог» на выплаченную сумму
Чек отсутствует или его сумма меньше выплаты
Отражение в отчетности
Доходы самозанятых не включаются в расчет 6-НДФЛ, поскольку организация не является налоговым агентом по НПД. Если вид расчета настроен корректно, выплаты самозанятым не попадут в отчет автоматически. Проверьте это сформировав 6-НДФЛ за период выплаты и убедившись, что физлица в нем нет.
В расчете по страховым взносам (РСВ) самозанятые также не отражаются: они не являются застрахованными лицами по договорам, оплата по которым облагается взносами. Аналогично выплаты не попадают в персонифицированные сведения о физлицах и в отчеты по взносам на травматизм.
В бухгалтерском учете вознаграждение отражается по кредиту счета 76 в корреспонденции со счетом затрат, определенным способом отражения. При синхронизации ЗУП с бухгалтерией проверьте, что документ «Отражение зарплаты в бухучете» перенес сумму по договору с правильной аналитикой.
Особые сценарии и ограничения
Если самозанятый утратил статус в середине договора
Ключевая дата — момент выплаты дохода. Если на дату выплаты статус НПД действовал, обязанности налогового агента не возникает. Если статус утрачен до оплаты, выплату нужно оформить как обычный договор ГПХ: с НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому практичное правило — проверять статус непосредственно перед каждой ведомостью.
Самозанятый одновременно работает в компании по трудовому договору
Оплата по договору ГПХ действующему сотруднику не может проходить по НПД: доходы от текущего работодателя не облагаются налогом на профессиональный доход. Такие выплаты оформляйте только как обычный ГПХ с полным налогообложением, иначе схема будет признана подменой трудовых отношений.
Лимиты и ограничения режима НПД
Годовой доход самозанятого ограничен установленным законом лимитом; при его превышении статус утрачивается. Отслеживать приближение к лимиту — задача самого исполнителя, но осторожная практика для заказчика — периодически перепроверять статус при регулярных крупных выплатах. Также НПД не применяется к отдельным видам деятельности (например, к посредническим услугам), что стоит учитывать при формулировке предмета договора.
Что важно запомнить
Самозанятый в ЗУП — это физлицо с договором ГПХ и специальным видом расчета без НДФЛ и взносов. Перед каждой выплатой проверяйте статус НПД, после — получайте чек из «Мой налог». В 6-НДФЛ и РСВ такие выплаты не попадают.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет, если на дату выплаты исполнитель имеет действующий статус плательщика НПД и предоставил чек из «Мой налог». Налог он уплачивает самостоятельно. Если статуса нет — организация обязана удержать НДФЛ как налоговый агент.
Попадет ли самозанятый в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Организация не является налоговым агентом по НПД, а самозанятые не относятся к застрахованным лицам по таким выплатам. При корректной настройке вида расчета суммы не включаются ни в 6-НДФЛ, ни в РСВ.
Можно ли оформить самозанятого через документ «Прием на работу»?
Нет. Прием на работу создает трудовые отношения со всеми последствиями: кадровая отчетность, средний заработок, взносы. Самозанятого заводят только как физическое лицо с договором ГПХ.
Что делать, если программа начислила взносы по договору с самозанятым?
Проверьте вид расчета в документе: скорее всего, использован типовой договор ГПХ с облагаемым видом дохода. Замените начисление на специально созданное без НДФЛ и взносов, перепроведите документы и при необходимости сформируйте уточненные расчеты.
Обязателен ли чек из «Мой налог», если есть договор и акт?
Да. Чек подтверждает, что доход заявлен в рамках НПД, и является необходимым документом для признания расхода. Договор и акт фиксируют сделку, но не заменяют чек.
Можно ли выплачивать самозанятому аванс?
Да, гражданско-правовой договор допускает авансовые платежи. В ЗУП аванс отражается ведомостью по договору. Чек самозанятый обязан сформировать на каждое поступление, включая аванс.